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Aus der Krise lernen

Die Corona-Krise hat uns weiter im Griff. Auch wenn man nicht unmittelbar betroffen ist. Die Auswirkungen sind für alle spürbar. Und dies wird sicher auch noch eine Weile so bleiben.

Wie geht man nun mit der Tatsache um, dass Corona uns noch länger begleiten wird?

Jede Krise hat etwas Positives, einen Lerneffekt. Und diese Seite der Corona-Krise möchten wir hier beleuchten. Diese Betrachtungen beschränken sich nicht auf bestimmte Branchen, sondern spiegeln Beobachtungen von positiven Beispielen wider.

Gut für die Umwelt

Das Thema Globalisierung wurde bereits in der Vergangenheit von einigen sehr kritisch gesehen. Während der Corona-Pandemie wurden hier die Grenzen deutlich sichtbar. Die Lieferungen aus anderen Ländern, hier insbesondere China und Italien, waren teilweise nicht mehr möglich. Im Einkauf vieler Firmen wurde vorwiegend auf den Preis geschaut. Die Herkunft war zweitrangig. Hier hat nun bei einigen Firmen ein Umdenken stattgefunden. Denn durch die Lieferengpässe ist es zu einem Stopp der Produktion gekommen. Nun schaut man in der näheren Umgebung und stellt vielfach fest, dass auch dort der Bedarf gedeckt werden kann. Dies hat neben der Reduzierung des Lieferrisikos auch den Nebeneffekt, dass durch kürzere Transportwege die Umwelt entlastet wird.

Dies gilt auch für die mittlerweile stark zurückgegangenen Geschäftsreisen. Die Pandemie hat dazu geführt, dass viele Konferenzen und Besprechungen nun per Videokonferenz stattfinden. Die anfängliche Skepsis, ob dies effektiv ist, schwand schnell. Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden und die Hemmungen vor der Kamera geschwunden waren, stellt man fest, dass der Austausch sehr gut möglich ist. Außerdem wird Zeit und Geld gespart und wieder die Umwelt geschützt.

Gut für die Prozesse

Digitalisierung ist das nächste Stichwort: Für viele Firmen ist die Digitalisierung eine riesige Hürde, die nur schwer überwunden werden kann. Zum einen sind hier Investitionen in Technik vorzunehmen. Außerdem ist hier noch der Faktor Mensch. Ungern trennen wir uns von dem guten, alten Papier oder auch von den uns bekannten Wegen. Doch durch die Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen hatten viele keine Wahl. Die Digitalisierung wurde vorangetrieben. Und nun stellt man fest, dass viele Prozessabläufe mithilfe der Technik vereinfacht werden können.

Die vorgenannten Auswirkungen sind dann Erfolg versprechend, wenn Sie die Chance ergreifen und die Prozesse in Ihrem Unternehmen insgesamt auf den Prüfstand stellen, alte Zöpfe abschneiden und sich auf die geänderten Umstände einstellen. Dies kostet zwar zunächst Zeit, ist aber auf lange Sicht hin ein Garant für Erfolg.

Gut für die Kreativität

Und hier kommen wir auf eine weitere Beobachtung von unserer Seite: Je flexibler Sie als Unternehmen agieren, sich ständig weiterentwickeln und sich neuen Herausforderungen stellen, umso besser kommen Sie aus der Krise raus. Hier gibt es einige kreative Ideen, die Spaß machen und sehr beeindruckend sind. Sei es der Gastronom, der neben dem Lieferservice auch noch einen Online-Kochkurs anbietet. Oder das Fitnessstudio, das durch Umgestaltung der Räume, Kommunikation mit den Behörden und Berücksichtigung von Hygienemaßnahmen erwirkt, dass eine Sonderregelung für die gesamte Branche erlassen wird. 

Die Auswirkungen machen sich auch auf unsere Arbeitswelt bemerkbar. Das Homeoffice, welches wir schon in der vorherigen Ausgabe des „Lotsen“ beleuchtet haben, hat bei vielen Firmen zu einer starken Veränderung geführt. Die Frage der Gestaltung der Büroräume wird sicher kommen.

All die positiven Effekte wollen finanziert werden. Hilfreich ist hier, wenn Sie eine Ertrags- und Liquidationsplanung erstellen, in der Sie die zu erwartenden Auswirkungen einfließen lassen. Hier kann durch Darstellung eines Worst-Case-Szenarios das Risiko abgeschätzt werden. Das Ziel ist es außerdem, die Liquidität Ihres Unternehmens immer im Blick zu behalten.

Sehen Sie uns als Ihren Sparringspartner. Überraschen Sie uns mit Ihren kreativen Ideen, die wir dann gemeinsam auf Realisierbarkeit und Finanzierbarkeit prüfen. So ist Ihr Erfolg gesichert, und Sie kommen gut aus der Corona-Krise.

Förderprogramm Digital Jetzt – ein guter Grund mehr, jetzt auf digitale Arbeitsweisen umzustellen

Mehr denn je beschäftigt sich jeder Entscheidungsträger in der Arbeits- und Wirtschaftswelt mit dem Thema Digitalisierung aller denkbaren Prozesse unseres Lebens. Jeder – vom Schüler bis zum Ruheständler – ist in der andauernden „Dauerwelle“ betroffen. Die digitalen Technologien und dazu erforderliches Know-how entscheiden heute über die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen erkennen die darin liegenden Chancen. Die Potentiale sind aber gerade bei kleineren Unternehmen bei weitem nicht ausgeschöpft. Viele, die plötzlich von zu Hause arbeiten (lassen) mussten, erkennen die Möglichkeiten wie auch die Risiken. Letzteres betrifft die Sicherheit der Firmennetze wie auch der Homeoffice-Arbeitsplätze.

Damit die wirtschaftlichen Potenziale der Digitalisierung ausgeschöpft werden können, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) das Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ aufgelegt. Das Programm bietet finanzielle Zuschüsse und soll Firmen dazu anregen, mehr in digitale Technologien sowie in die Qualifizierung ihrer Beschäftigten zu investieren.

Die Digitalisierung eröffnet neue wirtschaftliche Chancen. Zudem ermöglichen diese Technologien neue Geschäftsmodelle, intelligente Arbeits- und Produktionsprozesse sowie interessante Aspekte bei der Kundengewinnung und bei der Vernetzung mit Kunden und Lieferanten. Heute und in Zukunft sind die digitalen Kompetenzen und digital geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg. Dennoch zeigen aktuelle Studien, dass es in vielen Unternehmen noch großen Digitalisierungsbedarf gibt. So fehlt im Bereich der IT-Sicherheit oft noch das nötige Bewusstsein für die Abwehr von Risiken.

Das neuaufgelegte Förderprogramm wendet sich an die kleinen und mittleren Unternehmen wie auch Handwerksbetriebe und freie Berufe.

Wofür gibt es Zuschüsse?

–       Investitionen in digitale Technologien sowie

–       Investitionen in die Qualifizierung der Beschäftigten zu digitalen Themen.

         Denken Sie hierbei insbesondere auch an erforderliche Maßnahmen im Bereich Ihres betrieblichen Rechnungswesens (z. B. Online Rechnungswesen).

Wer bekommt die Zuschüsse?

Antragsberechtigt sind alle mittelständischen Unternehmen

–       aus allen Branchen inklusive Handwerksbetriebe und freie Berufe

–       mit 3 bis 499 Beschäftigten,

die entsprechende Digitalisierungsvorhaben planen wie z. B. Investitionen in die Soft- und Hardware sowie Mitarbeiterqualifizierung.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

–       das Unternehmen muss durch die Beantwortung gezielter Fragestellungen beim Förderantrag einen Digitalisierungsplan darlegen.

Dieser

–       beschreibt das gesamte Digitalisierungsvorhaben,

–       erläutert die Art und Anzahl der Qualifizierungsmaßnahmen,

–       zeigt den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen und die Ziele, die mit der Investition erreicht werden sollen,

–       stellt beispielsweise dar, wie die Organisation im Unternehmen effizienter gestaltet wird, wie sich das Unternehmen neue Geschäftsfelder erschließt, wie es ein neues Geschäftsmodell entwickelt und/oder seine Marktposition gestärkt wird.

Weitere Voraussetzungen:

–       Das Unternehmen muss eine Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland haben, in der die Investition erfolgt.

–       Das Vorhaben darf zum Zeitpunkt der Förderbewilligung noch nicht begonnen haben.

–       Nach der Bewilligung muss es in der Regel innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden.

–       Das Unternehmen muss die Verwendung der Fördermittel nachweisen können.

Laufzeit der Förderung

Das Antragsstellungstool ist seit 7. September 2020 freigeschaltet. Der Antrag auf Förderung ist bis einschließlich 2023 zu stellen.

Ergänzend zur Förderung durch das BMWi gibt es auch weiterhin die Förderung durch die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit. Hier gibt es zinsgünstige Kredite mit einer maximalen Laufzeit von 5 Jahren mit höchstens 1 tilgungsfreies Anlaufjahr. Die Abruffrist endet am 30.06.2021.

Es gibt damit unterschiedliche und interessante Fördermöglichkeiten – packen Sie es an.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Während der Krise haben wir einfach mal losgelegt: Homeoffice, Videokonferenz, Chat…

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet? Schließlich hatten Sie gerade im März und April wirklich andere Sorgen.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise, und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal, ob direkt in der PDF z. B. auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in Ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co. auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der Nächste sein.

Stufe 1: einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und z. B. für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber z. B. bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. Sie ersetzt allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflow-Gestaltung enthalten – Sie können festlegen, wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloud-Lösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Es ist keine Installation und Wartung zusätzlicher Software nötig.

Anbieter – Beispiele (natürlich ohne Vollständigkeitsgarantie):

  • FP Sign (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia-Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Sie interessant, wenn Sie ohnehin Adobe-Kunde sind.

Meist ist es kein Problem, eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Cover Lotse Titel 1020

Lotse Herbstausgabe 2020

Der aktuelle Lotse ist da.

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Förderprogramm Digital
  • Die elektronische Signatur
  • Liquiditätsgewinn durch Verlustrücktrag
  • Rückzahlung der Corona-Soforthilfe
  • Degressive Abschreibung
  • Risiken gestalten
  • Virtuelle Beziehungspflege
  • Unterstützung für Ausbildungsbetriebe