Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen
Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.
Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt,
einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich
vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn
liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen
Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!
Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte.
Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber
eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische
Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte
Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte
Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.
Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein
Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss
diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche
und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabepflicht
verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.
Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang
mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab
01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen
Registrierkasse aktiviert sein.
Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung
gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die
wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.
Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter
selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische
Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung
eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit
einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat
möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab,
dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.
Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen
möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als
Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu
informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten.
Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20
Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten
beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz
sind.
Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem
Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift
des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
- Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder
Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
- anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die
Steuerbefreiung
- Seriennummer des elektronischen
Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
- Betrag je Zahlungsart
- Signaturzähler
- Prüfwert
Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie
sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:
- Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen
Grundaufzeichnungen
- Verordnung zur Bestimmung der technischen
Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im
Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
- Anwendungserlass zu § 146a AO
- 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
- GoBD vom 14.11.2014
Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus,
dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt
fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na,
dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen)
haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer
Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen
geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie
ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!
Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen
Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher,
dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.
Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich)
keine Probleme.