Unverschuldet (bald) überschuldet?

Das Insolvenzaussetzungsgesetz verschafft Luft bis 30.9.2020

Mit der verordneten Kontaktsperre und Zwangspause für unsere Wirtschaft entwickelten sich zwangsläufig Notlagen für alle, die aktiv am Wirtschaftsleben teilnehmen. Viele Arbeitnehmer werden durch die Ausweitung von Sozialleistungen aufgefangen und Arbeitsplätze zunächst gesichert. Unternehmen erhalten öffentliche Zuschüsse, die zumindest für eine kurze Zeit die Fixkosten decken (sollen). Die Kreditanstalt für Wiederaufbau bietet – nach Zustimmung durch die Hausbank – rückzahlbare Darlehen günstig an. Das alles macht(e) Sinn, wenn es denn irgendwie ungestört mit unserer Marktwirtschaft weitergehen wird. Das war und ist für uns alle lange Zeit nicht sicher.

Ein wirtschaftliches Überleben ist für viele immer noch eine unbeantwortete Frage. Es war und ist unumgänglich, dass gesetzliche Regelungen die schlimmsten Folgen für unsere Volkswirtschaft abmildern.

Die Politik hat deswegen mit unheimlicher Schnelligkeit (und heißer Nadel) ein „Gesetz zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht und zur Begrenzung der Organhaftung bei einer durch die COVID-19-Pandemie bedingten Insolvenz (COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetz –(COVInsAG)“ geschaffen. Am 27.03.2020 wurde es mit Rückwirkung zum 01.03.2020 wirksam. Das vorläufige Ende ist der 30.09.2020 mit Aussicht auf Verlängerung. Eine Verlängerung kann danach bis zum 31.03.2021 erfolgen.

Das Insolvenzrecht soll bisher dazu dienen, nicht wettbewerbsfähige Beteiligte am Wirtschaftsleben auszusortieren, um alle anderen zu schützen. Gut!

Nur die angeordnete Wirtschaftszwangspause hat nichts mehr mit Wettbewerb zu tun. Die Einnahmen vieler Unternehmen fielen plötzlich weg. Damit waren sie gezwungen, eventuell vorhandene Rücklagen aufzubrauchen oder auf andere Art Liquidität zu beschaffen. Dies kann durch Ausschöpfung kurzfristiger Kreditlinien oder durch Ausweitung der Zahlungsziele bei Lieferanten geschehen. Diese Maßnahmen können dann schnell zur Überschuldung führen – einer der drei gesetzlichen Insolvenzantragsgründe.

Der Gesetzgeber hat mit dem Insolvenzaussetzungsgesetz diesen Überschuldungsgrund kurzfristig ausgesetzt.

Die beiden anderen Kriterien sind Zahlungsunfähigkeit und drohende Zahlungsunfähigkeit.

Nach COVInsAG können Unternehmen, die am 31.12.2019 gesund waren und für die auch vor dem 28.03.2020 kein Insolvenzantrag gestellt wurde, die vorher geltenden Insolvenzantragsregeln außer Acht lassen. Damit wird unterstellt, dass alleine die Corona-Pandemie ursächlich schuld ist an einer Zahlungsunfähigkeit.

Die Zahlungsfähigkeit am 31.12.2019 führt damit zu einem späteren Beurteilungszeitpunkt bis einschließlich September 2020 zu einer positiven Fortführungsprognose.

Man geht davon aus, dass die Unternehmen bei Normalisierung der Verhältnisse existenzfähig sind.

Das ist erst einmal beruhigend. Das ist auch glaubhaft, wenn davon ausgegangen wird, dass Unternehmen im Durchschnitt 28 Tage durchhalten, wenn die Einnahmequellen komplett versiegen.

Die Aussetzung der Insolvenzantragspflicht ist kein genereller Freifahrtschein für Unternehmen in der Krise. Vielmehr müssen Unternehmerinnen und Unternehmer wie auch in der Zeit vor der Corona-Pandemie stets und ständig die Rahmendaten ihres Unternehmens auf die Wettbewerbs- und Existenzfähigkeit hin überprüfen.

Besonders die Vertreter (Geschäftsführer) von juristischen Personen (z. B. GmbH) und anderen Unternehmen haben die insolvenzrechtlichen Regelungen strikt zu beachten. Sie sind nach Satzung und Gesetz besonders verpflichtet, auch gegenüber Gesellschaftern und Eignern bestimmte Informationspflichten zu erfüllen. Anderenfalls machen sie sich schadensersatzpflichtig oder gar strafbar.

Insbesondere hat der gesetzliche Vertreter über Entwicklungen zu berichten, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden. Hierzu gehören die Planung, Kontrolle und Analyse der Zahlungsmittel.

Eine eventuell vorhandene Zahlungsunfähigkeit muss spätestens nach dem 30.09.2020 beseitigt werden können. Zur Ermittlung einer Zahlungsunfähigkeit ist ein stichtagsbezogener Finanzstatus zu erstellen, der um einen die folgenden drei Wochen umfassenden Finanzplan zu ergänzen ist. Liegt eine fortgeschrittene Krise vor, haben die gesetzlichen Vertreter die Pflicht, eine insolvenzrechtliche Fortbestehungsprognose zu erstellen. Hierin müssen Aussagen über das Vorliegen von Insolvenzantragsgründen, über die Zahlungsunfähigkeit sowie die Überschuldung enthalten sein.

Mithilfe von Ertrags- und Liquiditätsplanung kann ein Unternehmen im Normalbetrieb gesteuert werden, wenn alle Marktkräfte wieder normal wirken. Es muss in der Lage sein, ausreichend liquide Mittel für sich zu generieren, um eigenständig zu leben. Hierzu dienen dann auch interne und externe Finanzierungsquellen.

Jedem Unternehmensinhaber und jedem gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens ist anzuraten, Szenarien für die Zukunft zu entwickeln und in einen Businessplan einzupflegen. Eine damit verknüpfte Liquiditätsplanung lässt Finanzierungsengpässe rechtzeitig erkennen. Die Dokumentation dieser Planungsunterlagen ist Grundhandwerkzeug eines jeden Unternehmens oder sollte es spätestens jetzt werden.

Dieses Handwerkzeug sollten Sie spätestens jetzt – auch in Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater – entwickeln. Sie schaffen damit die Basis für einen Soll-Ist-Vergleich. Sie können damit frühzeitig erkennen, wenn Sie in die Insolvenznähe kommen, und können dann frühzeitig gegensteuern. Ihre Planungen werden sich ständig an neue Entwicklungen anpassen und damit zu einer positiven Fortführungsprognose kommen. Diese Prognose hat eine hohe Bedeutung für die Beurteilung des Problems der drohenden Insolvenzantragspflicht. Der staatlich verordnete Stillstand der Wirtschaft führt zwangsläufig zu einer noch nie geforderten intensiven Prüfung der Existenz- und Überlebensfähigkeit. Die angesprochene neue gesetzliche Regelung löst aber nicht das Problem der möglichen Insolvenzverschleppung.

Die Aussetzung nach COVInsAG nimmt nur kurzfristig die Anspannung in diesen besonderen Zeiten. Wahrscheinlich greifen nach dem 30.09.2020 wieder die alten Rechtsnormen. Selbst bei Verlängerung der Sonderregelung ist rechtzeitig zu prüfen, ob Überschuldung, Zahlungsunfähigkeit oder drohende Zahlungsunfähigkeit gegeben sind. Eine fortlaufende Prüfung dieser Faktoren ist ständig vorzunehmen. Verantwortungsbewusste Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer von Gesellschaften werden dies aus eigenem Interesse tun. Bei Insolvenzverschleppung machen sie sich schadenersatzpflichtig. Die Dokumentation dieser Prüfungstätigkeit, der damit verbundenen Ergebnisse inklusive der positiven Fortführungsprognose exkulpiert die Geschäftsleitung.

Gern unterstützen wir unsere Mandanten dabei.

Kleiner Aufwand – große Wirkung. 5 pfiffige Marketingideen für wenig Geld

„50% bei der Werbung sind rausgeschmissenes Geld. Leider weiß man nicht, welche Hälfte das ist.“ Dieses Zitat, das von Henry Ford stammen soll, zeigt das Dilemma vieler Marketingaktionen. Gerade die klassischen Werbemedien wie Anzeigen, Prospekte, Mailings oder Telefonaktionen sind aufwendig ohne Erfolgsgarantie.

Steuerberater sind keine Marketingexperten. Doch durch die Vielfalt der Branchen unserer Mandanten und den Erfahrungsaustausch im delfi-net Netzwerk lernen wir immer wieder gelungene Beispiele kennen, mit denen Unternehmen mit wenig Einsatz großen Erfolg erzielt haben.

Die Beispiele sind wahrscheinlich nicht 1 zu 1 auf Ihr Unternehmen übertragbar. Lassen Sie sich einfach inspirieren und fragen Sie sich: „Wie könnte es bei mir funktionieren“

1. Empfehlungsmarketing – worüber reden Ihre Kunden?

Weiterempfehlung ist wohl für jedes Unternehmen die beste Form der Werbung. Elektroinstallateur M. sorgt mit drei einfachen Maßnahmen dafür, dass seine Kunden über ihn reden:
Handwerker kämpfen allgemein gegen das Vorurteil, sie seien unpünktlich, hinterlassen Schmutz und sind eher unfreundlich. Bei Installateur Martin passiert genau das nicht: der vereinbarte Termin wird eingehalten (und falls doch etwas Dazwischen kommt, rufen die Mitarbeiter rechtzeitig den Kunden an), die Mitarbeiter haben eigene Hausschuhe dabei und stellen sich mit Visitenkarte dem Kunden vor. Am Vormittag gibt es als kleine Aufmerksamkeit Semmeln für das Frühstück bzw. am Nachmittag ein Stück Kuchen für den Kunden. Das sorgt – vor allem bei den Kundinnen –für einen positiven Überraschungseffekt, über den gern bei Freunden und im Bekanntenkreis berichtet wird.

Und womit überraschen Sie Ihre Kunden?

2. Zusatzprodukte verkaufen – darf es ein bisschen mehr sein?

Zusatzprodukte und Nebenleistungen sind einfacher zu verkaufen – der Kunde ist ja schon da – und haben meist eine höhere Gewinnspanne als das Hauptprodukt. Der Gürtel zum Kleid, ein Kaffee nach dem Essen, das Pflegeprodukt für die Schuhe. Entscheidend ist, dass Sie aktiv danach fragen und sicherstellen, dass es alle Mitarbeiter machen. Sie erhöhen damit nachgewiesenermaßen den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde. 

Friseur Peter hat das perfektioniert. Er selbst hat die Haarpflegeprodukte zwar angeboten, aber seine Mitarbeiterinnen hatten Hemmungen vor dem „Verkaufsgespräch“.  Jetzt steht auf dem Spiegel – in den sowohl Friseur als auch Kunde schauen – die Ankündigung „Während der Haarwäsche wird Ihnen Ihr Friseur unsere Haarpflegeprodukte empfehlen“. Der Verkauf von Haarpflegeprodukten ist um 40% gestiegen.

Wie stellen Sie sicher, dass Kunden von Ihren Zusatzprodukten erfahren?

3.  25/29 Marketing – kennen Sie Ihr Nachbarschaftspotenzial?

Postwurfsendungen und Werbebriefe landen oft im Papierkorb, weil Ihr Angebot in der Werbeflut untergeht und der Bezug zu Ihrem Unternehmen fehlt. Dabei haben Sie häufig einen nahe liegenden Anknüpfungspunkt: Sie sind für einen Kunden in der Nachbarschaft tätig.

Schreiner Robert nutzt jeden seiner Aufträge, um dezent in der Nachbarschaft auf sich aufmerksam zu machen. Wenn er beispielsweise eine neue Küche in Haus Nr. 27 einbaut, schreibt er – natürlich mit Einverständnis des Kunden –  einen Brief an die Nachbarn von Haus Nr. 25 und 29 (deshalb die Bezeichnung 25/29-Marketing) mit dem Tenor „Wir wollten Sie vorwarnen und uns im Vorfeld schon einmal entschuldigen: am 17.7. bauen wir bei Ihrer Nachbarin Müller eine neue Küche ein. Da kann es ein bisschen lauter werden und der LKW steht in der Straße. Als kleine Entschädigung bieten wir Ihnen an, dass unsere Monteure quietschende Scharniere kurz ölen oder Küchentüren richten, die nicht mehr perfekt schließen. Klingeln Sie einfach kurz bei Ihrer Nachbarin, wir kommen dann nach getaner Arbeit zu Ihnen.“

Wie gewinnen Sie die Aufmerksamkeit der Nachbarn?   

4. Huckepack-Marketing – wer hat die gleiche Kundengruppe?

Sie können viel Geld für den Kauf von Adressen ausgeben, und je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto teurer wird es. Denken Sie zu erst darüber nach, ob es andere Unternehmen gibt, die die gleiche Kundengruppe ansprechen wie Sie. Denn mit diesen können Sie gemeinsame Aktionen starten, bei denen Sie sich gegenseitig empfehlen.

Buchhändlerin Beate hat sich mit dem Teeladen von Doris zusammengetan. Alle zwei Monate gibt es den Genießerabend abwechselnd im Teegeschäft und im Buchladen. Es werden aktuelle Bücher vorgestellt und es gibt drei bis fünf Teesorten zum Probieren. Jeder schreibt dazu seine eigenen Kunden an und empfiehlt somit nicht nur sich sondern auch das andere Geschäft. So hat jeder seine Kundenbasis auf einen Schlag verdoppelt. Die beiden überlegen jetzt, das zu erweitern. Im Herbst wollen sie einen Kaminabend veranstalten beim Kachelofenbauer.

Mit wem können Sie kooperieren?  

5. Die Gretchen-Frage –  was kostet bei Ihnen…?

Die Frage nach dem Preis ist für viele unangenehm. Sei es aus Angst, den Kunden sofort zu vergraulen, weil der Preis zu hoch ist oder einen zu niedrigen Preis zu nennen und ein schlechtes Geschäft abzuschließen. Gerade bei Dienstleistungen lässt sich im Vorfeld oft kein eindeutiger Preis nennen. Aber die Frage des Kunden ist berechtigt.

Maler Stefan hat früher bei dieser Frage immer herumgedruckst: „Das kommt darauf an, da muss ich erst mal schauen, das geht von bis“. Und viele Kunden haben dann gemeint, sie würden sich erst noch Mal umschauen und sich dann wieder melden. Jetzt hat er sich einen Gesprächsleitfaden erstellt. Konkret mit dem Ziel, einen Besuch beim Kunden zu vereinbaren: „Danke für Ihren Anruf. Gern mache ich Ihnen ein Angebot für die Renovierung Ihrer Wohnung. Vorab eine kurze Frage: Wie sind Sie denn auf uns gekommen? (dadurch schafft er ein positives Gesprächsklima und stellt eine Beziehung her) – Prima. Ein paar Rahmendaten vorweg (hier zeigt er Kompetenz, indem er nach Raumhöhe, Untergrund, Kundenvorlieben fragt) Mein Vorschlag: ich schaue mir Ihre Wohnung an, wir besprechen Ihre individuellen Wünsche und dann reden wir natürlich auch über den Preis.“ In 80% der Fälle bekommt er den Termin und wiederum in 80% der Fälle den Auftrag.  

Wie lautet Ihre Antwort auf die Frage nach dem Preis?

Mitarbeiterwechsel – Wissen strukturiert weitergeben

Demografische Werte, die nachdenklich machen: Knapp zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland sind über 55 Jahre alt. Das Durchschnittsalter der Arbeitnehmer liegt dabei bei etwa 45 Jahren – Tendenz steigend. Und der Großteil der Fachkräfte geht in den nächsten Jahren und Jahrzehnten in Rente.

Die erste große Zäsur gibt es bereits 2020. Dann gehen die ältesten Vertreter der geburtenstarken Babyboomer in den Ruhestand. Machen Sie als Erstes Ihren eigenen Firmen-Stresstest: Wie viele Mitarbeiter sind über 55? Und welches Fach- und Erfahrungswissen geht Ihnen verloren, wenn diese früher oder später in Rente gehen? Und was ist, wenn diese Mitarbeiter mehr oder weniger gleichzeitig gehen?

Vorbereitung ist die halbe Miete

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, Mitarbeiterweggang und -wechsel ist wie Weihnachten: Jeder weiß, dass es passiert, und doch kommt es jedes Mal völlig überraschend.
Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: Hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen, sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10 % Ihrer Mitarbeiter gehen, und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen.

Okay, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird?

Erstens, wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch. Zweitens, wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet.
Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Machen Sie Wechselmanagement zum Standardprozess

In den meisten Betrieben gibt es dokumentierte Abläufe, Prozesse und Checklisten. Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind oft schon Pläne vorhanden, zu Neudeutsch „Onboarding“. Doch wie sieht es mit der Ausarbeitung aus? Wie wird das Wissen gesichert, das der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt?


Strukturierte Wissenslandkarte erstellen

Manchmal ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, welches individuelle Wissen sie haben. Und wenn sie sechs Monate vor Ausscheiden ihren Wissensschatz dokumentieren sollen, wissen sie nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kommt die strukturierte Wissenslandkarte ins Spiel. Kategorisieren Sie dazu die verschiedenen Wissensgebiete Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Fachwissen, Kundenwissen, Organisationswissen, Netzwerkwissen, Digitalwissen. In Form einer Mindmap können Sie diese Kategorien um Unterpunkte erweitern und vertiefen. Diese Mindmap nutzen Sie dann, um mit Ihren bestehenden Mitarbeitern ein Wissensgespräch zu führen und bei den einzelnen Punkten zu hinterfragen, welche Wissensbausteine und Besonderheiten es gibt, die nur der Mitarbeiter oder einige wenige beherrschen. Und so können Sie diese Punkte nach und nach dokumentieren.

Wissenslandkarte

Übrigens, solch eine Wissenslandkarte ist nicht nur bei bevorstehendem Mitarbeiterwechsel ein hilfreiches Tool, um Einzelwissen für die ganze Firma verfügbar zu machen. Je früher Sie damit anfangen, desto leichter lässt sich der Wissenstransfers gestalten. Sehen Sie also nicht untätig zu, wie sich das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet. Investieren Sie besser jetzt Zeit und Geld, um diese immateriellen Werte zu erhalten, statt später mit erheblichem Mehraufwand neu aufzubauen.

KfW Corona-Hilfe: Kredite für Unternehmen

Als Unternehmen, Selbstständiger oder Freiberufler sind Sie durch die Corona-Krise in finanzielle Schieflage geraten und benötigen einen Kredit?

Um Ihre Liquidität zu verbessern und laufende Kosten zu decken, können Sie jetzt einen KfW-Kredit erhalten. Den Kredit beantragen Sie bei Ihrer Bank oder Sparkasse.

Hier haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen im Überblick zusammengestellt. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Förderrichtlinien.

Zwei Kredite stehen zur Verfügung

  1. KfW Kredit für Unternehmen, die länger als 5 Jahre am Markt sind:

KfW Unternehmer-Kredit (047):

  • Wenn Sie einen Kredit für Investitionen und Betriebs­mittel beantragen, über­nimmt die KfW einen Teil des Risikos Ihrer Bank.
  • Für kleine und mittlere Unternehmen (047) bis zu 90 % Risiko­übernahme
  • Der Kredit­höchstbetrag ist begrenzt auf:
    • 25 % des Jahres­umsatzes 2019 oder
    • das doppelte der Lohn­kosten von 2019 oder
    • den aktuellen Finanzierungs­bedarf für die nächsten 18 Monate bei kleinen und mittleren Unter­nehmen
  • Förderfähige Maßnahmen:
    • Investitionen
    • Betriebsmittel
    • Warenlager

2. KfW Kredit für junge Unternehmen, die mind. 3 Jahre am Markt aktiv sind:

ERP-Gründerkredit-Universell (076):

  • Wenn Ihr Unternehmen mindestens 3 Jahre am Markt aktiv ist bzw. zwei Jahres­abschlüsse vorweisen kann, können Sie einen Kredit für Investitionen und Betriebs­mittel beantragen. Dabei übernimmt die KfW einen Teil des Risikos Ihrer Bank. Das erhöht Ihre Chance, eine Kredit­zusage zu erhalten.
  • Für kleine und mittlere Unternehmen (076) bis zu 90 % Risiko­übernahme
  • Der Kredit­höchstbetrag ist begrenzt auf:
    • 25 % des Jahres­umsatzes 2019 oder
    • das doppelte der Lohn­kosten von 2019 oder
    • den aktuellen Finanzierungs­bedarf für die nächsten 18 Monate bei kleinen und mittleren Unter­nehmen
  • Förderfähige Maßnahmen:
    • Investitionen
    • Betriebsmittel

Für beide Kredite gilt:

Zinssatz und Laufzeiten:

Der Zinssatz beträgt je nach Rating-Einstufung von 1% p. a. bis 1,46% p. a.

Laufzeit und Zinsbindung:

Folgende Laufzeitvarianten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • bis zu 5 Jahre bei höchstens 1 Tilgungsfreijahr und einer Zinsbindung für die gesamte Kreditlaufzeit
  • bis zu 2 Jahre mit Tilgung in einer Summe am Laufzeitende und einer Zinsbindung für die gesamte Kreditlaufzeit
  • Sondertilgungen sind nicht möglich.

Unterlagen, die Siezur Kreditbeantragung benötigen:

  • Bilanz 2018 oder
  • Einnahmenüberschussrechnung 2018
  • aussagekräftige BWA zum 31.12.2019
  • einen aktuellen Liquiditätsplan aus dem der Betriebsmittelbedarf ersichtlich ist

Einzelheiten besprechen Sie bitte mit Ihrer Hausbank und entnehmen diese aus den entsprechenden Merkblättern zum KfW-Corona-Kredit.

Gern unterstützen wir Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung. Aus Erfahrung wissen wir: je besser die Unterlagen vorbereitet sind, desto schneller geht die Bearbeitung bei der Bank.

Schaubild Risikoradar

Risikoradar – Der Weg aus der Krise

Was können Sie als Unternehmer jetzt tun, um die Liquidität zu sichern und die nächsten Monate zu überstehen? In einer Schnellübersicht haben wir Ihnen die einzelnen Bereiche zusammengestellt. Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, alle staatlichen und steuerlichen Hilfsangebote zum Liquiditätserhalt auszunutzen, damit Mitarbeiter und Unternehmen abgesichert sind. Sprechen Sie uns an.

Schaubild Risikoradar

Corona – Digital geht es trotz Virus weiter

Das Corona Virus ist – unabhängig von der tatsächlichen gesundheitlichen Bedrohung – das beherrschende Thema mit zum Teil gravierenden Auswirkungen auf die Arbeitswelt und Unternehmen.

Die frühzeitige Entscheidung unsere Kanzlei schon vor einigen Jahren auf digitale Arbeitsweisen umzusteigen, ist jetzt auch in dieser Situation für unsere Mandanten ein großer Vorteil. Der Virus-Belastungstest fällt bei uns positiv aus, da Sie problemlos mit uns weiter online zusammenarbeiten und unsere Mitarbeiter auch im Home Office voll einsatzfähig sind, wenn die eigenen Kinder wegen geschlossener Schulen zu Hause bleiben müssen. Die Digitalisierung beweist sich jetzt endgültig als Segen.

Was können wir jetzt für Sie tun?

  1. Für Sie als Unternehmer stehen jetzt möglicherweise Fragen zur Abwicklung von Heimarbeit, Krankheitsausfall oder Kurzarbeitergeld an. Hier können Sie sich vertrauensvoll an unsere Lohn-Spezialisten wenden. Einiges ist dabei noch in der Schwebe, wir bleiben dabei für Sie am Ball.
  2. Die Finanzämter entwickeln gerade ein Maßnahmenpaket zur Entlastung, wie beispielsweise die Herabsetzung oder Aussetzung von Vorauszahlungen. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie hier Bedarf sehen.
  3. Nutzen Sie die Chance der Digitalisierung. Mit unserer Erfahrung aus der eigenen Praxis helfen wir Ihnen gerne, digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Auch bei unerwarteten Ereignissen zahlt sich das zusätzlich für Sie aus.

Die nächsten Wochen wird uns der Virus wohl noch in seinem Griff haben. Da heißt es kühlen Kopf bewahren und sich gegenseitig unterstützen – gemäß unserem Motto „Digital Arbeiten | Persönlich Beraten“.



GoBD – die 3 grundsätzlichen Anforderungen

In der letzten Zeit gab es ein wenig Hin- und Her beim BMF Bundesministerium der Finanzen. Ende Juli wurde eine Neufassung der GoBd (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) veröffentlicht. Diese wurde jetzt aber wieder zurückgezogen, weil noch Abstimmungsbedarf besteht.

Zu beachten sind Sie auf jeden Fall , deshalb hier die drei grundsätzlichen Anforderungen:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Hierunter fällt z. B. die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalles – zum Beispiel jedes einzelnen Kassenumsatzes. Aber auch die gut erkennbare Verbindung zwischen dem Beleg und der Verbuchung. Der Prüfer will ein durchschaubares und prüfbares System vorfinden.

Zu diesem Grundsatz der Ordnung gehört eine schriftlich dokumentierte Verfahrensanweisung.

2. Wahrheit und Klarheit

Jeder Geschäftsvorfall muss vollständig und lückenlos verbucht und dokumentiert werden. Beispiel: Ein Irrläufer in der Bank wird kurze Zeit später wieder glatt gestellt. Auch diese beiden Bankbuchungen müssen in der Buchführung einzeln erkennbar verbucht werden – auch wenn es keine Auswirkung unterm Strich gibt.

Für die Überprüfbarkeit der Richtigkeit wird der Beleg heran gezogen – das kann z. B. auch ein Vertrag sein.

Weiterhin wird eine zeitnahe Aufzeichnung gefordert. Zwischen Bankbewegung und der Dokumentation in Ihrer Buchhaltung dürfen max. 10 Tage vergehen. Für Bargeschäfte gelten erhöhte Anforderungen – hier muss täglich „Kasse“ gemacht werden.

Eine zentrale Forderung ist die nach der Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen. Ob der Beleg oder die Information auf Papier oder als digitale Datei vorliegt ist dabei egal. Wichtig ist, dass jede nachträgliche Änderung dokumentiert ist.

Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung an einen Kunden. Später ändern Sie seine Stammdaten, weil er z. B. umfirmiert hat oder die Adresse hat sich geändert. Ihr Programm muss diese Änderung dokumentieren – man nennt das auch Versionierung.

Dieser Grundsatz ist nicht neu. Mit dem Einzug von Mail, Pdf und Co bekommt er aber einen zusätzlichen „Drive“.

Sie haben bestimmt auch auf den Papierbelegen hin und wieder Notizen angebracht? Wenn Sie das heute nach dem Scannen des Beleges noch tun, stimmt der „Ur-Beleg“ aus Papier nicht mehr mit dem Scan überein…

3. Sichere Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit

Papier aufbewahren ist lästig und braucht viel Platz  (in der Regel muss ja alles 10  Jahre aufgehoben werden). Außerdem ist es sehr aufwändig, wenn Sie mal wirklich einmal etwas suchen. Die digitale Ablage auf der Festplatte (natürlich mit einer guten Datensicherung) oder einer Cloud ist da viel einfacher zu handhaben.

Sie bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich: Da muss der geschäftliche E-Mail Verkehr gesichert werden. Ihre Programme müssen auch 10 Jahre lang für den Zugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Was wenn sie das Programm wechseln?

Tipp: Regelmäßige Updates Ihres Betriebssystems und der Programmversionen sind die unverzichtbare Basis.

Noch Fragen dazu? Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern

Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Rechnungswesen Lohn und Gehalt

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Vanessa Grünberg*
Guten Tag, mein Name ist Vanessa Grünberg. Ich bin gelernte Steuerfachangestellte, 29 Jahre alt, und wenn ich nicht arbeite, bin ich am liebsten mit meinem Hund im Wald unterwegs. Ich habe in der Kanzlei meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und gemerkt, dass mir der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchführung am meisten liegt, und betreue seit drei Jahren überwiegend Lohnmandanten.

Welche Eigenschaften sind für diesen Bereich aus meiner Sicht besonders wichtig? Ich glaube, es ist das Bewusstsein für die hohe Verantwortung, die ich trage. Denn mit meiner Arbeit sorge ich dafür, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt bekommen, dass die Abrechnung stimmt und wir dem Arbeitgeber den Rücken freihalten bei all dem Bescheinigungswesen, den Dokumentationspflichten und Prüfungen.
Ich bin eine bekennende Frühaufsteherin und starte deshalb zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr als eine der Ersten in der Kanzlei.

Die Lohnabrechnungen von Maler Fleck stehen heute als Erstes auf dem Plan. Das Geschäft von Herrn Fleck läuft gut, deshalb stellt er zu seinen neun Mitarbeitern gerade zwei neue Mitarbeiter ein: einen Maler als Vollzeitkraft und einen Minijobber. Das bedeutet für mich, diese beiden Mitarbeiter im Programm anzulegen und beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es dabei unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. In diesem Fall ist es einmal die Meldung ans Finanzamt und die Krankenkasse und für den Minijobber die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft.

Anja Mauer, die Mitarbeiterin von Maler Fleck, die sich um die Bürotätigkeiten kümmert, wird als Festangestellte wie jeden Monat mit dem gleichen Gehalt abgerechnet. Für die anderen acht überprüfe und berücksichtige ich die Überstunden und die Reisekosten. Letzteres ist manchmal gar nicht so ohne, da wird gern mal ein Beleg vergessen oder der Kundenname, sodass ich nachfragen muss, um die Mehraufwendungen für Verpflegung abzurechnen. Jonas Teiler, einer der Maler, hat sich während der Arbeit verletzt. Neben der Krankmeldung kümmere ich mich auch um die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und kläre mit der Krankenkasse die Lohnfortzahlung.
Wenn dann alles fertig ist, werden die Meldungen für Lohnsteuer, Krankenkasse mit den entsprechenden Zahlungsträgern erstellt.

Für das Dentallabor Weingarten stelle ich noch A1-Bescheinigungen für zwei der Mitarbeiterinnen aus. In Wien findet die WID Internationale Dentalausstellung statt, die sie mit ihrer Chefin besuchen werden. Einigen unserer Mandanten war anfangs nicht klar, dass bei jedem Auslandsaufenthalt eines Mitarbeiters – und wenn er auch noch so kurz ist – innerhalb der EU, EWR und Schweiz die A1-Bescheinigung zu beantragen und vom Arbeitnehmer mitzuführen ist. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Jetzt werden die Kontrollen gerade in Frankreich und Österreich immer schärfer. Da habe ich persönliche Aufklärungsarbeit geleistet und alle Mandanten nach und nach abtelefoniert, um sie vor möglichen Bußgeldern zu bewahren.

Am Nachmittag findet für die Firma 4Max Maschinenbau eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüferin kommt dafür zu uns in die Kanzlei, und ich kümmere mich darum, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, beantworte Fragen und bespreche das Ergebnis. Nach drei Stunden ist die Prüferin fertig, alles ist in Ordnung, und ich kann unserem Mandanten die gute Nachricht überbringen.

Sie sehen, meine Tage sind immer sehr abwechslungsreich. Und weil ich dieses Thema noch weiter vertiefen will, mache ich ab Herbst die Weiterbildung zur Fachassistentin Lohn und Gehalt.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch

Die Motivation, den Einsatz eines Fahrrads auf dem Weg zur täglichen Arbeit zu fördern, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt:

  • Der Gesetzgeber möchte eine Entlastung auf den Straßen erreichenund natürlich den CO2-Ausstoß verringern.
  • Sie als Arbeitgeber möchten, dass Ihre Mitarbeiter gesund und dadurch auch leistungsfähig bleiben.
  • Dem Arbeitnehmer ist vielleicht die tägliche Parkplatzsuche lästig, und auch er will sich fit halten.

So ist es für alle Beteiligten gut, dass es hier eine steuerliche Förderung gibt. Doch auch hier lohnt es sich, genauer hinsehen:

Der Fall:

Sie als Arbeitgeber kaufen oder leasen ein Fahrrad und überlassen dies dem Mitarbeiter. Bei der steuerlichen Würdigung sind jedoch folgende Fälle zu unterscheiden:

Sie überlassen dem Arbeitnehmer das Job-Rad mittels einer Gehaltsumwandlung? – Sorry, aber das funktioniert leider nicht. Hier ist der geldwerte Vorteil vom Mitarbeiter zu versteuern. Aber: Für alle Job-Räder, die ab dem 01.01.2019 übernommen wurden, hat der Gesetzgeber die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des zu versteuernden Vorteils halbiert – die sogenannte 0,5%-Regelung.

Diese 0,5%-Regel gilt für Fahrräder, Pedelecs und S-Pedelecs (bis 45 km/h).

Die Fahrten von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte sind bei S-Pedelecs zusätzlich mit 0,03 % pro Entfernungskilometer zu besteuern, allerdings auch wieder von der halbierten Bemessungsgrundlage, wenn ab dem 01.01.2019 erworben oder geleast wurde.

Die Umsatzsteuer auf den geldwerten Vorteil ist jedoch immer vom vollen Bruttolistenpreis zu rechnen. Im Umsatzsteuergesetz findet sich hierzu (noch) keine Änderung für Job-Räder ab dem 01.01.2019.

Anders sieht das aus beim vom Arbeitgeber finanzierten Job-Rad (das Job-Rad wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gestellt). Dann entfällt für den Mitarbeiter ab dem 01.01.2019 die Versteuerung des geldwerten Vorteils komplett. Hier fährt der Arbeitnehmer sein Job-Rad steuerfrei. Diese Regelung gilt vorerst bis zum 31.12.2021, soll aber nach Aussagen des Bundesfinanzministers bis Ende 2030 verlängert werden.

Was heißt das konkret? „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“? – Der Arbeitnehmer darf keinen Anspruch auf die Zahlung des Arbeitslohns haben.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat 200 Überstunden.

Variante 1:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass der Mitarbeiter die Überstunden bezahlt bekommt oder er einen Freizeitausgleich erhält. – Bekommt der Mitarbeiter nun das Job-Rad gestellt, und dafür entfallen die Überstunden, dann geschieht das nicht als zusätzlicher Arbeitslohn.

Variante 2:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass maximal zehn Überstunden möglich sind. Übersteigende Überstunden werden nicht bezahlt oder ausgeglichen. Hier hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf 190 Überstunden. Werden diese trotzdem vom Arbeitgeber ausgeglichen, ist in aller Regel ein zusätzlicher Gehaltsbestandteil gegeben (Ausnahmen sind denkbar).

Fazit:

In Zeiten des Facharbeitermangels ist es nützlich, die guten Mitarbeiter zu halten, und als attraktiver Arbeitgeber leichter, neue Mitarbeiter zu finden . Die Höhe des Gehalts steht da nicht immer an erster Stelle. Hier kann es auch angebracht sein, dem Mitarbeiter für die Dauer seiner Anstellung ein Job-Rad zur Verfügung zu stellen. Denn eines ist gewiss: Es macht wahnsinnig Spaß, damit zu fahren. Wer es erst einmal hat, will es nicht mehr hergeben. Auch das kann ein Baustein zur Mitarbeiterbindung sein, hält fit, ist ökologisch und zudem praktisch.

Drohende Sozialversicherungspflicht für Mini-Jobs

Achtung Stolperfalle Teilzeit- und Befristungsgesetz Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte
Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel:
Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten.

Die rechtlichen Folgen können sein:
• Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
• Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.