Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – Was (nicht) tun, wenn der Betriebsprüfer kommt

Sie haben das vielleicht schon mal erlebt: Sie kommen morgens gut gelaunt ins Büro, und sehen einen Finanzamtsbrief… Vielleicht machen Sie diesen noch gut gelaunt auf. Spätestens, wenn Sie sehen, es ist eine Prüfungsanordnung ändert sich Ihre Laune schlagartig. Sie fragen sich: WARUM ICH?

Die Anlässe einer Betriebsprüfung können unterschiedlicher Art sein:

  1. In den eingereichten Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen besteht für das Finanzamt Aufklärungsbedarf, der Anlass gibt, alles mal genauer anzusehen.
  2. Der Computer spuckt Sie bei der Zufallsauswahl aus, oder
  3. Ihre Firma ist so groß, dass diese durchgehend geprüft wird.

Sie geben das Schreiben an Ihre Steuerberatungskanzlei weiter, die dann mit Ihnen bespricht, ob der Termin in Ordnung wäre und ob nicht versucht werden soll, die Prüfung in den Kanzleiräumen stattfinden zu lassen. Beachten Sie bitte, in einigen Punkten kann es länderspezifische Unterschiede geben.

Grundsätzlich sind die Prüfer gehalten im Unternehmen zu prüfen. In den meisten Fällen gelingt es, die Prüfung in der Kanzlei abzuwickeln. Wenn nicht, dann hört man von den Mandanten schon mal: Der soll ruhig kommen, den setze sich in den Keller, oder in einen unbeheizten Raum, usw. Der soll merken, dass er hier nicht erwünscht ist und bald wieder gehen soll! – Ja geht’s denn noch? – Frage ich Sie? Dass er unerwünscht ist, weiß er auch so. Aber bitte behandeln Sie ihn wie einen Menschen, nicht unbedingt wie Ihren besten Freund, aber ganz normal.  Bringen Sie ihn nicht schon von vorneherein gegen sich auf. Kaffee, Tee und/oder Wasser darf und sollte man dem Prüfer (hier: geschlechtsneutral) geben.

Ansonsten teilen Sie dem Prüfer die Ansprechperson mit, zeigen ihm den Kopierer und die Toilette. Die weiteren Personen im Büro sollten bitte keinen Kontakt zum Prüfer haben. Auch macht hier ein separates Büro Sinn, denn er sollte nicht Informationen auffangen, die Ihnen zum Nachteil gereichen.

Im Verlauf der Prüfung wird der Prüfer Fragen haben und diese mündlich oder schriftlich in Form von Prüferanfragen stellen. Bitte leiten Sie diese unkommentiert an die Kanzlei weiter. Versuchen Sie nicht Honorar zu sparen und beantworten daher schon mal die Hälfte selber. Die Schwaben machen das gerne. Warum nicht? Selbst, wenn Sie glauben sich im Steuerrecht auszukennen, haben Sie – sorry – keine Ahnung😉. Die Titanic ist gesunken, weil Sie vom Eisberg unter dem Wasser aufgeschlitzt wurde.

Die Kanzlei wird die einzelnen Punkte mit Ihnen besprechen und die Antworten dann dem Prüfer mitteilen. Bitte bleiben Sie auch dann noch höflich zum Prüfer. Manche Mandanten sind dann so emotional, dass sie selber das persönliche Gespräch zum Prüfer suchen. Gehen Sie Joggen, Schwimmen, Spazieren,…

Jetzt mal kurz ein paar Worte zum Prüfer: Klar hat er sich den Beruf ausgesucht und vielleicht macht er ihm sogar Spaß, aber auf jeden Fall ist er ein Getriebener. Jeder Betriebsprüfer erbringt durchschnittlich 1,4 Millionen Mehrergebnis pro Jahr. Diese Zahlen sind über die Jahre stabil. Daraus leitet sich seine Zielvorgabe ab. Er will nicht auffallen. Das ist gar nicht so einfach, denn er muss  zugleich 3 Fronten im Auge behalten: Seine Vorgesetzten, seine Kollegen und den Rechnungshof bzw. die Innenrevision. Zudem nimmt die Flut der Regelungen nicht ab. Der Prüfer hat als Angehöriger der Finanzverwaltung zusätzlich die Verwaltungsvorschriften zu beachten. Daraus kann man nun die Schwachpunkte des Prüfers ableiten: Angst vor Fehlern, Angst vor Nichterfüllung der quantitativen Vorgaben und Angst vor Nichteinhaltung der zeitlichen Richtlinien. Dieses Wissen gibt der Kanzlei zahlreiche Ansatzpunkte  während der Verhandlung und erhöht die Verhandlungsmacht der Kanzlei (Quelle: Mathias Paul Weber, Steuercoach). Das sollten Sie als Mandant einfach nur wissen. Für Sie leitet sich hieraus keine Handlungsmaßnahme ab. Denn am Servieren von Kaffee, Tee oder Wasser wird sich hieran nichts ändern. Denn, ach ja, das hatten wir noch gar nicht gesagt: Sie sprechen nicht mit dem Prüfer!

Aus den oben genannten Schwachpunkten abgeleitet reagiert die Finanzverwaltung nun elegant: In manchen Bundesländern ist es Pflicht bei Beginn der Prüfung für alle Rechnungslegungsprozesse sogenannte Verfahrensdokumentationen vorzulegen. Liegen diese nicht vor, wird ganz schnell zugeschätzt. Folge: Der Prüfer hat sein Mehrergebnis unter Einhaltung der zeitlichen Vorgaben. Mit dem Kassenbuch geht das übrigens genauso: Es wird verworfen und zugeschätzt. Vom Fahrtenbuch kennen es die Meisten bereits.

Es gibt jetzt Menschen, die das lesen und sich freuen, denn in ihrem Bundesland ist das ganz anders. – Noch! Wichtig ist es also, soweit noch nicht geschehen, diese Flanke zu schließen.

Zum guten Schluss kommt es dann zur Schlussbesprechung, soweit nicht darauf verzichtet wird.  Als Mandant können Sie hieran teilnehmen, Sie müssen aber nicht. Das ist im Einzelfall mit der Kanzlei zu besprechen. Wenn Sie anwesend sind, kann es ratsam sein, dass Sie nur als Beobachter teilnehmen. Bitte besprechen Sie sich mit der Kanzlei vorher, ob Sie direkt antworten können, oder ob Sie eigene Fragen stellen können. Offene Fragen im Konjunktiv wären denkbar. Beispiel: Nur mal angenommen, Sie hätten Recht, was würde das für mich bedeuten?

Die Taktik in der Schlussbesprechung hängt davon ab, wie Ihre Kanzlei da am Sinnvollsten vorgehen möchte. Der Berater kennt Sie und den Sachverhalt am besten. Vielleicht kennt er auch den Prüfer oder den Sachgebietsleiter. Das ist sehr Einzelfallbezogen und kann hier nicht dargestellt werden. Das Vorgehen in der Schlussbesprechung kann Sie auch manchmal an einen türkischen Basar erinnern. Also nicht wundern.

Wichtig: Sollte es passieren, dass Sie plötzlich alleine in der Schlussbesprechung sitzen, da der Berater im Stau steht, oder überraschend krank ist, dann verschieben Sie die Schlussbesprechung! Und, denken Sie daran: Reden ist Silber und Schweigen ist Gold. Das Sprichwort ist auch hier nicht verkehrt. Viel Erfolg, sollte es Sie treffen!

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