Die 10 häufigsten Fehler bei der Finanzplanung

Im letzten Beitrag „Liquiditätsplanung macht´s möglich“ haben Sie Tipps erhalten, wie Sie immer ausreichend Unternehmenstreibstoff im Tank haben. Und hier die Hitliste, warum es manchmal nicht klappt.

1. Mit der jährlichen Planung wird zu spät begonnen, und die zeitliche Realisierung wird unterschätzt.

2. Der Umsatz wird positiver angesetzt, als er zu erwarten ist.

3. Diskrepanz zwischen Umsatzentwicklung und Betriebskostensteigerung

4. Überschreitung des Finanzbudgets durch nicht eingeplante zusätzliche Investitionen – fehlende Reserven

5. Öffentliche Finanzierungshilfen werden nicht beantragt bzw. Kombinationsmöglichkeiten nicht ausgeschöpft – Zinsersparnis wird unterschätzt.

6. zu geringe Working-Capital-Finanzierung

7. Verwendung kurzfristiger Kredite (Kontokorrent) für die Finanzierung langfristiger Investitionen – keine Kongruenz

8. Szenarien (Best Case/Worst Case) werden nicht durchgespielt – die frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken entfällt.

9. fehlende Anpassungen der Planung bei Änderungen maßgeblicher Prämissen während des Jahres

10. Die Hausbank verweigert Anschlusskredite zur Ausweitung der Umsatztätigkeit, weil zum Beispiel nicht rechtzeitig mit der Bank verhandelt wurde oder konzeptionelle Unklarheiten bestehen.

Unser Angebot steht: Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!



Sparschwein mit Zitat

Liquditätsplanung – immer genug Treibstoff im Unternehmenstank

Wussten Sie, dass ein Großteil aller Insolvenzen von jungen Unternehmen in den kritischen ersten fünf Jahren auf Liquiditätsschwierigkeiten zurückgeht? Der Grund dafür ist meistens, dass die Unternehmer den Kapitalbedarf für Wareneinkäufe und Forderungen zu niedrig einschätzen. Doch auch alteingesessene Unternehmen kann es treffen, wenn sie die Zahlungsfähigkeit nicht im Blick haben.

Mit Liquiditätsplanung immer flüssig bleiben

Eine sorgfältige und fortlaufende Liquiditätsplanung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer ein absolutes „Muss“. Sie umfasst die nächsten sechs, besser noch zwölf Monate. Anders als bei der Buchführung, in der Sie nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben festhalten, stellen Sie bei der Liquiditätsplanung Ihre geplanten und zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Diese sollten Sie nach den Rubriken (Konten) erfassen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten usw.).

Aus der Differenz der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ergibt sich der monatliche Überschuss, den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag heraus, den Sie schnellstmöglich beheben sollten.

Sparschwein mit Zitat

Überlegen Sie:

  • Welche fixen Kosten fallen an (z.B. Miete, Personal)?
  • Wann fallen Zinszahlungen und Tilgung für Kredite an?
  • Bis wann müssen Sie Verbindlichkeiten bei Lieferanten beglichen haben?
  • Wann werden Ihre Kunden (voraussichtlich) welche Rechnungen bezahlen?
  • Welchen Umfang hat Ihr Kontokorrentkredit bei Ihrer Bank?
  • Welche weiteren Kreditspielräume stehen Ihnen zur Verfügung?
  • Welche eigenen Reserven können Sie einbringen, wenn das Geld knapp wird?

Die für die Liquiditätsplanung erforderlichen Zahlen finden Sie:

  • auf dem Girokonto (Höhe Ihres möglichen Überziehungskredits bzw. Kontokorrentkredits)
  • bei den offenen Forderungen, also noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden
  • bei den offenen Verbindlichkeiten, also Ihren noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten
  • bei den Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kreditverträgen, Leasingverträgen (Ihre fixen Kosten)

Mögliche Hilfen bei drohender Unterdeckung

  • Kunden kein zu langes Zahlungsziel einräumen
  • Skonto bei schneller Bezahlung anbieten
  • Anzahlungen oder Teilzahlung vereinbaren
  • Kontokorrentkredite bei Ihrem Kreditinstitut nur kurzfristig und nicht für langfristige Investitionen ausnutzen
  • Ausgaben/Zahlungen nach Absprache mit den Lieferanten verschieben
  • „frisches“ Beteiligungskapital besorgen
  • Abtretung der Forderung an Ihr Kreditinstitut oder Factoring
  • massives Eintreiben von Forderungen (z.B. mit Inkassounternehmen)
  • im schlimmsten Fall: Teile des Unternehmensvermögens verkaufen

Liquiditätsreserve

Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit über eine „eiserne“ Reserve verfügen können. Diese eigenen flüssigen Mittel sind, zusammen mit Ihrer Kreditlinie bei der Bank, Ihre Liquiditätsreserve. Faustregel: Die Liquiditätsreserve muss für drei Monate ausreichen.

Faustregel Liquidität und Kredite

Langfristige Kapitalbindungen (Anlagevermögen, Vorräte, ausstehende Forderungen) sollten Sie über langfristige Finanzierungen (Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital) finanzieren. Kurzfristige Verbindlichkeiten können Sie über den Kontokorrentkredit abdecken. Als Faustformel gilt: Mindestens ein Monatsumsatz ist immer in Forderungen gebunden. Achtung: Mit steigendem Umsatz nimmt auch der Kapitalbedarf für dessen Vorfinanzierung zu.

Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!

Belegausgabepflicht – neue Spielregeln beim Bargeldverkehr

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.

Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt, einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!

Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte. Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.

Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabe­pflicht verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.

Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab 01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen Registrierkasse aktiviert sein.

Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.

Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab, dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.

Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten. Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz sind.

Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
  • GoBD vom 14.11.2014

Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus, dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na, dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen) haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!

Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher, dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.

Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich) keine Probleme.

Nicht Kür, sondern Pflicht: E-Mails (rechts-)sicher archivieren

Auch wenn die digitale Kommunikation anfängt, die Mails hinter sich zu lassen und über Messenger-Dienste wie WhatsApp und Co. zu laufen – in den meisten Betrieben spielt die E-Mail heute immer noch die Hauptrolle.

Archivieren Sie Ihre E-Mails? Sollten Sie aber. Mails unterliegen denselben Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften wie Ihr Papier-Schriftverkehr. Und da reden wir in der Regel von einem Zeitraum von zehn Jahren für geschäftlichen Schriftverkehr – vom Angebot über die Rechnung und Verträge bis hin zur Zahlungsanforderung.

Welche E-Mails müssen archiviert werden – gibt es Ausnahmen?

Alle E-Mails, die mit der Abwicklung Ihres Tagesgeschäfts entstehen, sind prinzipiell archivierungspflichtig. Und dann auch nicht nur die Mails selbst, sondern auch die Anhänge der Mails.

Ausnahmen:

  • Reine Terminbestätigungen oder weitergeleitete Links kann man von der Archivierung ausnehmen.
  • alle Mails, die nur als sog. „Container“ dienen: Gemeint sind Mails, die im Text lediglich auf den Anhang verweisen. Häufig sind das Mails, an die Eingangsrechnungen für Sie angehängt sind. Oder ein Geschäftspartner hat Ihnen sonstige Dokumente im Anhang gesandt (Verträge/Angebotsannahmen …).

Vorsicht: Die rechtliche Sicht ist die eine Sache – Ihr eigener Archivierungsbedarf kann sogar darüber hinausgehen (Sie wollen den Eingang der Auftragsbestätigung mit Datum dokumentieren …).

Dann archivieren wir doch einfach alle Mails?

Die archivierungspflichtigen und -würdigen Mails aus dem großen Posteingangskorb herauszufiltern ist natürlich eine Herausforderung.

Wenn Sie aber alle Mails archivieren, wird Ihr Mailarchiv schnell sehr groß werden – und auch wenn heute Speicherplatz „nichts mehr kostet“, die Kapazitäten auf Ihrem Rechner oder Server sind da begrenzt. Und die Archivierungsdienstleister lassen sich den Platz ganz gut bezahlen.

Welche Mails dürfen gar nicht oder nur eine bestimmte Zeit archiviert werden?

Die Datenschutz-Grundverordnung macht das Thema nicht einfacher: Personenbezogene Daten unterliegen danach einem besonderen Schutz.

  • Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den persönlichen Mailverkehr über Ihr System erlaubt haben, dürfen Sie die Mails überhaupt nicht einsehen oder gar speichern.

Tipp: Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Regelung, nach der private Mails (wenn Ihre Mitarbeiter ein Firmenhandy oder -tablet haben, auch Dienste wie WhatsApp und Co.) ausschließlich über private Accounts oder private Geräte gesendet und empfangen werden.

  • Bewerbungsunterlagen fallen auch unter diese Rubrik.

Tipp: Wenn Sie sich einen Bewerberpool aufbauen wollen, holen Sie sich erstens die schriftliche Erlaubnis der Bewerber ein, die Unterlagen aufbewahren zu dürfen. Außerdem sollten Sie immer wieder dokumentieren, wofür Sie die Unterlagen immer noch brauchen, zum Beispiel über die Dokumentation von Telefonaten oder durch regelmäßige kleine Newsletter an Ihre potenziellen Bewerber.

  • Auch Kundendaten können unter das Aufbewahrungsverbot fallen. Der Kunde ist keiner mehr, daher sind Sie nach angemessener Zeit verpflichtet, die Daten zu löschen.

Anforderungen an Ihre E-Mail-Archivierung

  • Vollständigkeit: Es muss sichergestellt werden, dass archivierungspflichtige Mails nicht vor der Archivierung gelöscht werden können. Auch im Archiv selbst dürfen keine Dokumente oder Teile – etwa der Header oder ein Anhang – verloren gehen.
  • Manipulationssicherheit: Es muss sichergestellt sein, dass das archivierte Dokument mit dem Original übereinstimmt und keine Änderungen vorgenommen werden können.
  • Verfügbarkeit: Die Mail muss mit adäquatem (zeitlichem) Aufwand auffindbar sein.
  • Maschinelle Auswertbarkeit – da diese gewährleistet sein muss, ist zum Beispiel eine Archivierung über ein gedrucktes Archiv nicht sinnvoll.

Was tun?

Wie können Sie jetzt aber die archivierungspflichtigen Mails herausfiltern? Drei Maßnahmen bringen Sie an dieser Stelle schon ziemlich weit:

  • Schulung Ihrer Mitarbeiter: Welche Mails müssen archiviert werden und welche nicht?
  • Einrichtung von getrennten Postfächern und entsprechenden Mailregeln, die die Vorauswahl erleichtern.
  • Archivierung nicht im Mailprogramm (Outlook und Co.) selbst, sondern über eine professionelle Lösung, die auf Ihren Mailserver aufsetzt.
    Eine der meistgenutzten Software ist Mailstore – hier gibt es insbesondere für kleinere Betriebe unter zehn Mitarbeitern bezahlbare Lösungen.

Tipp: Sprechen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten an, der sich mit solchen Themen professionell beschäftigt.

Update Baukindergeld

Wenn Sie zwischen dem 01.01.2018 und dem 31.12.2020 erstmals Wohneigentum bilden, haben Sie Anspruch auf Baukindergeld,wenn Kinder unter 18 Jahren bei Antragstellung in Ihrem Haushalt leben. Für Kinder, die nach Antragseingang geboren werden, kann kein Baukindergeld beantragt werden. Das Baukindergeld beträgt 100 € je Kind pro Monat und wird für maximal zehn Jahre gezahlt.

Der Antrag muss innerhalb von sechs Monaten (bisher drei Monate) bei der KfW eingehen.

Voraussetzung für die Gewährung des Baukindergelds ist, dass Ihr jährliches Haushaltseinkommen bei einem Kind maximal 90.000 € beträgt. Das Einkommen erhöht sich um 15.000 € für jedes weitere Kind.

Nicht mehr gefördert werden ab 17.05.2019:
• Ferien- oder Wochenendhäuser sowie Ferienwohnungen
• Erwerb von Wohneigentum, das bereits früher im Eigentum eines Haushaltsmitglieds stand
• Übertragung von Wohneigentum im Wege der (vorweggenommenen) Erbfolge, testamentarischen Verfügung oder Schenkung
• Erwerb oder Eigentumsübertragung zwischen Ehegatten, Lebenspartnern oder Partnern einer sonstigen auf Dauer angelegten Lebensgemeinschaft

Bargeld lacht? Ab 2020 ist die Kassenführung noch weniger lustig

Wer in seinem Betrieb mit Bargeld zu tun hat, steht seitens des Finanzamtes unter Generalverdacht der „Einnahmenverkürzung“ und damit der Steuerhinterziehung. Daher schraubt die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kasse“ immer höher.

Ab dem 01.01.2020 zündet der Fiskus nun die nächste Stufe im Kampf gegen das Schwarzgeld. Im Fokus: die elektronischen Kassensysteme.

Folgende verschärfte Anforderungen muss Ihr elektronisches Kassensystem zukünftig erfüllen:

  1. ein Schutzmodul – eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier gibt es drei Bestandteile:

Erstens, das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass (Kassen-)Eingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Zweitens, das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Drittens, die digitale Schnittste

Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfzwecke gewährleisten.

Jedes zertifizierte Kassensystem bzw. Sicherheitsmodul verfügt über eine individuelle Seriennummer. Jedem Geschäftsvorfall und anderem Vorgang wird u.a. eine eigene Transaktionsnummer zugewiesen. Die Transaktionsnummern sind so beschaffen, dass Lücken erkennbar sind. Des Weiteren wird für jeden Vorgang ein Prüfwert generiert sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes erfasst.

Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Informationstechnik (BSI). Hierfür sorgt Ihr Kassenaufsteller.

  1. eine Belegausgabeverpflichtung

Ab 2020 gilt erstmals eine grundsätzliche Belegausgabeverpflichtung, allerdings nur bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems – egal, ob die Kunden den Beleg mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Details finden Sie in dieser Ausgabe in einem weiteren Artikel und erfahren Sie von Ihrem steuerlichen Berater.

  1. Mitteilungspflichten über Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme von Aufzeichnungssystemen

Ab 01.01.2020 müssen sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Hierzu soll ein amtliches Formular genutzt werden, das es aber noch nicht gibt.

 Achtung:

  • Alle vor 2020 angeschafften Systeme müssen bis 31.01.2020 gemeldet werden.
  • Beim Neukauf einer Registrierkasse ab dem 01.01.2020 brauchen Sie einen Zertifizierungsnachweis.

Eine Übergangsregelung verschafft Ihnen Luft bis 31.12.2022.

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die grundlegenden Aufzeichnungsanforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit den oben genannten Funktionen aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Im Umkehrschluss müssen Kassensysteme, die mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bereits ab 01.01.2020 über eine solche verfügen. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

PC-Kassensysteme sind von der Ausnahmeregelung nicht umfasst und dürfen damit ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 01.01.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

Kassensysteme, die nicht nachrüstbar sind und vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen entsorgt und durch ein neues System ersetzt werden.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller oder uns auf, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit Umsatzzuschätzungen von nicht selten zehn bis 15 Prozent durch den Prüfer konfrontiert werden, weil Ihr System nicht „ordnungsgemäß“ ist.

Titelblatt Lotse 2020

Lotse Winterausgabe 2020

Die aktuelle Ausgabe ist bei unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen
  • Sonder-AfA für Mietwohnungen ist da!
  • Update Baukindergeld
  • E-Mails (rechts-)sicher archivieren
  • Kassenführung 2020
  • Belegausgabepflicht
  • Liquiditätsplanung macht’s möglich
  • Was macht eigentlich ein Steuerfachwirt
Titelseite Lotse Januar 2020
Entscheidungsbaum Homeoffice

Home Office – Infografik Vor- und Nachteile

Flexibel Arbeiten, um Arbeit und Familie in Einklang zu bringen. Das wünschen sich zunehmend mehr Mitarbeiter. Und wenn es technisch und inhaltlich passt, ist es ein Pluspunkt für einen attraktiven Arbeitsplatz. Doch es gibt nicht nur Vorteile. In unserer Infografik haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile gegenüber gestellt.

Was macht eigentlich ein … Mitarbeiter Jahresabschlusserstellung?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Verena Heiter*

Guten Tag, mein Name ist Verena Heiter und ich bin gelernte Steuerfachangestellte. Ich bin 47 Jahre alt und verdanke meine Berufswahl meiner damaligen Leidenschaft für Tetris. Meine Mathematiklehrerin hat mir empfohlen, einen zahlenorientierten Beruf zu wählen, bei dem logisches Denken erforderlich ist. Und die Mutter einer Schulkameradin war Steuerberaterin, bei der ich ein Ferienpraktikum gemacht habe. Da wusste ich, das ist das Richtige für mich.

Was damals noch gar nicht absehbar war, ist jetzt ein Riesenvorteil: Wir arbeiten digital in der Kanzlei, und ich kann zwei Tage die Woche von zu Hause arbeiten. Mein Vater ist jetzt 79 und lebt, seit meine Mutter vor drei Jahren gestorben ist, bei uns im Haus. So habe ich neben der Arbeit Zeit, mich um ihn zu kümmern.

Heute bin ich zu Hause und habe mir den Tag für den Jahresabschluss von Maler Fleck reserviert. Dazu habe ich mich gestern in der Kanzlei noch einmal mit Nicole Sommer, die seine Buchhaltung macht, abgestimmt und die von ihr vorbereiteten Unterlagen in die Arbeitspapiere zum Jahresabschluss übernommen.

Jetzt gehe ich Punkt für Punkt die Bilanzpositionen vom Anlagevermögen über Umlaufvermögen, Rückstellungen und Kapitalkonten durch. Ich will Sie als Leser hier gar nicht groß langweilen mit Fachchinesisch und Paragrafen, in der Kanzlei verwenden wir bei GmbHs eine besondere Checkliste, die ich Schritt für Schritt abarbeite.

Hier ein kurzer Auszug einiger wichtiger Bewertungs- und Prüfpunkte:

  • Ich schaue mir die Neuanschaffungen im Anlagevermögen an und prüfe, ob mögliche Sonderabschreibungen – wir nennen das bei uns gern auch die Mittelstands-AfA – in Anspruch genommen werden können; eventuell gebildete Investitionsabzugsbeträge bei getätigten Investitionen auflösen.
  • Maler Fleck macht natürlich eine Inventur. Hier schaue ich mir insbesondere die Bewertung der Waren zum Einkaufswert an.
  • Sind die halbfertigen Arbeiten vollständig? Dazu schaue ich mir die Ausgangsrechnungen vom Folgejahr durch, kontrolliere den Leistungszeitraum, vergleiche die halbfertigen Arbeiten mit den erhaltenen Anzahlungen.
  • Ich berechne die Rückstellung für Archivierung – auch ein Maler hat ganz schön viele Ordner: Hierzu werden die Raumkosten ermittelt, wird die Archivgröße geprüft und werden die Daten in das bereits vorliegende Excel-Tool eingearbeitet.
  • Eine Betriebsprüfung steht an, sodass hierfür ebenfalls eine Rückstellung gebildet werden kann.
  • Und natürlich sind auch offene Kundenrechnungen vorhanden, die ich mit Maler Fleck abstimme und nach Rücksprache Einzelwertberichtigungen bilde bzw. die Forderungen ausbuche.
  • Zu den Routineaufgaben gehört es, eine Umsatzsteuerverprobung durchzuführen und die Gewerbesteuerrückstellung zu berechnen.
  • Auch die nicht abzugsfähigen Schuldzinsen wollen ermittelt werden.

Wenn die Checkliste abgearbeitet ist und alle abschlussrelevanten Buchungen erfolgt sind, bereite ich die Unterlagen für die Besprechung mit dem Mandanten vor. Dabei werden anstehende Bewertungsfragen mit Maler Fleck besprochen und Entscheidungen gefällt.

Erst dann erfolgt die endgültige Verarbeitung und Erstellung des Bilanzberichts. Nach Unterschrift durch den Mandanten werden die Daten dann elektronisch an das Finanzamt und die Banken gesendet.

Jeder Jahresabschluss hat seine Besonderheiten, und ich schätze an meiner Arbeit, dass ich mich in die unterschiedlichsten Branchen hineindenken kann und indirekt an deren Erfolgszahlen mitwirke.

Ach, übrigens, Tetris spiele ich zwar nicht mehr. Dafür nutze ich meine logischen Fähigkeiten seit einiger Zeit bei Online-Spielen wie „The Stanley Parable“. Jede Entscheidung führt zu einem anderen Ergebnis – so gesehen ähnelt es also der Erstellung eines Jahresabschlusses.

* Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉

KASSENNACHSCHAU – Unverhofft kommt oft und künftig immer öfter

Alle wissen es, doch kaum einer glaubt, dass es wirklich so kommt.

Seit 2018 ist die Kassennachschau durch das Finanzamt möglich – ohne Ankündigung!

Es ist Realität: Die Prüferinnen und Prüfer kommen unangemeldet in die Geschäftsräume und kontrollieren überfallartig die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die dürfen das.

Na gut, sagen Sie sich wahrscheinlich. Meine Kassenführung ist in Ordnung. Was soll da schon passieren?

Und dann passiert es

Der ausgewiesene Amtsträger gibt sich ganz entspannt bei der Betrachtung der Kasse und Belege … und fragt plötzlich nach einem Handbuch für die Kasse(n) und nach einer Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

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