Turnschuh mit Pfeil

Unterstützung für Ausbildungsbetriebe – Förderprogramm ab 1. August 2020

Die berufliche Zukunft sichern

In den letzten Monaten und Wochen war es für viele Betriebe sehr schwer, die meist jungen Menschen als Fachkräfte von morgen durchgehend auszubilden. Betriebsstilllegungen, Ausgliederung der Arbeit ins Homeoffice oder Quarantäne führten oftmals dazu, dass die Ausbildung nicht in der erforderlichen Weise durchgeführt werden konnte oder sogar abgebrochen werden musste.


Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat wieder einmal festgestellt, dass eine gute Ausbildung die Grundlage für die berufliche Zukunft junger Menschen und die Fachkräftesicherung in Deutschland ist. Mit Wirkung ab 1. August 2020 ist daher kurzfristig ein Förderprogramm entstanden. Dieses richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Als KMU gelten Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten.


Die Ziele sind:
• Ausbildungsplätze erhalten
• zusätzliche Ausbildungsplätze schaffen
• Kurzarbeit für Auszubildende vermeiden
• Übernahme bei Insolvenzen fördern

Zur Erreichung der Ziele gibt es für die Unternehmen Prämien oder Zuschüsse.


Die Förderung erhalten KMU, die
• in staatlich anerkannten Ausbildungsberufen,
• in Ausbildungsberufen nach dem Pflegeberufe-, Krankenpflege-und/oder Altenpflegegesetz oder
• in den praxisintegrierten Ausbildungen im Gesundheits- und Sozialwesen, die bundes- und landesrechtlich geregelt sind,
ausbilden.


Unternehmen können nur eine Prämie pro Ausbildungsvertrag erhalten. Sie können die Förderungen aus diesem neuen Bundesprogramm nicht mit Förderung auf anderen rechtlichen Grundlagen oder nach anderen Programmen des Bundes oder der Länder kombinieren, die die gleiche Zielrichtung oder den gleichen Inhalt haben.


Die Anträge sind bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen. Zusätzlich zum Antrag benötigen Sie eine Bescheinigung der zuständigen Stellen für den Ausbildungsberuf. Dies sind meist die Berufskammern wie etwa Industrie- und Handelskammern oder die Handwerkskammern.


Höhe der Prämien
Die Höhe der Förderung bewegt sich je nach Fördergrund zwischen 1.500 und 3.000 € pro Auszubildenden. Die Unterstützung ist befristet bis zum 30. Juni 2021. Überbetriebliche Berufsbildungsstätten oder andere etablierte Ausbildungsdienstleister erhalten bis zu 8.000 €.
Weitere Details hierzu können Sie bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit oder Ihrem Steuerberater abrufen.

Einfach mal Danke sagen

Wann haben Sie sich bei einem Kunden das letzte Mal für die Zusammenarbeit bedankt?

Welche Gelegenheiten nutzen Sie bewusst, um sich zu bedanken?

Jeder freut sich über eine nette Geste, und gleichzeitig beklagen viele sinkende Wertschätzung und mangelhaftes Benehmen.

Also fangen Sie bei sich in Ihrem Alltag an und sagen Sie öfter Danke. Hier eine Auswahl an Beispielen

  • Danke, dass Sie heute unser Gast sind / uns besuchen
  • Danke, dass wir Sie seit 5 Jahren betreuen dürfen – das ist übrigens einen Brief oder eine Grußkarte wert
  • Danke, dass Sie kurz gewartet haben
  • Danke, dass Sie an uns gedacht haben
  • Danke für Ihre Empfehlung
  • Danke, Sie haben meinen Tag heute fröhlich gemacht
  • Danke dass die Zusammenarbeit mit Ihnen so reibungslos funktioniert
  • Danke für Ihre Kritik, jetzt haben wir die Chance uns zu verbessern

Die Liste lässt sich endlos weiterführen. Wenn Sie sich konsequent bedanken, werden Sie anderen eine Freude machen und das strahlt positiv auf Sie selbst zurück.

Es sind die kleinen Dinge, die den großen Unterschied machen.

Danke, dass Sie diesen Beitrag gelesen haben und einen schönen Tag.

Schaufenster Boutique

Von Alfreda verkaufen lernen – weg mit den Stereotypen des Kundenalltags

Stellen Sie sich vor, die Maskenpflicht ist weg, Sie sind in Einkaufslaune und beschließen einen Bummel durch die Fußgängerzone.

Ein vielversprechendes Schaufenster und Sie treten ein. Was passiert? Eine Verkäuferin oder ein Verkäufer – wenn sich denn sofort jemand blicken lässt – spricht Sie an „Kann ich Ihnen helfen?“ Und wie lautet Ihre reflexartige Antwort „Nein danke, ich schaue mich nur um“.

Und was tun Sie dann? Genau das: nämlich einmal kurz durch das Geschäft streifen und wenn Ihnen ein Stück nicht geradezu ins Gesicht springt, gehen Sie wieder!

Ist das Verhalten der Verkäuferin umsatzförderlich? Nein! Doch zahlreiche Einzelhändler beklagen sich über schlechte Geschäfte. Könnte der Einkauf völlig anders ablaufen, wenn einfach nur diese Stereotype des Alltags durchbrochen würde? Ja, ganz bestimmt!
Denn die Kunden im Geschäft sind doch mit Kaufabsicht unterwegs, sonst würden sie ja gar nicht eintreten.

In einer kleinen Boutique lief es genau anders. Leider leider gibt es sie nicht mehr, da sich die Besitzerin in den Ruhestand zurückgezogen hat. Die Boutique lag in einem Wohnviertel außerhalb der Einkaufsstraßen, wo sich keine Laufkundschaft hinverirrt – schlechteste Voraussetzungen für ein Ladengeschäft, ein Unternehmensberater würde vermutlich abraten, dort zu eröffnen. Sie treten ein und werden mit den Worten „Hallo, schön dass Du da bist. Ich bin Alfreda“ begrüßt. Im ersten Moment ist das überraschend. Doch was löst diese Begrüßung aus? Sie erwidern die Begrüßung und stellen sich selbst vor mit „Hallo, ich bin …“. Und schon hat Alfreda eine Beziehung zu Ihnen hergestellt und Sie in den Laden hineingezogen. Übrigens: Laut einer Studie reagieren 80% der Kunden auf die Begrüßung, die der Verkäufer vorgibt. Wenn Sie Ihren Namen sagen, wird mit dem Namen geantwortet. Der Volksmund sagt dazu: wie es in den Wald hineinruft, schallt es zurück.

Und es geht überraschend weiter. Alfreda: “Suchst Du eher was für Business oder Freizeit?“ – Kunde: „Ganz ehrlich, da habe ich gar noch nicht drüber nachgedacht“ – Alfreda: „Kein Problem, schau Dich ein bisschen um. Ich suche mal ein paar Stücke aus, die zu Dir passen könnten“. Und das hat sie getan. Und natürlich gefällt nicht jedes Teil, aber 2 Blusen und ein Jackett werden es bestimmt – obwohl vorher gar nicht die Absicht konkret war, was zu kaufen.

Und die Kundinnen sind immer gern zu Alfreda gegangen, weil sie wussten, selbst wenn mal kein Kleidungsstück dabei ist, gibt es ein fröhliches Gespräch und ein Gläschen Prosecco bei ihr.

Erkenntnis des Tages – Wir können das Verhalten unserer Kunden ganz leicht beeinflussen, wenn wir die Stereotypen des Alltags erkennen und es einfach mal anders probieren. Und wenn Sie gern mehr Geschäft machen würden, fragen Sie sich doch mal: Was sind meine Stereotypen, die Kunden davon abhalten, bei mir zu kaufen?

Mailbox

Ich geh dann mal die Mails checken…

4 Tipps wie Sie die Mailflut eindämmen

Die tägliche E-Mail-Flut bringt viele – nicht nur bei sommerlichen Temperaturen – ins Schwitzen.

Mit den folgenden vier Regeln machen Sie es sich leichter:

  1. E-Mails zu festen Zeiten checken

Schalten Sie Ihren Mail-Eingang auf „Stand-By Modus“ und die automatische Benachrichtigungsfunktion aus. Sie müssen nicht ständig verfügbar sein und Mails innerhalb von Minuten beantworten.

Rufen Sie Ihre Mails zweimal am Tag zu festgelegten Zeiten ab und arbeiten Sie sie dann konzentriert ab.

2. Sortieren mit dem AHA-System

Nach jedem Blick in den Posteingang folgt die erste Bearbeitung mit Hilfe des sog. AHA-Systems.

Bei dem AHA-System handelt es sich um eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Regel: Abfall – Handeln – Ablage. Das funktioniert in der Praxis wie folgt: Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der jeweiligen Mail tun werden: Sie können Sie in den Abfall stecken (also A), Sie können sofort handeln (H von Handeln) oder die Mail zur weiteren Bearbeitung in die Ablage verschieben (A). Dadurch kommen Sie zwangsläufig zu einer sehr effektiven Bearbeitung der eingegangenen Mails. Im Laufe der Zeit werden Ihre Entscheidungen durch die Übung immer schneller, und Sie gewinnen zunehmend an Zeit. Damit dieses System funktioniert, benötigen Sie natürlich noch eine entsprechende Ablagestruktur, um die Mails für die weitere Bearbeitung zielgerichtet verschieben zu können.

3. Sorgen Sie für eine effiziente Ordnerstruktur

Der Posteingang ist als Ablage selbst nicht geeignet.

Um Mails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigen Sie eine zu Ihrem Aufgabengebiet passende Ablagestruktur. Erstellen Sie also mehrere Unterordner mit aussagekräftigen Namen in Ihrem Posteingang. Neben einer Unterteilung in verschiedene laufende Projekte, können Sie auch nach Ihren Zuständigkeitsbereichen unterscheiden. Außerdem sollten Sie unbedingt einen Zwischenspeicher zur zeitnahen Bearbeitung anlegen. Denken Sie an folgende Grundregel: Der Posteingang entspricht dem Briefkasten an der Häuserwand. Hier wird eingehende Post gesammelt. Würden Sie Ihre Post im Briefkasten lagern? Sie können einzelne Verzeichnisse weiter untergliedern, aber: Zergliedern Sie nicht zu stark. Verwenden Sie maximal fünf Gliederungsebenen, drei sind besser, mehr wird unübersichtlich. Die optimale Ordnerstruktur bildet sich erfahrungsgemäß erst nach einer gewissen Anwendung heraus. Passen Sie also weiter an und optimieren Sie die Struktur.

4. Legen Sie Regeln an

In den meisten Mailprogrammen können Sie Regeln für die automatische Verarbeitung von E-Mails anlegen. Außer einer Weiterleitung können Sie auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Assistent) und vieles mehr. Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten.

Weiterhin lassen sich in den meisten Mailprogrammen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als zwei Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung. Da sehr viele von uns ohnehin ihren Posteingang als Aufgabenliste nutzen, können Sie hier gleich mehrere Zielsetzungen erreichen. Bei der Kennzeichnung können Sie insbesondere eine Erinnerung anlegen, damit Sie die wichtige Aufgabe nicht vergessen.

Sechs gute Gründe für ein digitales Ablagesystem

In den letzten Monaten hat sich gezeigt, wie sinnvoll digitales Arbeiten ist. Die Ablage ist dabei ein zentrales Element. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie Ihr Ablagesystem um, es gibt noch viele weitere gute Gründe, die dafür sprechen.

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten.
Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.
Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

  1. Sie schonen die Umwelt
    Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .
  2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
    Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.
  3. Höhere Konzentration
    Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.
  4. Höhere Produktivität
    Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.
  5. Optimierte Arbeitsabläufe
    Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.
  6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
    Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

Notausgang Exit

Was wäre, wenn… Jetzt ist? – Ein Fahrplan für alle Fälle

Niemand denkt gern darüber nach, was passiert, wenn etwas Unvorhergesehnes passiert. Das Thema „plötzlicher Ausfall des Unternehmers“ wird in vielen Fällen verdrängt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Der „Ernstfall“ wird gerne verdrängt – bis er dann da ist. Wir hoffen natürlich, dass Sie zumindest gesundheitlich vom Virus verschont worden sind und bleiben. Und: Wir raten Ihnen jetzt Ihre Notfallplanung zu starten bzw. zu überdenken.

Sind weder Unternehmertestament, Notfallvorsorgepläne noch Kontovollmachten für die Geschäftskonten vorhanden, befindet sich das Unternehmen in einer schwierigen Situation. Gerade in mittelständischen Unternehmen, in denen der Geschäftsablauf stark auf die Person des Inhabers fokussiert ist, ist das problematisch. Im schlimmsten Fall steht dann die Existenz der Firma auf dem Spiel. Trotz dieses immanenten Risikos verfügen nur 15 Prozent aller Unternehmer über eine Planung für den Ernstfall.

Und nach Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn erfolgen etwa 25% der Unternehmensübertragungen in Deutschland aufgrund von Unfall, Krankheit oder Tod des Firmenchefs.

Ausfall wirkt sich auf Firma und Unternehmerfamilie aus

Neben dem Geschäft ist aber auch die Unternehmerfamilie betroffen. Das Unglück kann auch für die Angehörigen zur Existenzbedrohung werden, wenn jegliche Absicherung für die Familie fehlt. Auch wenn der Unternehmer nur vorübergehend ausfällt, z.B. weil er länger krank ist, kann dies zur finanziellen Belastung werden. Schließlich er­halten Unternehmer in der Regel keine gesetzlichen Leistungen. Für sie ist die Vorsorge daher besonders wichtig. Dies sollte durch eine Berufs – beziehungsweise Erwerbungsfähigkeitsversicherung abgesichert werden. Unabhängig davon ist eine Risikolebensversicherung auf jeden Fall empfehlenswert. Diese sollte aber nicht vom Versicherten, sondern von dem Begünstigten abgeschlossen werden. Wenn der Begünstigte die Versicherungsbeiträge auch zahlt, ist eine etwaige Versicherungsleistung nicht erbschaftsteuerpflichtig.

Gerade Unternehmer sollten deshalb frühzeitig einen Notfall­plan erstellen, der im Idealfall Teil einer unternehmerischen Strategie ist. Zentraler Punkt einer solchen Strategie ist, frühzeitig einen Vertre­ter oder sogar Nachfolger zu bestimmen, der die Geschäfte weiterführen kann.

Steht kein Kandidat für den Notfall zur Verfügung, gibt es auch die Möglichkeit, einen externen Interimsmanager zu engagieren. So weit wie möglich einen Stellvertreter aus dem eigenen Haus zu finden hat allerdings große Vorteile. Schließlich kennt er das Unternehmen und hat das Vertrauen der Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Ist der Stellvertreter auch potenzieller Nachfolger des Firmenchefs, so kümmert er sich aller Erfahrung nach auch um die Fortführung des Unternehmens und damit um seine eigene Zukunft.

Zu wissen, dass die Geschäftsführung im Falle einer Abwesenheit oder nach dem Tod in guten Händen liegt, ist das eine. In trockenen Tüchern ist die Regelung aber erst dann, wenn sie auch schriftlich fixiert ist. Welche Person(en) welche Funktionen im Unternehmen übernehmen, wer welche Stimmrechte beziehungsweise Kapitalanteile erhält, muss – je nach Rechtsform des Unternehmens – im Gesellschaftsvertrag und/oder im Testament festgehalten wer­den.

Die Regelung der Rechtsnachfolge nach dem Tod des Firmenchefs zählt zu einem der wichtigsten Punkte in einem Notfallplan, daneben sollte der Unternehmer aber auch persönliche Belange absichern. Schließlich kann es vorkommen, dass die Krankheit zur Geschäftsunfähigkeit des Firmenchefs führt. Existieren für diesen Fall keine bürgerlich-rechtlichen Vollmachten, erhält ein vom Vormundschaftsgericht bestellter Betreuer die Entschei­dungsgewalt.

Das Tagesgeschäft regeln

Im Moment ist es besonders wichtig, dass zumindest das Tagesgeschäft weiter laufen kann, wenn der Chef plötzlich ausfällt. Dies ist allerdings nur dann mög­lich, wenn zuvor wichtige Regelungen getroffen wurden. Ein Beispiel: Ist niemand berechtigt, Gehälter zu überweisen, weil es keine entsprechende Bankvollmacht gibt, verärgert das nicht nur die Mitarbeiter, auf deren Engagement Sie gerade in der Krise besonders angewiesen sind.

Damit der Betrieb rund laufen kann, finden Sie hier eine Checkliste, welche Dokumente, Listen und Anweisungen der Notfallkoffer enthalten sollte.

Für den Notfall sollte alles geregelt sein, damit der Ausfall nicht auch Ihre Firma in ihrer Existenz gefährdet.


Bei der Erstellung Ihres Notfallplanes unterstützen wir Sie gerne.
Gerne stehen wir Ihnen bei Ihrer Vorsorgeregelung und Gestaltung Ihrer Nachfolgeplanung beratend zur Seite.
Und vielleicht hat der „Shutdown“ doch einen kleinen Vorteil gebracht: Ihnen die Zeit zu geben sich mit diesem
wichtigen Thema auseinanderzusetzen

Schüler

Auszubildende gesucht? Je früher desto besser

Der Entschluss ist gefasst: Sie möchten mit der Ausbildung von jungen Menschen beginnen. Nur, wie finden Sie den oder die passenden Auszubildenden? Und insbesondere: Wie positionieren Sie sich so am Ausbildungsmarkt, dass Sie auch wahrgenommen werden? Die Suche für die Saison 2021 startet jetzt.

Tatsache ist, dass seit Jahren Ausbildungsstellen unbesetzt bleiben. Daher müssen Sie Ihr Unternehmen ins rechte Licht rücken.

Bevor Sie mit der Werbung um Auszubildende beginnen, ist es sinnvoll, im Unternehmen ein Ausbildungskonzept zu erarbeiten. Grundlage hierfür sind die Ausbildungspläne der Kammern. Hier wird dargestellt, welche Ausbildungsinhalte im Unternehmen und auch in der Berufsschule vermittelt werden. Ihrem Unternehmen und dem Ausbildungsberuf entsprechend kann ein Ausbildungsplan entwickelt werden, in dem festgelegt wird, wann ein Auszubildender welche Inhalte vermittelt bekommt, welche Abteilungen er durchläuft und wer ihn in seiner Ausbildung begleitet. Hier hat es sich bewährt, ihm einen Ausbildungspaten an die Seite zu stellen, der als Ansprechpartner dient.

Steht die Organisation, können Sie mit der Werbung beginnen. Hier können Sie den klassischen Weg in Form einer Anzeige wählen. Erfolg versprechend sind hier regionale Informationsschriften. Diese werden gerne von älteren Personen gelesen. Und die Großeltern geben ihren Enkeln dann Tipps, wo eine Ausbildung möglich ist.

Finden bei Ihnen in der Nähe Ausbildungsmessen statt – wenn es die Hygienevorschriften wieder zulassen – , ist es empfehlenswert, sich dort als Ausbilder zu präsentieren. Auf planet-beruf.de finden Sie dazu eine Übersicht der virtuellen und VorOrt-Messen. Die Messen sind immer gut besucht, und Sie haben die Möglichkeit, mit jungen Menschen zu sprechen und Ihr Unternehmen, die Ausbildungsstelle sowie die beruflichen Perspektiven vorzustellen. Laden Sie die potenziellen Auszubildenden ein, bei Ihnen im Unternehmen ein Praktikum zu absolvieren. Das ist die ideale Gelegenheit, den Beruf kennen zu lernen. Ganz nebenbei haben Sie die Möglichkeit zu testen, ob der Kandidat bzw. die Kandidatin für Ihr Unternehmen geeignet ist und sich in Ihr Team integrieren könnte.

Oder sprechen Sie die Schulen direkt an. Diese sind dankbar, wenn ein Praktiker den Schülern aus dem Berufsleben erzählt und seinen Beruf vorstellt. Somit knüpfen Sie zum einen Kontakte zu jungen Menschen, zum anderen zu den Lehrern, die diese unterrichten. Die Lehrer beeinflussen den weiteren Lebensweg ihrer Schüler, indem sie ihnen Tipps zur Berufswahl geben.

Im nächsten Beitrag erhalten Sie Tipps zum Auswahlverfahren.

Erfolgreich Planen – von den Zielen bis zur Umsetzung

Haben Sie sich mal überlegt, wieso alle größeren Unternehmen eine Planung und ein Controlling haben? Ist es, weil die nicht wissen, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen sollen, oder hat es einen tieferen Grund? Fragen wir unsere kleineren Mandanten, so heißt es oft: „Das habe ich im Kopf“ oder „Mein Bankkonto ist meine Planung“. Aber sollten wir uns denn nicht, gerade in den Zeiten, in denen es durch Herabsetzungen, Stundungen und Umsatzausfälle komplexer wird, nicht diese großen Unternehmen als Vorbild nehmen? Irgendwann ist die Grenze dessen erreicht, was man im Kopf planen kann. Weitere Notwendigkeiten einer Planung sind:

  • Eine schriftliche Planung schafft Sicherheit, vor allem dann, wenn Szenarien aufgezeigt werden.
  • Eine schriftliche Planung weist manchmal auch schon auf Handlungsoptionen hin.
  • Eine schriftliche Planung kann mit den tatsächlichen Ist-Zahlen verglichen werden.
  • Eine schriftliche Planung schafft Gewissheit bei der Frage nach der Unternehmensfortführung.
  • Eine schriftliche Planung will die Bank, wenn es um Kreditvergaben geht.
  • Oder denken Sie an eine Unternehmensveräußerung: Eine schriftliche Planung ist Grundlage für eine Unternehmensbewertung. 

Wir könnten noch weitermachen, aber belassen wir es bei diesen Beispielen.

Bei einer schriftlichen Planung setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie überlegen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll, welche Umsatzsparten Sie bereits haben oder haben wollen. Sie definieren Ziele. Sie beschäftigen sich mit Ihrer Work-Life-balance. Sie arbeiten einfach gesagt AN Ihrem Unternehmen und AN Ihrem Leben. Denn Ihr Unternehmen ist unbestritten einer Ihrer wichtigen Lebensinhalte.

Doch was ist eine Planung? Wie viele Jahre müssen geplant werden? Reicht es aus, auf Jahresbasis zu planen, oder muss auf Monatsbasis geplant werden? Wie genau muss eine Planung sein? Was ist, wenn es nachher nicht so kommt?

Wenn Sie „Planung“ googeln, dann finden Sie oft folgende Definition:

„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg.“

Diese Definition erinnert mich sehr an eine Wanderkarte. Auch dort schaue ich mir an, welchen Weg ich nehme, um mein Ziel zu erreichen. Welche Wegbegleiter habe ich, an die ich die Wegstrecke anpassen muss, welche Ausweichwege, oder auch mal: Welche Abkürzungen gibt es?

Schauen wir uns nun konkret eine Planung an. Je nach Anlass umfasst die Planung mehrere Jahre, wie bei einer Unternehmensbewertung, oder nur einen kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel in der aktuellen Corona-Krise bei der Frage: „Wenn morgen nochmals die Umsätze auf null zurückgingen, wie lange würde mein Unternehmen überleben?“ Wollen Sie es ausrechnen? Dann los! Sie planen die anfallenden Kosten und rechnen diese auf einen Durchschnitt runter. Ermitteln Sie dann den verfügbaren Betrag aus allen Bankkonten und Kreditlinien. Im letzten Schritt teilen Sie den verfügbaren Betrag durch die monatlichen Durchschnittskosten. Jetzt sind Sie bei der finanziellen Reichweite angelangt, also der Anzahl von Monaten, die Ihr Unternehmen ohne Hilfe und ohne Umsatz überleben könnte.

Es gibt viele Menschen, die sind Perfektionisten. An sich eine hervorragende Eigenschaft. Bei der Planung wird man sich hier jedoch verirren. Das wissen die Perfektionisten, und deshalb fangen sie oft erst gar nicht mit einer Planung an. Lieber Leser, wenn Sie auch so ein Perfektionist sind, dann ist das grundsätzlich klasse. Aber bitte: Planen Sie trotzdem! Keine einzige Planung wird genauso umgesetzt. Es ist Aufgabe des Controllings, Planungsabweichungen festzustellen, zu analysieren, gegenzusteuern und vielleicht einen neuen Plan aufstellen. Der erste Schritt aber ist immer die erste Planung.

Die Art einer Planung hängt ebenso wie die Planungstiefe und die Anzahl der Jahre von dem Sinn und Zweck der Planung ab. Manchmal ist nur eine Ertragsplanung notwendig. Nämlich dann, wenn Sie nur einen Soll-Ist-Vergleich haben möchten, oder wie im obigen Beispiel, die finanzielle Reichweite ausrechnen wollen. In den meisten Fällen wird jedoch eine integrierte Ertrags- und Liquiditätsplanung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn mit der Bank der Kreditbedarf besprochen werden soll. Denn hier ist gefragt, wie viel Liquidität das Unternehmen benötigt. Dazu muss man jedoch zuerst eine Ertragsplanung erstellen, aus der sich unmittelbar die Liquiditätsplanung ableitet. Das liest sich so, als ob dies ein Kinderspiel wäre. Tatsächlich gibt es hierbei einige Stellmöglichkeiten, die bedacht und besprochen sein wollen.

Die Perfektionisten werden jetzt wahrscheinlich schnell weiterblättern, denn das scheint zu viel Zeit zu beanspruchen. Ja, man kann sich in einer Planung verlieren. Und nein: Als Kanzlei sind wir an Ihrer Seite und planen mit Ihnen. Um im Beispiel der Wanderkarte zu bleiben: Die Planung wird den Maßstab haben, den Sie benötigen, um den Weg für Ihr Unternehmen klar zu erkennen. Denn Sie als Chef müssen wissen, wohin es gehen soll. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei!

Unverschuldet (bald) überschuldet?

Das Insolvenzaussetzungsgesetz verschafft Luft bis 30.9.2020

Mit der verordneten Kontaktsperre und Zwangspause für unsere Wirtschaft entwickelten sich zwangsläufig Notlagen für alle, die aktiv am Wirtschaftsleben teilnehmen. Viele Arbeitnehmer werden durch die Ausweitung von Sozialleistungen aufgefangen und Arbeitsplätze zunächst gesichert. Unternehmen erhalten öffentliche Zuschüsse, die zumindest für eine kurze Zeit die Fixkosten decken (sollen). Die Kreditanstalt für Wiederaufbau bietet – nach Zustimmung durch die Hausbank – rückzahlbare Darlehen günstig an. Das alles macht(e) Sinn, wenn es denn irgendwie ungestört mit unserer Marktwirtschaft weitergehen wird. Das war und ist für uns alle lange Zeit nicht sicher.

Ein wirtschaftliches Überleben ist für viele immer noch eine unbeantwortete Frage. Es war und ist unumgänglich, dass gesetzliche Regelungen die schlimmsten Folgen für unsere Volkswirtschaft abmildern.

Die Politik hat deswegen mit unheimlicher Schnelligkeit (und heißer Nadel) ein „Gesetz zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht und zur Begrenzung der Organhaftung bei einer durch die COVID-19-Pandemie bedingten Insolvenz (COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetz –(COVInsAG)“ geschaffen. Am 27.03.2020 wurde es mit Rückwirkung zum 01.03.2020 wirksam. Das vorläufige Ende ist der 30.09.2020 mit Aussicht auf Verlängerung. Eine Verlängerung kann danach bis zum 31.03.2021 erfolgen.

Das Insolvenzrecht soll bisher dazu dienen, nicht wettbewerbsfähige Beteiligte am Wirtschaftsleben auszusortieren, um alle anderen zu schützen. Gut!

Nur die angeordnete Wirtschaftszwangspause hat nichts mehr mit Wettbewerb zu tun. Die Einnahmen vieler Unternehmen fielen plötzlich weg. Damit waren sie gezwungen, eventuell vorhandene Rücklagen aufzubrauchen oder auf andere Art Liquidität zu beschaffen. Dies kann durch Ausschöpfung kurzfristiger Kreditlinien oder durch Ausweitung der Zahlungsziele bei Lieferanten geschehen. Diese Maßnahmen können dann schnell zur Überschuldung führen – einer der drei gesetzlichen Insolvenzantragsgründe.

Der Gesetzgeber hat mit dem Insolvenzaussetzungsgesetz diesen Überschuldungsgrund kurzfristig ausgesetzt.

Die beiden anderen Kriterien sind Zahlungsunfähigkeit und drohende Zahlungsunfähigkeit.

Nach COVInsAG können Unternehmen, die am 31.12.2019 gesund waren und für die auch vor dem 28.03.2020 kein Insolvenzantrag gestellt wurde, die vorher geltenden Insolvenzantragsregeln außer Acht lassen. Damit wird unterstellt, dass alleine die Corona-Pandemie ursächlich schuld ist an einer Zahlungsunfähigkeit.

Die Zahlungsfähigkeit am 31.12.2019 führt damit zu einem späteren Beurteilungszeitpunkt bis einschließlich September 2020 zu einer positiven Fortführungsprognose.

Man geht davon aus, dass die Unternehmen bei Normalisierung der Verhältnisse existenzfähig sind.

Das ist erst einmal beruhigend. Das ist auch glaubhaft, wenn davon ausgegangen wird, dass Unternehmen im Durchschnitt 28 Tage durchhalten, wenn die Einnahmequellen komplett versiegen.

Die Aussetzung der Insolvenzantragspflicht ist kein genereller Freifahrtschein für Unternehmen in der Krise. Vielmehr müssen Unternehmerinnen und Unternehmer wie auch in der Zeit vor der Corona-Pandemie stets und ständig die Rahmendaten ihres Unternehmens auf die Wettbewerbs- und Existenzfähigkeit hin überprüfen.

Besonders die Vertreter (Geschäftsführer) von juristischen Personen (z. B. GmbH) und anderen Unternehmen haben die insolvenzrechtlichen Regelungen strikt zu beachten. Sie sind nach Satzung und Gesetz besonders verpflichtet, auch gegenüber Gesellschaftern und Eignern bestimmte Informationspflichten zu erfüllen. Anderenfalls machen sie sich schadensersatzpflichtig oder gar strafbar.

Insbesondere hat der gesetzliche Vertreter über Entwicklungen zu berichten, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden. Hierzu gehören die Planung, Kontrolle und Analyse der Zahlungsmittel.

Eine eventuell vorhandene Zahlungsunfähigkeit muss spätestens nach dem 30.09.2020 beseitigt werden können. Zur Ermittlung einer Zahlungsunfähigkeit ist ein stichtagsbezogener Finanzstatus zu erstellen, der um einen die folgenden drei Wochen umfassenden Finanzplan zu ergänzen ist. Liegt eine fortgeschrittene Krise vor, haben die gesetzlichen Vertreter die Pflicht, eine insolvenzrechtliche Fortbestehungsprognose zu erstellen. Hierin müssen Aussagen über das Vorliegen von Insolvenzantragsgründen, über die Zahlungsunfähigkeit sowie die Überschuldung enthalten sein.

Mithilfe von Ertrags- und Liquiditätsplanung kann ein Unternehmen im Normalbetrieb gesteuert werden, wenn alle Marktkräfte wieder normal wirken. Es muss in der Lage sein, ausreichend liquide Mittel für sich zu generieren, um eigenständig zu leben. Hierzu dienen dann auch interne und externe Finanzierungsquellen.

Jedem Unternehmensinhaber und jedem gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens ist anzuraten, Szenarien für die Zukunft zu entwickeln und in einen Businessplan einzupflegen. Eine damit verknüpfte Liquiditätsplanung lässt Finanzierungsengpässe rechtzeitig erkennen. Die Dokumentation dieser Planungsunterlagen ist Grundhandwerkzeug eines jeden Unternehmens oder sollte es spätestens jetzt werden.

Dieses Handwerkzeug sollten Sie spätestens jetzt – auch in Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater – entwickeln. Sie schaffen damit die Basis für einen Soll-Ist-Vergleich. Sie können damit frühzeitig erkennen, wenn Sie in die Insolvenznähe kommen, und können dann frühzeitig gegensteuern. Ihre Planungen werden sich ständig an neue Entwicklungen anpassen und damit zu einer positiven Fortführungsprognose kommen. Diese Prognose hat eine hohe Bedeutung für die Beurteilung des Problems der drohenden Insolvenzantragspflicht. Der staatlich verordnete Stillstand der Wirtschaft führt zwangsläufig zu einer noch nie geforderten intensiven Prüfung der Existenz- und Überlebensfähigkeit. Die angesprochene neue gesetzliche Regelung löst aber nicht das Problem der möglichen Insolvenzverschleppung.

Die Aussetzung nach COVInsAG nimmt nur kurzfristig die Anspannung in diesen besonderen Zeiten. Wahrscheinlich greifen nach dem 30.09.2020 wieder die alten Rechtsnormen. Selbst bei Verlängerung der Sonderregelung ist rechtzeitig zu prüfen, ob Überschuldung, Zahlungsunfähigkeit oder drohende Zahlungsunfähigkeit gegeben sind. Eine fortlaufende Prüfung dieser Faktoren ist ständig vorzunehmen. Verantwortungsbewusste Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer von Gesellschaften werden dies aus eigenem Interesse tun. Bei Insolvenzverschleppung machen sie sich schadenersatzpflichtig. Die Dokumentation dieser Prüfungstätigkeit, der damit verbundenen Ergebnisse inklusive der positiven Fortführungsprognose exkulpiert die Geschäftsleitung.

Gern unterstützen wir unsere Mandanten dabei.

Kleiner Aufwand – große Wirkung. 5 pfiffige Marketingideen für wenig Geld

„50% bei der Werbung sind rausgeschmissenes Geld. Leider weiß man nicht, welche Hälfte das ist.“ Dieses Zitat, das von Henry Ford stammen soll, zeigt das Dilemma vieler Marketingaktionen. Gerade die klassischen Werbemedien wie Anzeigen, Prospekte, Mailings oder Telefonaktionen sind aufwendig ohne Erfolgsgarantie.

Steuerberater sind keine Marketingexperten. Doch durch die Vielfalt der Branchen unserer Mandanten und den Erfahrungsaustausch im delfi-net Netzwerk lernen wir immer wieder gelungene Beispiele kennen, mit denen Unternehmen mit wenig Einsatz großen Erfolg erzielt haben.

Die Beispiele sind wahrscheinlich nicht 1 zu 1 auf Ihr Unternehmen übertragbar. Lassen Sie sich einfach inspirieren und fragen Sie sich: „Wie könnte es bei mir funktionieren“

1. Empfehlungsmarketing – worüber reden Ihre Kunden?

Weiterempfehlung ist wohl für jedes Unternehmen die beste Form der Werbung. Elektroinstallateur M. sorgt mit drei einfachen Maßnahmen dafür, dass seine Kunden über ihn reden:
Handwerker kämpfen allgemein gegen das Vorurteil, sie seien unpünktlich, hinterlassen Schmutz und sind eher unfreundlich. Bei Installateur Martin passiert genau das nicht: der vereinbarte Termin wird eingehalten (und falls doch etwas Dazwischen kommt, rufen die Mitarbeiter rechtzeitig den Kunden an), die Mitarbeiter haben eigene Hausschuhe dabei und stellen sich mit Visitenkarte dem Kunden vor. Am Vormittag gibt es als kleine Aufmerksamkeit Semmeln für das Frühstück bzw. am Nachmittag ein Stück Kuchen für den Kunden. Das sorgt – vor allem bei den Kundinnen –für einen positiven Überraschungseffekt, über den gern bei Freunden und im Bekanntenkreis berichtet wird.

Und womit überraschen Sie Ihre Kunden?

2. Zusatzprodukte verkaufen – darf es ein bisschen mehr sein?

Zusatzprodukte und Nebenleistungen sind einfacher zu verkaufen – der Kunde ist ja schon da – und haben meist eine höhere Gewinnspanne als das Hauptprodukt. Der Gürtel zum Kleid, ein Kaffee nach dem Essen, das Pflegeprodukt für die Schuhe. Entscheidend ist, dass Sie aktiv danach fragen und sicherstellen, dass es alle Mitarbeiter machen. Sie erhöhen damit nachgewiesenermaßen den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde. 

Friseur Peter hat das perfektioniert. Er selbst hat die Haarpflegeprodukte zwar angeboten, aber seine Mitarbeiterinnen hatten Hemmungen vor dem „Verkaufsgespräch“.  Jetzt steht auf dem Spiegel – in den sowohl Friseur als auch Kunde schauen – die Ankündigung „Während der Haarwäsche wird Ihnen Ihr Friseur unsere Haarpflegeprodukte empfehlen“. Der Verkauf von Haarpflegeprodukten ist um 40% gestiegen.

Wie stellen Sie sicher, dass Kunden von Ihren Zusatzprodukten erfahren?

3.  25/29 Marketing – kennen Sie Ihr Nachbarschaftspotenzial?

Postwurfsendungen und Werbebriefe landen oft im Papierkorb, weil Ihr Angebot in der Werbeflut untergeht und der Bezug zu Ihrem Unternehmen fehlt. Dabei haben Sie häufig einen nahe liegenden Anknüpfungspunkt: Sie sind für einen Kunden in der Nachbarschaft tätig.

Schreiner Robert nutzt jeden seiner Aufträge, um dezent in der Nachbarschaft auf sich aufmerksam zu machen. Wenn er beispielsweise eine neue Küche in Haus Nr. 27 einbaut, schreibt er – natürlich mit Einverständnis des Kunden –  einen Brief an die Nachbarn von Haus Nr. 25 und 29 (deshalb die Bezeichnung 25/29-Marketing) mit dem Tenor „Wir wollten Sie vorwarnen und uns im Vorfeld schon einmal entschuldigen: am 17.7. bauen wir bei Ihrer Nachbarin Müller eine neue Küche ein. Da kann es ein bisschen lauter werden und der LKW steht in der Straße. Als kleine Entschädigung bieten wir Ihnen an, dass unsere Monteure quietschende Scharniere kurz ölen oder Küchentüren richten, die nicht mehr perfekt schließen. Klingeln Sie einfach kurz bei Ihrer Nachbarin, wir kommen dann nach getaner Arbeit zu Ihnen.“

Wie gewinnen Sie die Aufmerksamkeit der Nachbarn?   

4. Huckepack-Marketing – wer hat die gleiche Kundengruppe?

Sie können viel Geld für den Kauf von Adressen ausgeben, und je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto teurer wird es. Denken Sie zu erst darüber nach, ob es andere Unternehmen gibt, die die gleiche Kundengruppe ansprechen wie Sie. Denn mit diesen können Sie gemeinsame Aktionen starten, bei denen Sie sich gegenseitig empfehlen.

Buchhändlerin Beate hat sich mit dem Teeladen von Doris zusammengetan. Alle zwei Monate gibt es den Genießerabend abwechselnd im Teegeschäft und im Buchladen. Es werden aktuelle Bücher vorgestellt und es gibt drei bis fünf Teesorten zum Probieren. Jeder schreibt dazu seine eigenen Kunden an und empfiehlt somit nicht nur sich sondern auch das andere Geschäft. So hat jeder seine Kundenbasis auf einen Schlag verdoppelt. Die beiden überlegen jetzt, das zu erweitern. Im Herbst wollen sie einen Kaminabend veranstalten beim Kachelofenbauer.

Mit wem können Sie kooperieren?  

5. Die Gretchen-Frage –  was kostet bei Ihnen…?

Die Frage nach dem Preis ist für viele unangenehm. Sei es aus Angst, den Kunden sofort zu vergraulen, weil der Preis zu hoch ist oder einen zu niedrigen Preis zu nennen und ein schlechtes Geschäft abzuschließen. Gerade bei Dienstleistungen lässt sich im Vorfeld oft kein eindeutiger Preis nennen. Aber die Frage des Kunden ist berechtigt.

Maler Stefan hat früher bei dieser Frage immer herumgedruckst: „Das kommt darauf an, da muss ich erst mal schauen, das geht von bis“. Und viele Kunden haben dann gemeint, sie würden sich erst noch Mal umschauen und sich dann wieder melden. Jetzt hat er sich einen Gesprächsleitfaden erstellt. Konkret mit dem Ziel, einen Besuch beim Kunden zu vereinbaren: „Danke für Ihren Anruf. Gern mache ich Ihnen ein Angebot für die Renovierung Ihrer Wohnung. Vorab eine kurze Frage: Wie sind Sie denn auf uns gekommen? (dadurch schafft er ein positives Gesprächsklima und stellt eine Beziehung her) – Prima. Ein paar Rahmendaten vorweg (hier zeigt er Kompetenz, indem er nach Raumhöhe, Untergrund, Kundenvorlieben fragt) Mein Vorschlag: ich schaue mir Ihre Wohnung an, wir besprechen Ihre individuellen Wünsche und dann reden wir natürlich auch über den Preis.“ In 80% der Fälle bekommt er den Termin und wiederum in 80% der Fälle den Auftrag.  

Wie lautet Ihre Antwort auf die Frage nach dem Preis?