Stechuhr für alle? – Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeit erfassen klingt ein bisschen nach Stempeln aus vergangenen Industrietagen, ist aber zeitgemäß wie nie zuvor.

Nicht zuletzt aufgrund des Mindestlohngesetzes sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Seit Januar 2019 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 €/Stunde. Zur Sicherstellung, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde gezahlt wird, besteht die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren.

Und dann ist da noch die europäische Arbeitszeitrichtlinie

Der Europäische Gerichtshof hat ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Damit verpflichten die Europarichter auch deutsche Firmenchefs mit Blick auf die europäische Arbeitszeitrichtlinie, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Ist das jetzt etwas Neues?

Nein. Zumindest Überstunden sind nach deutschem Recht grundsätzlich zu erfassen.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für geringfügig Beschäftigte und die im Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine große Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen beispielsweise das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, der Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereiniger, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig die Arbeitszeit aufzeichnen.

Die Mindestlohndokumentationspflichtverordnung (wieder so ein Wortungetüm) befreit Arbeitnehmergruppen von Dokumentationspflichten, wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn

  • ein Arbeitnehmer ein regelmäßiges Monatsentgelt über 2.958 € brutto erhält,
  • ein Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über 2.000 € brutto erhält und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt).

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten.

Was muss wie notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

●   den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag),
●   das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag) und
●   die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also beispielsweise die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen muss nicht aufgezeichnet werden.

Merke: Eine Pause ist eine Pause ist eine Pause

Auf gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten darf nicht verzichtet werden, zum Beispiel um früher Feierabend zu machen.

Was ist noch zu berücksichtigen?

Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.

Bitte beachten Sie

Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags dokumentiert sein, also eine Woche später. Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Oben haben wir bereits auf Ruhepausen hingewiesen. Diese Regelung findet sich im Arbeitszeitgesetz. Hierin wurden Regelungen hinsichtlich Arbeitszeit und Ruhezeit getroffen. „Die werktägliche Arbeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten“ und „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden … zu unterbrechen“.

Wer kennt und befolgt das?
Und:
Der Zweck des Gesetzes ist es, …

„den Sonntag und die staatlich anerkannten Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erholung der Arbeitnehmer zu schützen.“
Hat jetzt nicht unbedingt etwas mit Aufzeichnungspflichten zu tun, ist aber interessant zu lesen. Und seelische Erholung können wir doch alle gut gebrauchen.

Jeder bringt was mit? Was ist dran an BYOD Bring Your Own Device

Statt dem langsamen Diensthandy oder PC würden viele Mitarbeiter gerne ihre privaten Smarthphones oder auch Tablets im Büroalltag nutzen. Hier spricht man von BYOD („Bring your own device“). Hier lauern allerdings einige rechtliche Fallen für den Arbeitnehmer– und geber.

In Schulen und Universitäten hat sich der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in deren Netzwerke bereits zu einem Trend entwickelt. BYOD ist also keine Vision, sondern wird schon heute in vielen Unternehmen, sowie im Bildungswesen ganz groß geschrieben.

Datenschutz hat oberste Priorität

In der Geschäftswelt jedoch ist dieses Prinzip noch umstritten, besonders in Hinsicht auf die in Deutschland strengen Vorschriften und Regelungen rund um den Datenschutz, das Lizenzrecht und Steuern. Desweiteren werden Firmendaten auf nicht oder nur teilweise kontrollierbaren Geräten verarbeitet. Hier ist natürlich die rechtliche Haftung zu klären. Bildungsinstitutionen erlauben sich bereits, Einstellungen auf den Geräten vorzunehmen, um die Sicherheit der Daten und des Netzwerks sicherzustellen. Allerdings kann dies auch als ein Eingriff in die Privatsphäre betrachtet werden.

Private und betriebliche Inhalte klar trennen

Der Arbeitgeber muss stets gewährleisten, dass auf den mobilen Endgeräten der Arbeitnehmer die beruflichen und privaten Sachverhalte klar getrennt bleiben. Denn natürlich wird es auch für den Arbeitnehmer nicht einfacher, Privates und Berufliches zu trennen, wenn berufliche E-Mails stets auf dem Smartphone oder Tablet präsent sind. Während Dienst-E-Mails vom Arbeitgeber gelesen werden dürfen, ist der Zugriff auf private Mails unzulässig. Jedoch müssen die Angestellten dem Arbeitgeber bei Nutzung eines privaten Gerätes eine umfangreiche Kontrolle ermöglichen. Auch muss es dem Arbeitgeber bei Diebstahl oder Verlust eines Gerätes möglich sein, die Daten aus der Ferne löschen zu können, damit kein Schaden durch Dritte entsteht.

Alles auf freiwilliger Basis

Rechtlich gesehen ist BYOD ein freiwilliges Prinzip. Kein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer vorschreiben, private Endgeräte am Arbeitsplatz zu nutzen. Es ist allerdings grundsätzlich möglich, entsprechende Regelungen und Vereinbarungen in eine zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schreiben.

Für junge Mitarbeiter ist BYOD ein Arbeitgeber-Plus

Aber klar ist: Besonders junge Mitarbeiter sind mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes oft unzufrieden und legen großen Wert darauf, zukunftsorientiert und mit moderner und schneller Hardware zu arbeiten.

Allerdings ist das Phänomen BYOD weiter zu beobachten. Verschiedene Probleme und Sicherheitsrisiken sind bekannt und werden bereits diskutiert. Seitens des Arbeitgebers müssen die Risiken beherrscht werden können, die durch die Nutzung von privaten Endgeräten im beruflichen Umfeld entstehen. Daher wird BYOD voraussichtlich wohl erst einmal eher eine Ausnahme bleiben.

Unser Tipp: Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Smartphone stellen. Sofern Sie ihrem Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung stellen, das nur dienstlich genutzt werden darf, haben sie weitreichende Befugnisse. Hier dürfen Sie Einsicht in das Gerät verlangen. Wenn Sie jedoch auch die private Nutzung erlauben, gilt das Fernmeldegeheimnis und Sie dürfen nicht kontrollieren, was mit dem Telefon gemacht wird. Die Anschaffung können Sie als Betriebsausgabe absetzen und dem Mitarbeiter als steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung zukommen lassen.

Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Rechnungswesen Lohn und Gehalt

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Vanessa Grünberg*
Guten Tag, mein Name ist Vanessa Grünberg. Ich bin gelernte Steuerfachangestellte, 29 Jahre alt, und wenn ich nicht arbeite, bin ich am liebsten mit meinem Hund im Wald unterwegs. Ich habe in der Kanzlei meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und gemerkt, dass mir der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchführung am meisten liegt, und betreue seit drei Jahren überwiegend Lohnmandanten.

Welche Eigenschaften sind für diesen Bereich aus meiner Sicht besonders wichtig? Ich glaube, es ist das Bewusstsein für die hohe Verantwortung, die ich trage. Denn mit meiner Arbeit sorge ich dafür, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt bekommen, dass die Abrechnung stimmt und wir dem Arbeitgeber den Rücken freihalten bei all dem Bescheinigungswesen, den Dokumentationspflichten und Prüfungen.
Ich bin eine bekennende Frühaufsteherin und starte deshalb zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr als eine der Ersten in der Kanzlei.

Die Lohnabrechnungen von Maler Fleck stehen heute als Erstes auf dem Plan. Das Geschäft von Herrn Fleck läuft gut, deshalb stellt er zu seinen neun Mitarbeitern gerade zwei neue Mitarbeiter ein: einen Maler als Vollzeitkraft und einen Minijobber. Das bedeutet für mich, diese beiden Mitarbeiter im Programm anzulegen und beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es dabei unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. In diesem Fall ist es einmal die Meldung ans Finanzamt und die Krankenkasse und für den Minijobber die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft.

Anja Mauer, die Mitarbeiterin von Maler Fleck, die sich um die Bürotätigkeiten kümmert, wird als Festangestellte wie jeden Monat mit dem gleichen Gehalt abgerechnet. Für die anderen acht überprüfe und berücksichtige ich die Überstunden und die Reisekosten. Letzteres ist manchmal gar nicht so ohne, da wird gern mal ein Beleg vergessen oder der Kundenname, sodass ich nachfragen muss, um die Mehraufwendungen für Verpflegung abzurechnen. Jonas Teiler, einer der Maler, hat sich während der Arbeit verletzt. Neben der Krankmeldung kümmere ich mich auch um die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und kläre mit der Krankenkasse die Lohnfortzahlung.
Wenn dann alles fertig ist, werden die Meldungen für Lohnsteuer, Krankenkasse mit den entsprechenden Zahlungsträgern erstellt.

Für das Dentallabor Weingarten stelle ich noch A1-Bescheinigungen für zwei der Mitarbeiterinnen aus. In Wien findet die WID Internationale Dentalausstellung statt, die sie mit ihrer Chefin besuchen werden. Einigen unserer Mandanten war anfangs nicht klar, dass bei jedem Auslandsaufenthalt eines Mitarbeiters – und wenn er auch noch so kurz ist – innerhalb der EU, EWR und Schweiz die A1-Bescheinigung zu beantragen und vom Arbeitnehmer mitzuführen ist. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Jetzt werden die Kontrollen gerade in Frankreich und Österreich immer schärfer. Da habe ich persönliche Aufklärungsarbeit geleistet und alle Mandanten nach und nach abtelefoniert, um sie vor möglichen Bußgeldern zu bewahren.

Am Nachmittag findet für die Firma 4Max Maschinenbau eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüferin kommt dafür zu uns in die Kanzlei, und ich kümmere mich darum, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, beantworte Fragen und bespreche das Ergebnis. Nach drei Stunden ist die Prüferin fertig, alles ist in Ordnung, und ich kann unserem Mandanten die gute Nachricht überbringen.

Sie sehen, meine Tage sind immer sehr abwechslungsreich. Und weil ich dieses Thema noch weiter vertiefen will, mache ich ab Herbst die Weiterbildung zur Fachassistentin Lohn und Gehalt.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung

Als Arbeitgeber haben Sie immer wieder die Aufgabe, für einen scheidenden Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu verfassen. Dabei stellt einen diese Aufgabe vor besondere Herausforderungen, schließlich stellt das Arbeitszeugnis für Ihren Arbeitnehmer einen wesentlichen Nachweis seiner Qualifikation dar – es ist ein Teil seiner „Visitenkarte“. Andererseits möchten Sie hier aber auch ein richtiges Bild von Ihrem scheidenden Arbeitnehmer wiedergeben. Wobei Ihnen die Rechtsprechung durch die Verpflichtung zur wohlwollenden Formulierung Grenzen setzt.

Aktuelle Rechts- und Gesetzeslage

Der Gesetzgeber hat sich bei den Vorgaben für das Arbeitszeugnis zurückhaltend gezeigt. Er hat dem Arbeitnehmer den Anspruch auf ein einfaches oder qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis zugesprochen. Die Schriftform erfordert, dass der Aussteller die Urkunde eigenhändig unterzeichnet. Somit ist ein Zeugnis in elektronischer Form derzeit nicht möglich. Darüber hinaus müssen Sie das Zeugnis klar und verständlich formulieren und dürfen keine „versteckten Botschaften“ an einen potenziellen neuen Arbeitgeber einbauen.

Bis auf das Erfordernis der Schriftlichkeit werden somit keine ausdrücklichen Anforderungen in formeller Hinsicht gestellt.

Dem Arbeitszeugnis kommt eine entscheidende Rolle bei der beruflichen Fortentwicklung zu. Daher ist es nicht verwunderlich, dass durch die Rechtsprechung engere Regeln der Zeugnisgestaltung getroffen wurden. Ausschlaggebend ist die Verkehrsauffassung, also welche Anforderungen von einem Leser als selbstverständlich erwartet werden.

Als formelle Mindestanforderungen können angesehen werden:

  • Briefpapier
  • Briefkopf
  • Datum der Erstellung
  • keine optischen Mängel (z.B. Flecken, Eselsohren, Risse)
  • Zwei ordentliche Knicke sind zulässig.
  • Das Abdrucken der Adresse des Arbeitnehmers im Adressfeld ist unzulässig.

Auch der Text muss das Kriterium der Üblichkeit erfüllen. Hier sollten Sie auf Folgendes achten:

  • übliche Schriftgröße und der herkömmlichen Lesegewohnheit angepasste Form
  • keine offensichtlichen Korrekturen
  • ordnungsgemäße Unterschrift mit dokumentenechtem Stift durch den Ersteller selbst
  • keine persönliche Anrede

Zu erwartende Entwicklung

Es ist kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung keinen Einfluss auf die Zeugniserteilung haben wird. Hierarchieneutrale Arbeit und vernetztes Arbeiten stehen bei diesem Wertewandel im Mittelpunkt. Die bestehenden Prozesse sollen optimiert werden, schnelle Kommunikation, Effizienz und Zeitersparnis sind das Ziel.

Dies spiegelt sich im Trend des „Multiple Choice“-Zeugnisses wider. Dabei wird lediglich der Ausdruck eines internen Bewertungsbogens verwendet. In Spaltenform wird vom Vorgesetzten angekreuzt, ob der Arbeitnehmer bezüglich Arbeiten im Team, Selbsteinschätzung und anderen Bereichen die Anforderungen erfüllt (hier gibt es verschiedene Abstufungen). Der Name, die Position und das Aufgabenfeld werden maschinell gedruckt. Unter dem Zeugnis ist Platz für etwaige Anmerkungen und die gesetzlich geforderte handschriftliche Signatur.

Ein klarer Vorteil liegt in der Zeitersparnis und Übersichtlichkeit. Auch kann ein differenzierter Beurteilungsbogen tatsächlich ein aussagekräftigeres Bild des Bewerbers aufzeigen. Als zukünftiger Arbeitgeber können Sie die Bewerber besser vergleichen, und auch für den Arbeitnehmer wird das Zeugnis verständlicher. Das Zeugnis wird durch die Umstrukturierung transparenter, zudem bietet sich eine Vereinfachung durch digitale Bewerbungsverfahren.

Ob die tabellarische Abfassung von Arbeitszeugnissen zulässig ist, ist aber fraglich. Die knapp 25 Jahre alte Rechtsprechung ist hier nicht hilfreich. Man muss davon ausgehen, dass die Ersetzung eines klassischen Arbeitszeugnisses durch einen Beurteilungsbogen im Rechtsverkehr derzeit unüblich ist. 

Unser Tipp

Da die Vorteile eines tabellarisch verfassten Arbeitszeugnisses auf der Hand liegen, ist es nur eine Frage der Zeit, wann sich dieses durchsetzen wird. Im Moment wird ein Arbeitszeugnis im Fließtext als ein Ausdruck der Wertschätzung gegenüber dem scheidenden Arbeitnehmer gesehen. Daher sollten Sie sich die Arbeit für ein ausformuliertes Arbeitszeugnis noch nehmen.

Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch

Die Motivation, den Einsatz eines Fahrrads auf dem Weg zur täglichen Arbeit zu fördern, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt:

  • Der Gesetzgeber möchte eine Entlastung auf den Straßen erreichenund natürlich den CO2-Ausstoß verringern.
  • Sie als Arbeitgeber möchten, dass Ihre Mitarbeiter gesund und dadurch auch leistungsfähig bleiben.
  • Dem Arbeitnehmer ist vielleicht die tägliche Parkplatzsuche lästig, und auch er will sich fit halten.

So ist es für alle Beteiligten gut, dass es hier eine steuerliche Förderung gibt. Doch auch hier lohnt es sich, genauer hinsehen:

Der Fall:

Sie als Arbeitgeber kaufen oder leasen ein Fahrrad und überlassen dies dem Mitarbeiter. Bei der steuerlichen Würdigung sind jedoch folgende Fälle zu unterscheiden:

Sie überlassen dem Arbeitnehmer das Job-Rad mittels einer Gehaltsumwandlung? – Sorry, aber das funktioniert leider nicht. Hier ist der geldwerte Vorteil vom Mitarbeiter zu versteuern. Aber: Für alle Job-Räder, die ab dem 01.01.2019 übernommen wurden, hat der Gesetzgeber die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des zu versteuernden Vorteils halbiert – die sogenannte 0,5%-Regelung.

Diese 0,5%-Regel gilt für Fahrräder, Pedelecs und S-Pedelecs (bis 45 km/h).

Die Fahrten von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte sind bei S-Pedelecs zusätzlich mit 0,03 % pro Entfernungskilometer zu besteuern, allerdings auch wieder von der halbierten Bemessungsgrundlage, wenn ab dem 01.01.2019 erworben oder geleast wurde.

Die Umsatzsteuer auf den geldwerten Vorteil ist jedoch immer vom vollen Bruttolistenpreis zu rechnen. Im Umsatzsteuergesetz findet sich hierzu (noch) keine Änderung für Job-Räder ab dem 01.01.2019.

Anders sieht das aus beim vom Arbeitgeber finanzierten Job-Rad (das Job-Rad wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gestellt). Dann entfällt für den Mitarbeiter ab dem 01.01.2019 die Versteuerung des geldwerten Vorteils komplett. Hier fährt der Arbeitnehmer sein Job-Rad steuerfrei. Diese Regelung gilt vorerst bis zum 31.12.2021, soll aber nach Aussagen des Bundesfinanzministers bis Ende 2030 verlängert werden.

Was heißt das konkret? „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“? – Der Arbeitnehmer darf keinen Anspruch auf die Zahlung des Arbeitslohns haben.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat 200 Überstunden.

Variante 1:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass der Mitarbeiter die Überstunden bezahlt bekommt oder er einen Freizeitausgleich erhält. – Bekommt der Mitarbeiter nun das Job-Rad gestellt, und dafür entfallen die Überstunden, dann geschieht das nicht als zusätzlicher Arbeitslohn.

Variante 2:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass maximal zehn Überstunden möglich sind. Übersteigende Überstunden werden nicht bezahlt oder ausgeglichen. Hier hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf 190 Überstunden. Werden diese trotzdem vom Arbeitgeber ausgeglichen, ist in aller Regel ein zusätzlicher Gehaltsbestandteil gegeben (Ausnahmen sind denkbar).

Fazit:

In Zeiten des Facharbeitermangels ist es nützlich, die guten Mitarbeiter zu halten, und als attraktiver Arbeitgeber leichter, neue Mitarbeiter zu finden . Die Höhe des Gehalts steht da nicht immer an erster Stelle. Hier kann es auch angebracht sein, dem Mitarbeiter für die Dauer seiner Anstellung ein Job-Rad zur Verfügung zu stellen. Denn eines ist gewiss: Es macht wahnsinnig Spaß, damit zu fahren. Wer es erst einmal hat, will es nicht mehr hergeben. Auch das kann ein Baustein zur Mitarbeiterbindung sein, hält fit, ist ökologisch und zudem praktisch.

Drohende Sozialversicherungspflicht für Mini-Jobs

Achtung Stolperfalle Teilzeit- und Befristungsgesetz Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte
Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel:
Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten.

Die rechtlichen Folgen können sein:
• Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
• Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.

Lotse Sommerausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Drohende Sozialversicherungspflicht ab 1.1.2019 für Mini-Jobs
  • Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung
  • Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen
  • Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Was macht eigentlich… ein/e Mitarbeiter/in im Bereich Lohn

5 Tipps zur Lohnoptimierung für Unternehmer

Viele Unternehmen suchen nach Lösungen, ihre guten Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Eine mögliche Lösung hierfür bietet die sogenannte Nettolohnoptimierung. Nachfolgend wird dieses Angebot anhand von fünf Beispielen erläutert.

Tipp Nr. 1: Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Haben Sie Mitarbeiter, die täglich eine weite Anfahrt in Kauf nehmen? Dann honorieren Sie das mit einer Kostenerstattung. Oftmals ist der Arbeitnehmer gezwungen, eine weite Anfahrt zu seinem Arbeitsplatz in Kauf zu nehmen. Hierbei entstehen dem Mitarbeiter Kosten, die er entweder im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen kann, oder aber Sie als Arbeitgeber nutzen dieses Potenzial zur Nettolohnoptimierung, denn Sie können in Höhe des Werbungskostenabzugs Ihrem Arbeitnehmer diese Kosten erstatten. Als Arbeitgeber versteuern Sie die Fahrtkosten des Arbeitnehmers pauschal mit 15 % Lohnsteuer und lösen damit zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit aus. Die Berechnung der maximalen Erstattungshöhe stellt sich wie folgt dar: 15 Arbeitstage mal Entfernungskilometer mal 0,30 € ergibt den höchstmöglichen Erstattungsbetrag. Zu beachten ist aber, dass die Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden muss. Sie bietet sich also bei anstehenden Lohnerhöhungen an.

Tipp Nr. 2: Mitarbeiter-Cards

Unternehmen können ihren Mitarbeitern Sachbezüge gewähren, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn diese die Sachbezugsgrenze von 44 € monatlich nicht übersteigen. In diesem Rahmen bieten viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern sogenannte Tankgutscheine an. Diese Gutscheine gelten am Tag des Überreichens an den Mitarbeiter als zugeflossen. Seit einiger Zeit machen sogenannte Mitarbeiter-Cards von sich reden. Es handelt sich hier um eine Form der Prepaid-Kreditkarte. Als Arbeitgeber buchen Sie monatlich oder auch nur sporadisch einen Betrag von maximal 44 € auf die Karte, und Ihr Arbeitnehmer kann mit dieser dann Waren nach seinem Wunsch beziehen. Wichtig bei derartigen Karten ist, dass die Barauszahlung des Guthabens unmöglich sein muss. Das Ansparen von mehreren Monatsbeträgen hingegen ist hier möglich. Ein Bonbon: Feiert Ihr Mitarbeiter ein besonderes Ereignis (z.B. Geburtstag), können Sie Beträge von bis zu 60 € pro Anlass und Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich auf die Karte buchen.

Tipp Nr. 3: Erholungsbeihilfe

Zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit können Sie Ihren Arbeitnehmern einen Urlaubs- und Erholungszuschuss gewähren. Dieser darf mit 25 % pauschal versteuert werden, was zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit auslöst, wenn er folgende Grenzen nicht übersteigt und in zeitlichem Zusammenhang mit dem vom Arbeitnehmer genommenen Urlaub, d.h. drei Monate vor oder nach dem genommenen Urlaub, steht: 156 € pro Jahr für den Arbeitnehmer, 104 € pro Jahr für den Ehepartner,  52 € pro Jahr pro Kind

Tipp Nr. 4: Betriebliche Gesundheitsförderung

Eine weitere Möglichkeit für Sie als Arbeitgeber, die Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer zu unterstützen, ist es, Gesundheitskurse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands bzw. Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung anzubieten. In diesem Rahmen können den Mitarbeitern Maßnahmen bis zu einem Wert von 500 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Allgemeine Beiträge zu Fitnessstudios werden nicht gefördert, wohl aber zertifizierte Kursangebote (z.B. Rückenschulungen) in den Studios.

Tipp Nr. 5: Fortbildungskosten

Für interessierte Mitarbeiter, die sich gerne weiterbilden wollen, können Sie als Arbeitgeber tätig werden und Fortbildungen, die das betriebliche Interesse betreffen, steuer- und sozialversicherungsfrei anbieten. In dieser Situation profitieren Sie als Arbeitgeber, genauso wie der Arbeitnehmer.

Experten-Tipp
Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Abstimmung mit Finanzamt ist sinnvoll
Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Dabei unterstützen wir Sie natürlich gerne. Sprechen Sie uns an.