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Was wäre, wenn… Jetzt ist? – Ein Fahrplan für alle Fälle

Niemand denkt gern darüber nach, was passiert, wenn etwas Unvorhergesehnes passiert. Das Thema „plötzlicher Ausfall des Unternehmers“ wird in vielen Fällen verdrängt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Der „Ernstfall“ wird gerne verdrängt – bis er dann da ist. Wir hoffen natürlich, dass Sie zumindest gesundheitlich vom Virus verschont worden sind und bleiben. Und: Wir raten Ihnen jetzt Ihre Notfallplanung zu starten bzw. zu überdenken.

Sind weder Unternehmertestament, Notfallvorsorgepläne noch Kontovollmachten für die Geschäftskonten vorhanden, befindet sich das Unternehmen in einer schwierigen Situation. Gerade in mittelständischen Unternehmen, in denen der Geschäftsablauf stark auf die Person des Inhabers fokussiert ist, ist das problematisch. Im schlimmsten Fall steht dann die Existenz der Firma auf dem Spiel. Trotz dieses immanenten Risikos verfügen nur 15 Prozent aller Unternehmer über eine Planung für den Ernstfall.

Und nach Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn erfolgen etwa 25% der Unternehmensübertragungen in Deutschland aufgrund von Unfall, Krankheit oder Tod des Firmenchefs.

Ausfall wirkt sich auf Firma und Unternehmerfamilie aus

Neben dem Geschäft ist aber auch die Unternehmerfamilie betroffen. Das Unglück kann auch für die Angehörigen zur Existenzbedrohung werden, wenn jegliche Absicherung für die Familie fehlt. Auch wenn der Unternehmer nur vorübergehend ausfällt, z.B. weil er länger krank ist, kann dies zur finanziellen Belastung werden. Schließlich er­halten Unternehmer in der Regel keine gesetzlichen Leistungen. Für sie ist die Vorsorge daher besonders wichtig. Dies sollte durch eine Berufs – beziehungsweise Erwerbungsfähigkeitsversicherung abgesichert werden. Unabhängig davon ist eine Risikolebensversicherung auf jeden Fall empfehlenswert. Diese sollte aber nicht vom Versicherten, sondern von dem Begünstigten abgeschlossen werden. Wenn der Begünstigte die Versicherungsbeiträge auch zahlt, ist eine etwaige Versicherungsleistung nicht erbschaftsteuerpflichtig.

Gerade Unternehmer sollten deshalb frühzeitig einen Notfall­plan erstellen, der im Idealfall Teil einer unternehmerischen Strategie ist. Zentraler Punkt einer solchen Strategie ist, frühzeitig einen Vertre­ter oder sogar Nachfolger zu bestimmen, der die Geschäfte weiterführen kann.

Steht kein Kandidat für den Notfall zur Verfügung, gibt es auch die Möglichkeit, einen externen Interimsmanager zu engagieren. So weit wie möglich einen Stellvertreter aus dem eigenen Haus zu finden hat allerdings große Vorteile. Schließlich kennt er das Unternehmen und hat das Vertrauen der Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Ist der Stellvertreter auch potenzieller Nachfolger des Firmenchefs, so kümmert er sich aller Erfahrung nach auch um die Fortführung des Unternehmens und damit um seine eigene Zukunft.

Zu wissen, dass die Geschäftsführung im Falle einer Abwesenheit oder nach dem Tod in guten Händen liegt, ist das eine. In trockenen Tüchern ist die Regelung aber erst dann, wenn sie auch schriftlich fixiert ist. Welche Person(en) welche Funktionen im Unternehmen übernehmen, wer welche Stimmrechte beziehungsweise Kapitalanteile erhält, muss – je nach Rechtsform des Unternehmens – im Gesellschaftsvertrag und/oder im Testament festgehalten wer­den.

Die Regelung der Rechtsnachfolge nach dem Tod des Firmenchefs zählt zu einem der wichtigsten Punkte in einem Notfallplan, daneben sollte der Unternehmer aber auch persönliche Belange absichern. Schließlich kann es vorkommen, dass die Krankheit zur Geschäftsunfähigkeit des Firmenchefs führt. Existieren für diesen Fall keine bürgerlich-rechtlichen Vollmachten, erhält ein vom Vormundschaftsgericht bestellter Betreuer die Entschei­dungsgewalt.

Das Tagesgeschäft regeln

Im Moment ist es besonders wichtig, dass zumindest das Tagesgeschäft weiter laufen kann, wenn der Chef plötzlich ausfällt. Dies ist allerdings nur dann mög­lich, wenn zuvor wichtige Regelungen getroffen wurden. Ein Beispiel: Ist niemand berechtigt, Gehälter zu überweisen, weil es keine entsprechende Bankvollmacht gibt, verärgert das nicht nur die Mitarbeiter, auf deren Engagement Sie gerade in der Krise besonders angewiesen sind.

Damit der Betrieb rund laufen kann, finden Sie hier eine Checkliste, welche Dokumente, Listen und Anweisungen der Notfallkoffer enthalten sollte.

Für den Notfall sollte alles geregelt sein, damit der Ausfall nicht auch Ihre Firma in ihrer Existenz gefährdet.


Bei der Erstellung Ihres Notfallplanes unterstützen wir Sie gerne.
Gerne stehen wir Ihnen bei Ihrer Vorsorgeregelung und Gestaltung Ihrer Nachfolgeplanung beratend zur Seite.
Und vielleicht hat der „Shutdown“ doch einen kleinen Vorteil gebracht: Ihnen die Zeit zu geben sich mit diesem
wichtigen Thema auseinanderzusetzen

Erfolgreich Planen – von den Zielen bis zur Umsetzung

Haben Sie sich mal überlegt, wieso alle größeren Unternehmen eine Planung und ein Controlling haben? Ist es, weil die nicht wissen, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen sollen, oder hat es einen tieferen Grund? Fragen wir unsere kleineren Mandanten, so heißt es oft: „Das habe ich im Kopf“ oder „Mein Bankkonto ist meine Planung“. Aber sollten wir uns denn nicht, gerade in den Zeiten, in denen es durch Herabsetzungen, Stundungen und Umsatzausfälle komplexer wird, nicht diese großen Unternehmen als Vorbild nehmen? Irgendwann ist die Grenze dessen erreicht, was man im Kopf planen kann. Weitere Notwendigkeiten einer Planung sind:

  • Eine schriftliche Planung schafft Sicherheit, vor allem dann, wenn Szenarien aufgezeigt werden.
  • Eine schriftliche Planung weist manchmal auch schon auf Handlungsoptionen hin.
  • Eine schriftliche Planung kann mit den tatsächlichen Ist-Zahlen verglichen werden.
  • Eine schriftliche Planung schafft Gewissheit bei der Frage nach der Unternehmensfortführung.
  • Eine schriftliche Planung will die Bank, wenn es um Kreditvergaben geht.
  • Oder denken Sie an eine Unternehmensveräußerung: Eine schriftliche Planung ist Grundlage für eine Unternehmensbewertung. 

Wir könnten noch weitermachen, aber belassen wir es bei diesen Beispielen.

Bei einer schriftlichen Planung setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie überlegen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll, welche Umsatzsparten Sie bereits haben oder haben wollen. Sie definieren Ziele. Sie beschäftigen sich mit Ihrer Work-Life-balance. Sie arbeiten einfach gesagt AN Ihrem Unternehmen und AN Ihrem Leben. Denn Ihr Unternehmen ist unbestritten einer Ihrer wichtigen Lebensinhalte.

Doch was ist eine Planung? Wie viele Jahre müssen geplant werden? Reicht es aus, auf Jahresbasis zu planen, oder muss auf Monatsbasis geplant werden? Wie genau muss eine Planung sein? Was ist, wenn es nachher nicht so kommt?

Wenn Sie „Planung“ googeln, dann finden Sie oft folgende Definition:

„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg.“

Diese Definition erinnert mich sehr an eine Wanderkarte. Auch dort schaue ich mir an, welchen Weg ich nehme, um mein Ziel zu erreichen. Welche Wegbegleiter habe ich, an die ich die Wegstrecke anpassen muss, welche Ausweichwege, oder auch mal: Welche Abkürzungen gibt es?

Schauen wir uns nun konkret eine Planung an. Je nach Anlass umfasst die Planung mehrere Jahre, wie bei einer Unternehmensbewertung, oder nur einen kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel in der aktuellen Corona-Krise bei der Frage: „Wenn morgen nochmals die Umsätze auf null zurückgingen, wie lange würde mein Unternehmen überleben?“ Wollen Sie es ausrechnen? Dann los! Sie planen die anfallenden Kosten und rechnen diese auf einen Durchschnitt runter. Ermitteln Sie dann den verfügbaren Betrag aus allen Bankkonten und Kreditlinien. Im letzten Schritt teilen Sie den verfügbaren Betrag durch die monatlichen Durchschnittskosten. Jetzt sind Sie bei der finanziellen Reichweite angelangt, also der Anzahl von Monaten, die Ihr Unternehmen ohne Hilfe und ohne Umsatz überleben könnte.

Es gibt viele Menschen, die sind Perfektionisten. An sich eine hervorragende Eigenschaft. Bei der Planung wird man sich hier jedoch verirren. Das wissen die Perfektionisten, und deshalb fangen sie oft erst gar nicht mit einer Planung an. Lieber Leser, wenn Sie auch so ein Perfektionist sind, dann ist das grundsätzlich klasse. Aber bitte: Planen Sie trotzdem! Keine einzige Planung wird genauso umgesetzt. Es ist Aufgabe des Controllings, Planungsabweichungen festzustellen, zu analysieren, gegenzusteuern und vielleicht einen neuen Plan aufstellen. Der erste Schritt aber ist immer die erste Planung.

Die Art einer Planung hängt ebenso wie die Planungstiefe und die Anzahl der Jahre von dem Sinn und Zweck der Planung ab. Manchmal ist nur eine Ertragsplanung notwendig. Nämlich dann, wenn Sie nur einen Soll-Ist-Vergleich haben möchten, oder wie im obigen Beispiel, die finanzielle Reichweite ausrechnen wollen. In den meisten Fällen wird jedoch eine integrierte Ertrags- und Liquiditätsplanung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn mit der Bank der Kreditbedarf besprochen werden soll. Denn hier ist gefragt, wie viel Liquidität das Unternehmen benötigt. Dazu muss man jedoch zuerst eine Ertragsplanung erstellen, aus der sich unmittelbar die Liquiditätsplanung ableitet. Das liest sich so, als ob dies ein Kinderspiel wäre. Tatsächlich gibt es hierbei einige Stellmöglichkeiten, die bedacht und besprochen sein wollen.

Die Perfektionisten werden jetzt wahrscheinlich schnell weiterblättern, denn das scheint zu viel Zeit zu beanspruchen. Ja, man kann sich in einer Planung verlieren. Und nein: Als Kanzlei sind wir an Ihrer Seite und planen mit Ihnen. Um im Beispiel der Wanderkarte zu bleiben: Die Planung wird den Maßstab haben, den Sie benötigen, um den Weg für Ihr Unternehmen klar zu erkennen. Denn Sie als Chef müssen wissen, wohin es gehen soll. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei!

Titel Lotse Juli 2020

Lotse Sommerausgabe 2020

Der aktuelle Lotse ist da.

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Zahlungsunfähigkeit droht – was tun?
  • Die 7 Kernaussagen des COVInsAG im Überblick
  • Planung – jetzt wichtiger denn je
  • Was wäre wenn – was tun im Ernstfall
  • Videolust statt Reisefrust
  • Onboarding der Azubis