Was macht eigentlich eine… Kommunikations- und Beziehungsmanagerin?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.
Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.
Dieser Bericht ist bereits im März entstanden als wir alle noch normal im Büro gearbeitet haben, Kindergärten und Schulen geöffnet waren und die Großeltern sich um die Kinder kümmern konnten. Wir freuen uns schon, wenn wir diese Normalität wieder annähernd erreichen.

Ein Tag im Leben von Lisa Fix*

Guten Tag, ich bin Lisa, 32 Jahre jung und gelernte Bürofachkraft. Diese Bezeichnung – genauso wie Sekretärin – finden wir in der Kanzlei allerdings nicht wirklich passend. Deshalb haben wir überlegt, was der Kern meiner Aufgaben ist, und Kommunikationsmanagement und Beziehungspflege haben das Rennen gemacht.
In einem englischen Journal habe ich einmal von einer Sekretärin gelesen, die auf ihrer Visitenkarte den Titel „Director of First Impression“ stehen hat. Das finde ich klasse, im Deutschen klingt es nur leider nicht so gut. Doch es drückt sehr gut aus, was meine Verantwortung ist und wie ich meine Aufgabe verstehe.

Als Visitenkarte der Kanzlei sorge ich also für einen gelungenen ersten und natürlich auch zweiten Eindruck – am Telefon mit meiner Stimme und in der Kanzlei, indem ich mich um Ordnung und gutes Aussehen der Räume und Unterlagen kümmere. Große Freude macht es mir, wenn ich Mandanten überraschen kann. Wenn möglich merke ich mir zum Beispiel, was der Mandant bei einer Besprechung getrunken hat. Und beim nächsten Besuch frage ich dann: „Darf ich den Kaffee so servieren wie beim letzten Mal: ohne Milch und mit zwei Stück Zucker?“ Das verblüffte Gesicht ist Gold wert.

Ich starte in der Kanzlei um 8 Uhr, nachdem ich meinen Sohn Max in den Kindergarten gebracht habe. Unser Cocker Spaniel Chili wird meistens von meinem Vater betreut, doch wenn er mal keine Zeit hat, kann ich ihn auch in die Kanzlei mitbringen wie heute. Er verbreitet bei allen gute Laune, und meine Kollegin Nicole hat ihn jetzt zum Feelgood-Manager ernannt.

Bis 9 Uhr kümmere ich mich um den Post- und Informationseingang. In digitalen Zeiten und mit den vielen Kanälen jongliere ich hier mit den unterschiedlichsten Medien:

  • Anrufbeantworter abhören und Infos weitergeben
  • Schauen, was im Fax liegt (ja einige Mandanten nutzen das noch)
  • Briefpost wird eingescannt, verschlagwortet, Mitarbeitern zugeordnet und bei Bedarf mit Fristen versehen
  • Mails checken und weiterleiten
  • die Facebook-Seite der Kanzlei aufrufen, auch hier bekommen wir ab und zu mal Infos und Anfragen
  • und in meiner eigenen Inbox schauen, welche Aufträge von Chefs und Kollegen eingegangen sind

Den Vormittag dreht sich dann alles rund ums Kanzleicontrolling. Das bedeutet Zeitaufschreibung verproben, Auswertungen erstellen und auch Rechnungen schreiben. Am Nachmittag darf ich dann ein Rundschreiben für die Mandanten vorbereiten. Auch oder gerade weil ich nicht vom Fach bin, lese ich das immer mit Mandantenaugen und versuche einen frischen und modernen Schreibstil zu finden. Es wäre doch schade, wenn wichtige Themen und Tipps von den Mandanten nicht gelesen werden, weil sie sich nicht angesprochen fühlen.

Den Tagesabschluss bilden dann die Ausgangspost und das digital geführte Fristenkontrollbuch.

Meine Arbeit ist abwechslungsreich und macht mir wirklich Freude. Denn alle wissen, dass ich ihnen mit meiner Unterstützung den Rücken frei halte, damit jeder das macht, was er am besten kann. Für Chef und Kollegen ist das die fachliche Arbeit und bei mir: Menschen ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

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