Der 10-Punkte-Plan: Unterlagen aufbewahren – Akten digital archivieren

Sie wollen mit der Zeit gehen und Ihre Akten digital und papierlos archivieren?

Das können Sie gerne tun. Allerdings müssen Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)„,  beachten.

Die wichtigsten Aspekte hieraus haben wir nachfolgend für Sie gerafft zusammengetragen:

1. Technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Sie sind damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Zeitnah

Belege (in papier- oder in elektronischer Form ) sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Das bedeutet, sie müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.  

3. Unveränderbar

Hier müssen Sie gewährleisten, dass die Hardware sowie die durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Eine bloße Ablage im Dateisystem funktioniert nicht.

4. Index

Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zuge­teilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.

Bei einer elektronischen Weiterverarbeitung müssen alle Versionen archiviert und als solche zu erkennen sein.

5. Lesbar und auswertbar

Sie haben die freie Wahl unter den technischen Formaten , solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind.  Während des Archivierungsvorgangs darf allerdings keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hätte.

6. Aufbewahrung steuerrelevanter Daten

Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Einsicht der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Ebenso kann sie, im Rahmen einer Volltextsuche, elektronische Dokumente recherchieren und diese maschinell auswerten. Auch im Fall digitalisierter Rechnungen müssen Sie dem Betriebs­prüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen gestatten.

8. Nutzung durch Betriebsprüfer

Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Das gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

9. Archivierung im Ausland auf Antrag

Hierzu müssen Sie beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.

Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sonder­vorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein. Sie haben dabei dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.

10. Dokumentation

Den gesamten Prozess der Archivierung und digitalen Speicherung müssen Sie in einer Verfahrens­dokumentation nierderschreiben. Aus dieser muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.

Sie muss  zudem verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Änder­ungen müssen nachvollzogen  sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden . Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.

Wenn Sie das alles beachten, steht einer digitalen Archivierung nichts mehr im Weg. Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg dahin. Bitte sprechen Sie uns an!

Drohende Sozialversicherungspflicht für Mini-Jobs

Achtung Stolperfalle Teilzeit- und Befristungsgesetz Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte
Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel:
Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten.

Die rechtlichen Folgen können sein:
• Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
• Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.

Lotse Sommerausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Drohende Sozialversicherungspflicht ab 1.1.2019 für Mini-Jobs
  • Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung
  • Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen
  • Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Was macht eigentlich… ein/e Mitarbeiter/in im Bereich Lohn

Welche Fort- und Ausbildungskosten sind absetzbar

Mit diesem Schaubild erhalten Sie einen Überblick, welche Kosten für Schule, Studium, Berufsausbildung und Weiterbildung steuerlich absetzbar sind.

Einfach mit Klick auf das Bild vergrößern

Hilfe, die Betriebsprüfung kommt… 7 Grundsätze für digitale Buchführung

Die Digitalisierung ist in aller Munde, und es gibt sicher nur wenige Unternehmer, die keine digitalen Daten vorhalten. Auch die Finanzverwaltung rüstet auf, und die Betriebsprüfung wird immer besser im Verwerten von digitalen Informationen.

Damit es für Sie keine bösen Überraschungen gibt, wenn sich die Betriebsprüfung ankündigt, hier ein paar Grundsätze:

1. Keine Buchung ohne Beleg

Ihre Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In der Vergangenheit musste zu jeder Buchung ein Papierbeleg existieren. Liegen diese Daten nun digital vor, so sind die Daten so zu speichern, dass sie jederzeit verfügbar sind.

2. Revisionssicher

Grundsätzlich dürfen die Einträge nachträglich nicht veränderbar sein. Werden von Ihnen Änderungen vorgenommen, so müssen diese protokolliert werden, und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.

3. Vollständig

Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

4. Richtig

Sie haften persönlich für die Richtigkeit der Angaben. Dies gilt auch, wenn die Buchführung von einem Dritten erstellt wird.

5. Zeitnahe Buchung

Bartransaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von zehn Tagen.

6. Aufbewahrungsform

Die ursprüngliche Form muss bei elektronisch empfangenen Dokumenten aufbewahrt werden. Das heißt, erhalten Sie die Daten per E-Mail, so muss die komplette E-Mail archiviert werden.

7. Aufbewahrungsfrist

Diese beträgt zehn Jahre.

Für die Aufbewahrung der digitalen Unterlagen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen. Dieses System muss revisionssicher sein, per Verfahrensdokumentation erläutert werden und eine digitale Schnittstelle für die Finanzverwaltung beinhalten.

Unser Tipp: Bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir prüfen, ob das System die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt.

Eine abschließende Definition der steuerlich relevanten Daten wird vom Gesetzgeber bewusst vermieden. Vielmehr überträgt dieser die Verantwortung auf Sie. Das heißt, Ihre Aufgabe ist es, selbst eine Einordnung der steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten vorzunehmen.

Als Faustregel gilt: Alle Daten, die Sie im Computer erzeugen und ohne Ausdruck elektronisch weiterverarbeiten, sind steuerlich relevant.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Bargeschäfte gehören immer zu den Schwerpunkten einer jeden Betriebsprüfung. Als Berater müssten wir Ihnen eigentlich sagen, dass Sie möglichst von Bareinnahmen absehen und grundsätzlich nur noch Zahlungen per EC-Karte erlauben sollten. Dass dies ein frommer Wunsch ist, wissen wir. Aber werden wir nicht gerade dazu gedrängt? Denn Fehler in diesem Bereich führen nunmehr fast immer zu Hinzuschätzungen. Aber jetzt erst einmal zu den von der Finanzverwaltung herausgegebenen Spielregeln (ein für Sie gerafftes BMF-Schreiben aus dem Jahr 2010, das nach wie vor Gültigkeit hat):

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufzubewahren. Die Verantwortung, dass dies möglich ist, liegt bei Ihnen.

Was bedeutet das konkret?

  • Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Dabei muss ein Archivsystem die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren, und diese Protokolle sind aufzubewahren. Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.
  • Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z.B. EC-Cash, ELV – elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
  • Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Davon betroffen sind Sie als Taxifahrer und Spediteur. Die Details können Sie gerne bei uns erfragen.

Die Aufbewahrungsfrist für diese digitalen Unterlagen beträgt zehn Jahre.
Sie sehen, nüchtern betrachtet wäre es besser, nur noch unbare Zahlungen zu akzeptieren, denn bei dem Gedanken an all die Probleme, die Bareinnahmen mit sich bringen können, wäre es besser, nicht nüchtern zu sein. Prost!

GNTB – Germanys Next Top Beleg

Das richtige Rechnungs-Styling für den Vorsteuerabzug 2019

Haben Sie auch schon mal eine „schöne“ Rechnung fürs Finanzamt verlangt oder wurden darum gebeten? Dann wissen Sie ja: für den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung ist eine ordnungsgemäße Rechnung Voraussetzung.

Wie sieht das konkret aus? Das sind die Pflichtangaben einer Rechnung über € 250,00 brutto:

  1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers
  2. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende Rechnungsnummer
  5. (handelsübliche) Leistungsbeschreibung
  6. Leistungszeitpunkt
  7. Entgelt
  8. Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnungen unter € 250,00 brutto benötigen nur 5 Angaben:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der sonstigen Leistung
  4. Bruttobetrag (Netto-Entgelt inklusive Umsatzsteuer)
  5. anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Mit diesen „Styling“-Regeln bekommen Sie vom Finanzamt bestimmt ein Foto…😉

GoBD – Kochrezept für die Verfahrensanweisung

Was für ein sperriger Begriff: GoBD – Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Vereinfacht gesagt: Damit werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Mit Hilfe einer Verfahrensanwesiung können Sie die Vorgaben der GoBD erfüllen. Dabei geht es darum den „Weg der Dokumente“ vom Eingang bis zum Ausgang an den Kunden, den Mitarbeiter oder den Steuerberater zu beschreiben und dadurch auch verbindlich zu machen. Ihre Buchhaltung wird dann ab jetzt immer genau so vorbereitet und erstellt. Das hat auch für Sie den Nutzen, Ihre Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Grundanforderungen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung

 

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – Was (nicht) tun, wenn der Betriebsprüfer kommt

Sie haben das vielleicht schon mal erlebt: Sie kommen morgens gut gelaunt ins Büro, und sehen einen Finanzamtsbrief… Vielleicht machen Sie diesen noch gut gelaunt auf. Spätestens, wenn Sie sehen, es ist eine Prüfungsanordnung ändert sich Ihre Laune schlagartig. Sie fragen sich: WARUM ICH?

Die Anlässe einer Betriebsprüfung können unterschiedlicher Art sein: Weiterlesen