Titel Lotse Juli 2020

Lotse Sommerausgabe 2020

Der aktuelle Lotse ist da.

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Zahlungsunfähigkeit droht – was tun?
  • Die 7 Kernaussagen des COVInsAG im Überblick
  • Planung – jetzt wichtiger denn je
  • Was wäre wenn – was tun im Ernstfall
  • Videolust statt Reisefrust
  • Onboarding der Azubis

Videolust statt Reisefrust – warum Videokonferenzen auch künftig sinnvoll sind

In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.

Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:

  • Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
  • Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
  • Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
  • Die Umwelt dankt es uns – weniger Verkehrsaufkommen, Staus vermeiden und keine Parkprobleme. Wir können alle unseren Beitrag zur Klimastabilisierung leisten.

Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht.

Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:

  1. Sie sehen Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers. Auch wenn es manchmal aus technischen Gründen ruckelt, wird eine engere Bindung erzeugt als nur über die Stimme.
  2. Sie können Ihren Bildschirm teilen: die Besprechungspunkte in einer Teamsitzung, in der Sie für alle sichtbar die Ergebnisse festhalten. Das Angebot für den Kunden, das Sie live kommentieren. Oder Sie entwickeln gemeinsam eine Idee mithilfe von Mindmap-Lösungen. (Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen.)

Diese zwei Punkte sorgen dafür, dass die Teilnehmer den Inhalten besser folgen können und konzentrierter an der Sache arbeiten.

Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:

  • Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
  • Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
  • Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
  • Ein aufgeräumter Schreibtisch minimiert weitere Ablenkungen und hilft bei der Fokussierung auf das Thema.
  • Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
  • Wir sind 10 Minuten vorher bereits im Meeting-Raum. Sie können gern dazukommen, wenn Sie die Technik noch mal kurz justieren möchten. Oder Sie versorgen sich in aller Ruhe mit Getränken und öffnen die Dateien, mit denen wir dann arbeiten werden.
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit Ihnen, sodass wir gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Bei Bedarf können wir die Rollen auch tauschen, sodass Ihr Bildschirm übertragen wird.
  • Je nach Bedarf legen wir Pausen ein, hier stimmen wir uns kurzfristig während der Besprechung ab.

Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.

Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen. Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.

Was macht eigentlich eine… Kommunikations- und Beziehungsmanagerin?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.
Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.
Dieser Bericht ist bereits im März entstanden als wir alle noch normal im Büro gearbeitet haben, Kindergärten und Schulen geöffnet waren und die Großeltern sich um die Kinder kümmern konnten. Wir freuen uns schon, wenn wir diese Normalität wieder annähernd erreichen.

Ein Tag im Leben von Lisa Fix*

Guten Tag, ich bin Lisa, 32 Jahre jung und gelernte Bürofachkraft. Diese Bezeichnung – genauso wie Sekretärin – finden wir in der Kanzlei allerdings nicht wirklich passend. Deshalb haben wir überlegt, was der Kern meiner Aufgaben ist, und Kommunikationsmanagement und Beziehungspflege haben das Rennen gemacht.
In einem englischen Journal habe ich einmal von einer Sekretärin gelesen, die auf ihrer Visitenkarte den Titel „Director of First Impression“ stehen hat. Das finde ich klasse, im Deutschen klingt es nur leider nicht so gut. Doch es drückt sehr gut aus, was meine Verantwortung ist und wie ich meine Aufgabe verstehe.

Als Visitenkarte der Kanzlei sorge ich also für einen gelungenen ersten und natürlich auch zweiten Eindruck – am Telefon mit meiner Stimme und in der Kanzlei, indem ich mich um Ordnung und gutes Aussehen der Räume und Unterlagen kümmere. Große Freude macht es mir, wenn ich Mandanten überraschen kann. Wenn möglich merke ich mir zum Beispiel, was der Mandant bei einer Besprechung getrunken hat. Und beim nächsten Besuch frage ich dann: „Darf ich den Kaffee so servieren wie beim letzten Mal: ohne Milch und mit zwei Stück Zucker?“ Das verblüffte Gesicht ist Gold wert.

Ich starte in der Kanzlei um 8 Uhr, nachdem ich meinen Sohn Max in den Kindergarten gebracht habe. Unser Cocker Spaniel Chili wird meistens von meinem Vater betreut, doch wenn er mal keine Zeit hat, kann ich ihn auch in die Kanzlei mitbringen wie heute. Er verbreitet bei allen gute Laune, und meine Kollegin Nicole hat ihn jetzt zum Feelgood-Manager ernannt.

Bis 9 Uhr kümmere ich mich um den Post- und Informationseingang. In digitalen Zeiten und mit den vielen Kanälen jongliere ich hier mit den unterschiedlichsten Medien:

  • Anrufbeantworter abhören und Infos weitergeben
  • Schauen, was im Fax liegt (ja einige Mandanten nutzen das noch)
  • Briefpost wird eingescannt, verschlagwortet, Mitarbeitern zugeordnet und bei Bedarf mit Fristen versehen
  • Mails checken und weiterleiten
  • die Facebook-Seite der Kanzlei aufrufen, auch hier bekommen wir ab und zu mal Infos und Anfragen
  • und in meiner eigenen Inbox schauen, welche Aufträge von Chefs und Kollegen eingegangen sind

Den Vormittag dreht sich dann alles rund ums Kanzleicontrolling. Das bedeutet Zeitaufschreibung verproben, Auswertungen erstellen und auch Rechnungen schreiben. Am Nachmittag darf ich dann ein Rundschreiben für die Mandanten vorbereiten. Auch oder gerade weil ich nicht vom Fach bin, lese ich das immer mit Mandantenaugen und versuche einen frischen und modernen Schreibstil zu finden. Es wäre doch schade, wenn wichtige Themen und Tipps von den Mandanten nicht gelesen werden, weil sie sich nicht angesprochen fühlen.

Den Tagesabschluss bilden dann die Ausgangspost und das digital geführte Fristenkontrollbuch.

Meine Arbeit ist abwechslungsreich und macht mir wirklich Freude. Denn alle wissen, dass ich ihnen mit meiner Unterstützung den Rücken frei halte, damit jeder das macht, was er am besten kann. Für Chef und Kollegen ist das die fachliche Arbeit und bei mir: Menschen ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Team Schreibtisch

Warum Ausbilden wichtig ist und welche Spielregeln dabei gelten

Unternehmensführung, Personalmanagement, Personalführung, Kapazitätsplanung sind nur ein paar Beispiele für das, was von Ihnen als Unternehmer zusätzlich zum Fachwissen abgefordert wird. Kein Geheimnis ist, dass es im Personalbereich zunehmend schwieriger wird. Nicht nur beim Recruiting, sondern auch im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern sind Fehler manchmal schnell existenzbedrohend.

In allen Kreisen, selbst an Stammtischen, wird der akute Fachkräftemangel beklagt. Manche Unternehmer haben aus diesem Grund schon den Betrieb aufgegeben. Das ist eine traurige Tendenz, die sicherlich noch zunehmen wird.
Aber was tun? Ein Baustein hierzu kann die Ausbildung sein, gefolgt von guter Personalführung. Leichter gesagt als getan, denn nicht immer ist das Ausbilden aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen möglich.

Rechtlich dürfen Sie nämlich nur dann ausbilden, wenn Sie die fachliche Eignung dazu haben, sprich die Ausbildereignungsprüfung abgelegt haben. Das können auch Mitarbeiter sein, die die Azubis betreuen. Zu dieser fachlichen Eignung gehören im Wesentlichen die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse oder berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse.

Im Handwerk ist darüber hinaus im Einzelfall nur fachlich geeignet,wer die entsprechende Meisterprüfung bestanden hat oder dessen fachliche Eignung von der Handwerkskammer widerruflich anerkannt wurde.

Diese rechtliche Voraussetzung wird übrigens durch die nach Landesrecht zuständigen Behörden überwacht. Dabei können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Das soll Sie aber bitte jetzt nicht abschrecken, denn wenn Sie weiterlesen, zeigen wir Ihnen auf, dass es sich wirklich lohnt auszubilden.

Tatsächlich werden Sie trotz erfüllter rechtlicher Voraussetzungen nur dann ausbilden, wenn die Ressourcen, insbesondere die zeitlichen und personellen Kapazitäten dafür vorhanden sind.

Das erinnert dann aber sehr an die Geschichte von dem Autor Stephen Covey:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zersägt. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit. Der Spaziergänger tritt etwas näher heran und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre
Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“ Der Holzfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“


Ähnlich geht es doch vielen bei der Ausbildung auch: Haben Sie nicht selber schon Unternehmer sagen hören: „Für Ausbildung haben wir keine Zeit!“

Dabei gibt es so viele Vorteile auszubilden:
• Sie ziehen sich Ihren Nachwuchs selbst heran. Auf Fachkräfte von außen sind Sie dann nicht mehr so sehr angewiesen.
• Sie formen die jungen Leute, wie es Ihr Betrieb erfordert, und geben ihnen gleich Ihre Unternehmensphilosophie mit.
• Wenn die Azubis dann ausgelernt haben, brauchen Sie keine lange Zeit der Einarbeitung mehr.
• Sie kennen bereits die Stärken und Schwächen der Einzelnen, sodass Sie die jungen Leute nach der Ausbildung gezielt einsetzen können. Frust-Kündigungen, weil jemand am falschen Platz ist, bleiben Ihnen erspart.
• Fachkräfte zu finden ist teuer. Headhunter verlangen oft ein Viertel des Jahresgehalts an Provision. Umgerechnet ist das circa das erste Jahresgehalt eines Azubis. Ab dem zweiten Lehrjahr trägt er sich dann oftmals schon alleine.
• Junge Leute haben andere Ideen und Fähigkeiten. Sie werden zum Beispiel mit der Digitalisierung anders umgehen als langjährige Mitarbeiter.
• usw.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie jetzt sagen, okay, ich will ausbilden, dann informieren Sie sich bitte bei Ihren Kammern oder Verbänden über die für Ihren Betrieb geltenden Voraussetzungen. Wichtig: Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern, die nachher die jungen Leute ausbilden sollen. Holen Sie diese schon frühzeitig mit ins Boot und binden Sie diese auch schon in das Vorstellungsgespräch ein. Denn, derjenige, der nachher die Hauptlast bei der Ausbildung trägt, sollte auch ein Veto-Recht bei der Einstellung haben. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil für die Ausbildung: Ihre Mitarbeiter suchen sich aus, mit wem sie arbeiten wollen. Das ist gelebte Wertschätzung.

Titel Lotse April

Lotse Frühjahr 2020

Es scheint wie vor langer Zeit – wir haben eine Lotse-Ausgabe erstellt, bevor die Krise zugeschlagen hat.

Die Inhalte haben ebenso Ihre Gültigkeit und Berechtigung und als Ablenkung vom alles beherrschenden Thema durchaus geeignet.

Lotse Titelblatt
Titel Blogbild Fördermittel

Fördermittel, Zuschüsse, KfW-Kredit – Lotse Spezial

In dieser Ausgabe finden Sie die aktuellen Informationen

  • Fördermöglichkeiten des Bundes für Unternehmen mit maximal 10 Mitarbeitern
  • KFW-Kredit für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern
  • Beratungsförderung durch die BAFA bis € 4.000
  • Steuerfreie Zahlungen an Mitarbeiter bis € 1.500
  • Zuschussmöglichkeit für Kinderbetreuung
Titelblatt Lotse

Krisenbewältigung – Lotse Spezial

Viele Hilfspakete sind schon auf den Weg gebracht oder kurz davor. In diesen turbulenten Zeiten heißt es Ruhe und Überblick bewahren.

Wir haben Ihnen in unserer Lotse Spezialausgabe auf 4 Inhaltsseiten die wichtigsten Handlungsempfehlungen zusammengestellt. Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung. Sprechen Sie uns an.

Titelseite Lotse Crorona

Die 10 häufigsten Fehler bei der Finanzplanung

Im letzten Beitrag „Liquiditätsplanung macht´s möglich“ haben Sie Tipps erhalten, wie Sie immer ausreichend Unternehmenstreibstoff im Tank haben. Und hier die Hitliste, warum es manchmal nicht klappt.

1. Mit der jährlichen Planung wird zu spät begonnen, und die zeitliche Realisierung wird unterschätzt.

2. Der Umsatz wird positiver angesetzt, als er zu erwarten ist.

3. Diskrepanz zwischen Umsatzentwicklung und Betriebskostensteigerung

4. Überschreitung des Finanzbudgets durch nicht eingeplante zusätzliche Investitionen – fehlende Reserven

5. Öffentliche Finanzierungshilfen werden nicht beantragt bzw. Kombinationsmöglichkeiten nicht ausgeschöpft – Zinsersparnis wird unterschätzt.

6. zu geringe Working-Capital-Finanzierung

7. Verwendung kurzfristiger Kredite (Kontokorrent) für die Finanzierung langfristiger Investitionen – keine Kongruenz

8. Szenarien (Best Case/Worst Case) werden nicht durchgespielt – die frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken entfällt.

9. fehlende Anpassungen der Planung bei Änderungen maßgeblicher Prämissen während des Jahres

10. Die Hausbank verweigert Anschlusskredite zur Ausweitung der Umsatztätigkeit, weil zum Beispiel nicht rechtzeitig mit der Bank verhandelt wurde oder konzeptionelle Unklarheiten bestehen.

Unser Angebot steht: Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!



Sparschwein mit Zitat

Liquditätsplanung – immer genug Treibstoff im Unternehmenstank

Wussten Sie, dass ein Großteil aller Insolvenzen von jungen Unternehmen in den kritischen ersten fünf Jahren auf Liquiditätsschwierigkeiten zurückgeht? Der Grund dafür ist meistens, dass die Unternehmer den Kapitalbedarf für Wareneinkäufe und Forderungen zu niedrig einschätzen. Doch auch alteingesessene Unternehmen kann es treffen, wenn sie die Zahlungsfähigkeit nicht im Blick haben.

Mit Liquiditätsplanung immer flüssig bleiben

Eine sorgfältige und fortlaufende Liquiditätsplanung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer ein absolutes „Muss“. Sie umfasst die nächsten sechs, besser noch zwölf Monate. Anders als bei der Buchführung, in der Sie nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben festhalten, stellen Sie bei der Liquiditätsplanung Ihre geplanten und zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Diese sollten Sie nach den Rubriken (Konten) erfassen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten usw.).

Aus der Differenz der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ergibt sich der monatliche Überschuss, den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag heraus, den Sie schnellstmöglich beheben sollten.

Sparschwein mit Zitat

Überlegen Sie:

  • Welche fixen Kosten fallen an (z.B. Miete, Personal)?
  • Wann fallen Zinszahlungen und Tilgung für Kredite an?
  • Bis wann müssen Sie Verbindlichkeiten bei Lieferanten beglichen haben?
  • Wann werden Ihre Kunden (voraussichtlich) welche Rechnungen bezahlen?
  • Welchen Umfang hat Ihr Kontokorrentkredit bei Ihrer Bank?
  • Welche weiteren Kreditspielräume stehen Ihnen zur Verfügung?
  • Welche eigenen Reserven können Sie einbringen, wenn das Geld knapp wird?

Die für die Liquiditätsplanung erforderlichen Zahlen finden Sie:

  • auf dem Girokonto (Höhe Ihres möglichen Überziehungskredits bzw. Kontokorrentkredits)
  • bei den offenen Forderungen, also noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden
  • bei den offenen Verbindlichkeiten, also Ihren noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten
  • bei den Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kreditverträgen, Leasingverträgen (Ihre fixen Kosten)

Mögliche Hilfen bei drohender Unterdeckung

  • Kunden kein zu langes Zahlungsziel einräumen
  • Skonto bei schneller Bezahlung anbieten
  • Anzahlungen oder Teilzahlung vereinbaren
  • Kontokorrentkredite bei Ihrem Kreditinstitut nur kurzfristig und nicht für langfristige Investitionen ausnutzen
  • Ausgaben/Zahlungen nach Absprache mit den Lieferanten verschieben
  • „frisches“ Beteiligungskapital besorgen
  • Abtretung der Forderung an Ihr Kreditinstitut oder Factoring
  • massives Eintreiben von Forderungen (z.B. mit Inkassounternehmen)
  • im schlimmsten Fall: Teile des Unternehmensvermögens verkaufen

Liquiditätsreserve

Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit über eine „eiserne“ Reserve verfügen können. Diese eigenen flüssigen Mittel sind, zusammen mit Ihrer Kreditlinie bei der Bank, Ihre Liquiditätsreserve. Faustregel: Die Liquiditätsreserve muss für drei Monate ausreichen.

Faustregel Liquidität und Kredite

Langfristige Kapitalbindungen (Anlagevermögen, Vorräte, ausstehende Forderungen) sollten Sie über langfristige Finanzierungen (Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital) finanzieren. Kurzfristige Verbindlichkeiten können Sie über den Kontokorrentkredit abdecken. Als Faustformel gilt: Mindestens ein Monatsumsatz ist immer in Forderungen gebunden. Achtung: Mit steigendem Umsatz nimmt auch der Kapitalbedarf für dessen Vorfinanzierung zu.

Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!

Belegausgabepflicht – neue Spielregeln beim Bargeldverkehr

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.

Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt, einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!

Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte. Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.

Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabe­pflicht verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.

Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab 01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen Registrierkasse aktiviert sein.

Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.

Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab, dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.

Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten. Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz sind.

Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
  • GoBD vom 14.11.2014

Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus, dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na, dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen) haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!

Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher, dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.

Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich) keine Probleme.