Wenn der Postmann nicht mehr klingelt – Eingangsrechnungen digitalisieren

Ausgangsrechnungen, Girokontobewegungen und Kassendaten werden heute oft schon digital und elektronisch über Schnittstellen elektronisch in die Finanzbuchhaltung „auf Knopfdruck“ importiert. Wie sieht es aber mit den Eingangsrechnungen in der Praxis aus? Oft noch eine Papierflut ohne Ende. Muss aber nicht sein! Automatisieren, automatisieren und nochmals automatisieren heißt die Devise. Wie gestalten Sie diesen Prozess hin zu einer digitalen Verarbeitung der Rechnungen in Ihrem Unternehmen?

Hier einige Denkanstöße dazu:

  • Grundsätzlich nehmen Sie Eingangsrechnungen nur noch elektronisch von Ihren Lieferanten & Co an. Papierformate werden nicht mehr bezahlt. Dadurch wächst der Druck auf den Rechnungsersteller sich dieser Vorgehensweise zu beugen.
  • Richten Sie eine eigene Mail-Adresse für den Empfang der Dokumente ein ( z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de)
  • Nutzen Sie moderne Plattformen für das „einsammeln“ der elektronischen Rechnungen. Die Dokumente werden vollautomatisch aus allen Online-Portalen heruntergeladen und vollautomatisch jeden Monat in Ihre Buchhaltung importiert. E-Mail-Rechnungen werden einfach dorthin weitergeleitet. Postrechnungen (sofern es sie noch gibt) über den Scanner oder Smartphone eingepflegt (z.B. getmyinvoices.com

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Enorme Zeitersparnis durch das Wegfallen der manuellen Erfassungder Belege
  • Kostenreduzierung: Die rein manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet mindestens acht Euro, wobei aber die Buchhaltungen größerer Unternehmen sogar von bis zu 120 Euro sprechen.

Denken Sie bitte hier aber auch an das Finanzamt! Stichworte wie  „GoBD, Voraussetzungen der Vernichtung von Papierbelegen, Verfahrensdokumentation usw.“ müssen geprüft werden, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Nicht dass der Betriebsprüfer später dann doch mehrmals an der „Tür“ Ihres Portemonnaies klingelt!

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