Schlagwortarchiv für: Kassenführung

Belegausgabepflicht – neue Spielregeln beim Bargeldverkehr

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.

Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt, einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!

Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte. Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.

Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabe­pflicht verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.

Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab 01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen Registrierkasse aktiviert sein.

Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.

Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab, dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.

Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten. Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz sind.

Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
  • GoBD vom 14.11.2014

Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus, dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na, dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen) haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!

Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher, dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.

Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich) keine Probleme.

Bargeld lacht? Ab 2020 ist die Kassenführung noch weniger lustig

Wer in seinem Betrieb mit Bargeld zu tun hat, steht seitens des Finanzamtes unter Generalverdacht der „Einnahmenverkürzung“ und damit der Steuerhinterziehung. Daher schraubt die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kasse“ immer höher.

Ab dem 01.01.2020 zündet der Fiskus nun die nächste Stufe im Kampf gegen das Schwarzgeld. Im Fokus: die elektronischen Kassensysteme.

Folgende verschärfte Anforderungen muss Ihr elektronisches Kassensystem zukünftig erfüllen:

  1. ein Schutzmodul – eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier gibt es drei Bestandteile:

Erstens, das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass (Kassen-)Eingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Zweitens, das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Drittens, die digitale Schnittste

Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfzwecke gewährleisten.

Jedes zertifizierte Kassensystem bzw. Sicherheitsmodul verfügt über eine individuelle Seriennummer. Jedem Geschäftsvorfall und anderem Vorgang wird u.a. eine eigene Transaktionsnummer zugewiesen. Die Transaktionsnummern sind so beschaffen, dass Lücken erkennbar sind. Des Weiteren wird für jeden Vorgang ein Prüfwert generiert sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes erfasst.

Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Informationstechnik (BSI). Hierfür sorgt Ihr Kassenaufsteller.

  1. eine Belegausgabeverpflichtung

Ab 2020 gilt erstmals eine grundsätzliche Belegausgabeverpflichtung, allerdings nur bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems – egal, ob die Kunden den Beleg mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Details finden Sie in dieser Ausgabe in einem weiteren Artikel und erfahren Sie von Ihrem steuerlichen Berater.

  1. Mitteilungspflichten über Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme von Aufzeichnungssystemen

Ab 01.01.2020 müssen sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Hierzu soll ein amtliches Formular genutzt werden, das es aber noch nicht gibt.

 Achtung:

  • Alle vor 2020 angeschafften Systeme müssen bis 31.01.2020 gemeldet werden.
  • Beim Neukauf einer Registrierkasse ab dem 01.01.2020 brauchen Sie einen Zertifizierungsnachweis.

Eine Übergangsregelung verschafft Ihnen Luft bis 31.12.2022.

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die grundlegenden Aufzeichnungsanforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit den oben genannten Funktionen aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Im Umkehrschluss müssen Kassensysteme, die mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bereits ab 01.01.2020 über eine solche verfügen. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

PC-Kassensysteme sind von der Ausnahmeregelung nicht umfasst und dürfen damit ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 01.01.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

Kassensysteme, die nicht nachrüstbar sind und vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen entsorgt und durch ein neues System ersetzt werden.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller oder uns auf, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit Umsatzzuschätzungen von nicht selten zehn bis 15 Prozent durch den Prüfer konfrontiert werden, weil Ihr System nicht „ordnungsgemäß“ ist.