Hilfe, die Betriebsprüfung kommt… 7 Grundsätze für digitale Buchführung

Die Digitalisierung ist in aller Munde, und es gibt sicher nur wenige Unternehmer, die keine digitalen Daten vorhalten. Auch die Finanzverwaltung rüstet auf, und die Betriebsprüfung wird immer besser im Verwerten von digitalen Informationen.

Damit es für Sie keine bösen Überraschungen gibt, wenn sich die Betriebsprüfung ankündigt, hier ein paar Grundsätze:

1. Keine Buchung ohne Beleg

Ihre Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In der Vergangenheit musste zu jeder Buchung ein Papierbeleg existieren. Liegen diese Daten nun digital vor, so sind die Daten so zu speichern, dass sie jederzeit verfügbar sind.

2. Revisionssicher

Grundsätzlich dürfen die Einträge nachträglich nicht veränderbar sein. Werden von Ihnen Änderungen vorgenommen, so müssen diese protokolliert werden, und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.

3. Vollständig

Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

4. Richtig

Sie haften persönlich für die Richtigkeit der Angaben. Dies gilt auch, wenn die Buchführung von einem Dritten erstellt wird.

5. Zeitnahe Buchung

Bartransaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von zehn Tagen.

6. Aufbewahrungsform

Die ursprüngliche Form muss bei elektronisch empfangenen Dokumenten aufbewahrt werden. Das heißt, erhalten Sie die Daten per E-Mail, so muss die komplette E-Mail archiviert werden.

7. Aufbewahrungsfrist

Diese beträgt zehn Jahre.

Für die Aufbewahrung der digitalen Unterlagen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen. Dieses System muss revisionssicher sein, per Verfahrensdokumentation erläutert werden und eine digitale Schnittstelle für die Finanzverwaltung beinhalten.

Unser Tipp: Bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir prüfen, ob das System die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt.

Eine abschließende Definition der steuerlich relevanten Daten wird vom Gesetzgeber bewusst vermieden. Vielmehr überträgt dieser die Verantwortung auf Sie. Das heißt, Ihre Aufgabe ist es, selbst eine Einordnung der steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten vorzunehmen.

Als Faustregel gilt: Alle Daten, die Sie im Computer erzeugen und ohne Ausdruck elektronisch weiterverarbeiten, sind steuerlich relevant.

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