5 goldene Regeln für ansprechende Geschäftsbriefe

Werden Ihre Briefe – egal ob Werbung, Informationsschreiben, Angebote oder Mails – von Ihren Kunden gern (und hier liegt die Betonung auf GERN) gelesen? Oder landen Sie wie so viele Schreiben auf dem Stapel bzw. Posteingang „Später lesen“ (also nie) oder noch schlimmer gleich im Papierkorb?

  1. Formulieren Sie so, wie Sie sprechen.

Wir schreiben das Jahr 2019, nicht 1919. Doch viele Briefe lesen sich noch so sperrig, als entstammten Sie dem letzten Jahrhundert. Das beginnt bei der förmlichen Begrüßung „Sehr geehrte Damen und Herrn“ über „erbitten wir Sie höflichst“ bis hin zu „beiliegend erlauben wir uns, Ihnen…zu überreichen“. Kein Mensch redet so. Überprüfen Sie Ihre Formulierungen also, ob Sie das in einem persönlichen Gespräch auch sagen würden.

Nutzen Sie die direkte Ansprache mit der Sie – Wir – Regel. Es gilt: 70% Sie – 30% Wir, beispielsweise statt „Wir schicken Ihnen“ – „Sie erhalten“, „Es gibt uns seit 25 Jahren“ – „“Für Sie seit 25 Jahren im Einsatz“.

  1. Kurze Sätze erhöhen die Verständlichkeit

Je länger ein Satz ist, desto schwieriger ist er nachzuvollziehen. Ihre Sätze sollten 15 bis max. 20 Wörter beinhalten. Schachtelsätze und zu viele Nebensätze erschweren das Verständnis bzw. bringen die meisten Leser dazu, vorzeitig abzubrechen. Jedes Komma bedeutet eine weitere Kurve im Gedankengang. Und spätestens nach der dritten Abbiegung verliert der Leser langsam die Orientierung. Dann muss er den Satz entweder erneut lesen oder steigt entnervt aus dem Text aus. Setzen Sie Ihrem Leser die Informationen Stück für Stück in appetitlichen Portionen vor. Mit jedem Punkt geben Sie ihm eine kleine Verschnaufpause. Gerade bei komplizierten Erläuterungen ist das besonders wichtig. So kann der Leser Ihren Gedanken viel leichter folgen.

  1. Fordern Sie zum Handeln auf

Viele Inhalte „verpuffen“, weil zum Schluss die Handlungsempfehlung fehlt.  Es gibt eine passende Marketingregel dazu: Kunden tun immer das, was Sie ihnen sagen. Sagen Sie nichts…

„Fordern Sie weitere Unterlagen an“, „Besuchen Sie unsere Webseite“, „Klicken Sie hier“, „Rufen Sie an“. Wie auch immer Ihr Appell lautet, es erhöht die Rücklaufquote.

  1. Setzen Sie mit einem Foto positive Akzente

Nehmen Sie direkt Augenkontakt auf und platzieren Sie ein Foto auf dem Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter lächelt, im oberen Bereich. Abbildungen und Grafiken sorgen immer für Aufmerksamkeit. Über die Position des Bildes leiten Sie das Auge. Das Auge springt direkt zum dominantesten Bild auf Ihrem Brief. Diese sollte nach Möglichkeit oben stehen – denn das Auge wandert nicht zurück. Wenn es einmal unten ist – steigt es aus.

  1. Nutzen Sie den Blickverlauf beim (Werbe-) Brief

Wenn sie es geschafft haben, dass der Kunde den Briefumschlag öffnet, dann haben Sie eine große Hürde genommen. Doch interessant ist in diesem Zusammenhang, wie er den Brief wahrnimmt. Untersuchungen haben gezeigt, dass Anschreiben sehr oft nach einem bestimmten Muster gescannt werden – und zwar so:

 

Dieses Scannen findet statt noch BEVOR der Inhalt selbst gelesen wird. Wenn dieser erste Check positiv ausfällt, wird der Brief gelesen. Ansonsten wird er weggelegt.

  1. Zunächst schauen Sie auf den Absender. Wer hat Ihnen den Brief überhaupt geschrieben? Das ist zwar manchmal schon auf dem Briefumschlag zu erkennen, trotzdem schaut man in der Regel auch beim Briefpapier nochmals auf den Absender. Als nächstes wandern die Augen Richtung Betref
    f (Punkt 3), vorher nochmal ein kurzer Blick auf den Empfänger (Punkt 2).

Ist der Betreff nicht fesselnd genug, wird an dieser Stelle bereits Schluss sein. Wählen Sie daher eine Überschrift, die aussagekräftig genug ist, damit der Kunde weiß, worum es geht, aber auch neugierig macht auf den Inhalt des Briefes. Sprechen Sie den Leser direkt an und beantworten für ihn die Frage:  „Was bedeutet das für mich?„  und vermitteln Sie einen Nutzen, z.B. :

  • Wie Sie das Beste aus… machen
  • Für Sie gelesen – Tipps für …

Bei Punkt 4 und 5 sehen Sie, dass der Leser anschließend über den Text schweift. Sind Worte oder Sätze fettgedruckt, werden diese intensiver wahrgenommen. Sie können das Auge hier also gezielt führen. Heben Sie dabei positive Worte hervor.

Anschließend schaut sich der Leser die Unterschrift bei Punkt 6 an.

Und jetzt ein kleines Geheimnis:

Das P.S. … lesen Ihre Kunden zuerst

Interessant ist jedoch, dass, bevor es zum eigentlichen Lesen des Werbebriefes kommt, das so genannte P.S. komplett gelesen wird (Punkt 7). Es ist der kürzeste Abschnitt des Briefes. Auch hier müssen Sie darauf achten, dass dieser Punkt so interessant wie möglich gestaltet wird.

Machen Sie nochmals auf alle Vorteile Ihres Produktes oder Dienstleistung aufmerksam. Sie können auch einen Rabatt erwähnen, wenn sich der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist bei Ihnen meldet oder einkauft. Achten Sie auch darauf, eine klare Handlungsempfehlung auszusprechen.

Erst nachdem alle diese „Hürden“ überwunden sind, fängt Ihr Kunde an, Ihren Brief zu lesen (Punkt 8). Und dann gelten wieder Regel 1 bis 3.

Ein Blick hinter die Kulissen

Was macht eigentlich ein(e) Mitarbeiter(in) Rechnungswesen?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer

Lotse Artikel Mitarbeiter_Tag

 

Welche Fort- und Ausbildungskosten sind absetzbar

Mit diesem Schaubild erhalten Sie einen Überblick, welche Kosten für Schule, Studium, Berufsausbildung und Weiterbildung steuerlich absetzbar sind.

Einfach mit Klick auf das Bild vergrößern

Hilfe, die Betriebsprüfung kommt… 7 Grundsätze für digitale Buchführung

Die Digitalisierung ist in aller Munde, und es gibt sicher nur wenige Unternehmer, die keine digitalen Daten vorhalten. Auch die Finanzverwaltung rüstet auf, und die Betriebsprüfung wird immer besser im Verwerten von digitalen Informationen.

Damit es für Sie keine bösen Überraschungen gibt, wenn sich die Betriebsprüfung ankündigt, hier ein paar Grundsätze:

1. Keine Buchung ohne Beleg

Ihre Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In der Vergangenheit musste zu jeder Buchung ein Papierbeleg existieren. Liegen diese Daten nun digital vor, so sind die Daten so zu speichern, dass sie jederzeit verfügbar sind.

2. Revisionssicher

Grundsätzlich dürfen die Einträge nachträglich nicht veränderbar sein. Werden von Ihnen Änderungen vorgenommen, so müssen diese protokolliert werden, und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.

3. Vollständig

Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

4. Richtig

Sie haften persönlich für die Richtigkeit der Angaben. Dies gilt auch, wenn die Buchführung von einem Dritten erstellt wird.

5. Zeitnahe Buchung

Bartransaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von zehn Tagen.

6. Aufbewahrungsform

Die ursprüngliche Form muss bei elektronisch empfangenen Dokumenten aufbewahrt werden. Das heißt, erhalten Sie die Daten per E-Mail, so muss die komplette E-Mail archiviert werden.

7. Aufbewahrungsfrist

Diese beträgt zehn Jahre.

Für die Aufbewahrung der digitalen Unterlagen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen. Dieses System muss revisionssicher sein, per Verfahrensdokumentation erläutert werden und eine digitale Schnittstelle für die Finanzverwaltung beinhalten.

Unser Tipp: Bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir prüfen, ob das System die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt.

Eine abschließende Definition der steuerlich relevanten Daten wird vom Gesetzgeber bewusst vermieden. Vielmehr überträgt dieser die Verantwortung auf Sie. Das heißt, Ihre Aufgabe ist es, selbst eine Einordnung der steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten vorzunehmen.

Als Faustregel gilt: Alle Daten, die Sie im Computer erzeugen und ohne Ausdruck elektronisch weiterverarbeiten, sind steuerlich relevant.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Bargeschäfte gehören immer zu den Schwerpunkten einer jeden Betriebsprüfung. Als Berater müssten wir Ihnen eigentlich sagen, dass Sie möglichst von Bareinnahmen absehen und grundsätzlich nur noch Zahlungen per EC-Karte erlauben sollten. Dass dies ein frommer Wunsch ist, wissen wir. Aber werden wir nicht gerade dazu gedrängt? Denn Fehler in diesem Bereich führen nunmehr fast immer zu Hinzuschätzungen. Aber jetzt erst einmal zu den von der Finanzverwaltung herausgegebenen Spielregeln (ein für Sie gerafftes BMF-Schreiben aus dem Jahr 2010, das nach wie vor Gültigkeit hat):

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufzubewahren. Die Verantwortung, dass dies möglich ist, liegt bei Ihnen.

Was bedeutet das konkret?

  • Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Dabei muss ein Archivsystem die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren, und diese Protokolle sind aufzubewahren. Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.
  • Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z.B. EC-Cash, ELV – elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
  • Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Davon betroffen sind Sie als Taxifahrer und Spediteur. Die Details können Sie gerne bei uns erfragen.

Die Aufbewahrungsfrist für diese digitalen Unterlagen beträgt zehn Jahre.
Sie sehen, nüchtern betrachtet wäre es besser, nur noch unbare Zahlungen zu akzeptieren, denn bei dem Gedanken an all die Probleme, die Bareinnahmen mit sich bringen können, wäre es besser, nicht nüchtern zu sein. Prost!

Ab 1. März droht Geschäftsverbot für Online-Händler

Sie sind auch Verkäufer oder Marktplatzbetreiber im World Wide Web?

Dann ist Folgendes für Sie wichtig, damit Sie weiter Geschäfte tätigen können:

Mit Wirkung ab 01.01.2019 gelten neue Vorschriften im Umsatzsteuergesetz für den Online-Handel. Marktplatzbetreiber werden künftig stärker in die Pflicht genommen, um konsequent gegen den Umsatzsteuerbetrug vorzugehen.

Zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet regelt der Gesetzgeber die Haftung von Marktplatzbetreibern für die nicht gezahlte Umsatzsteuer der Verkäufer neu.

Um das Haftungsrisiko einzudämmen, müssen Marktplatzbetreiber von den auf ihrem Marktplatz tätigen Händlern unter anderem eine Bescheinigung über deren steuerliche Erfassung vorlegen können.

Für Sie als Händler heißt das:

Wenn Sie nicht Gefahr laufen wollen, auf der Plattform gesperrt zu werden, sollten Sie dem Marktplatzbetreiber die Bescheinigung über Ihre steuerliche Erfassung übermitteln. Das Bundesministerium für Finanzen hat hierzu im Dezember 2018 ein entsprechendes Schreiben mit den folgenden Regelungen für den Online-Handel veröffentlicht:

  • Betreiber von elektronischen Marktplätzen müssen sich von den dort agierenden Händlern eine Bescheinigung über deren steuerliche Registrierung vorlegen lassen (egal, wo diese ansässig sind).
  • Nach ergangener Mitteilung des Finanzamts über die Verletzung steuerlicher Pflichten eines Händlers müssen Marktplatzbetreiber sicherstellen, dass der betroffene Händler dort keine Waren mehr anbieten kann, und
  • Marktplatzbetreiber müssen bestimmte Daten zum Händler und dessen Umsätze aufzeichnen und den Finanzbehörden auf Nachfrage zur Verfügung stellen (und zehn Jahre aufbewahren).

Für die Umsatzbesteuerung von ausländischen Händlern sind bestimmte Finanzämter zuständig.

Bei Missachtung dieser Regelungen muss der Marktplatzbetreiber mit einer Inanspruchnahme als Haftender für Umsatzsteuerschulden des Online-Händlers rechnen. Das wird er nicht wollen und schmeißt Sie als Händler raus, um Risiken zu vermeiden.

Für Unternehmen, die ihren Sitz unter anderem in China, Hongkong, Taiwan und Macau haben, ist das Finanzamt Neukölln zuständig. Bereits die Ankündigung der Haftungsregel in diesem Jahr hat Wirkung gezeigt. Im Finanzamt Neukölln wurde ein deutlicher Zuwachs an steuerlichen Registrierungen verzeichnet. Nachdem beispielsweise im Mai 2017 lediglich 432 Online-Händler mit Sitz in China, Hongkong, Macau und Taiwan steuerlich registriert waren, liegt die Zahl jetzt schon bei rund 7.500 Unternehmen.

Das Ministerium hat spezielle Vordrucke zur Antragstellung für die Online-Händler zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen, diese zu nutzen. Diese bekommen Sie auch bei uns. Der Antrag kann sowohl per Post als auch per E-Mail an das zuständige Finanzamt versandt werden.

Die Bescheinigung wird seitens der Finanzverwaltung übergangsweise in Papierform erteilt. Sie gilt längstens bis zum 31.12.2021. Der Unternehmer kann sie in ein elektronisches Format überführen und auf elektronischem Weg weiterleiten. Das Bundesfinanzministerium wird in einem separaten Schreiben mitteilen, wann das Verfahren elektronisch abgewickelt werden wird. Das zuständige Finanzamt stellt dann die notwendigen Informationen den Marktplatzbetreibern zum Datenabruf bereit.

Rasches Handeln ist geboten! 

Die neuen Haftungsregelungen halten zwar Übergangsfristen für die Marktplatzbetreiber bereit:

Für Händler aus dem Drittland greift die potenzielle Haftung ab 01.03.2019. Für Händler aus einem EU-/EWR-Staat greift sie ab 01.10.2019. Es empfiehlt sich dennoch, die Bescheinigung zeitnah zu beantragen. Die Anträge müssen schließlich auch von der Finanzverwaltung bearbeitet werden. Liegt bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist keine entsprechende Bescheinigung vor, ist die Gefahr groß, dass der Marktplatzbetreiber den Händler sperrt, um kein Haftungsrisiko einzugehen.

Die Händler haben einen Rechtsanspruch auf die Erteilung der Bescheinigung.

Wir raten dringend, eine solche Bescheinigung anzufordern. Wenn Sie wollen – wir kümmern uns.

 

Lotse Frühjahrsausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe erwarten Sie folgende Themen:

  • Zehn Jahre Lotse – die Jubiläumsausgabe
  • EU will Dauer von Privatinsolvenzen verkürzen
  • Ab 1. März droht Geschäftsverbot für Online-Händler
  • Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
  • Hilfe, die Betriebsprüfung kommt!
  • Welche Aus- und Fortbildungskosten sind absetzbar?
  • Was macht eigentlich ein … Mitarbeiter Rechnungswesen?

 

GNTB – Germanys Next Top Beleg

Das richtige Rechnungs-Styling für den Vorsteuerabzug 2019

Haben Sie auch schon mal eine „schöne“ Rechnung fürs Finanzamt verlangt oder wurden darum gebeten? Dann wissen Sie ja: für den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuererklärung ist eine ordnungsgemäße Rechnung Voraussetzung.

Wie sieht das konkret aus? Das sind die Pflichtangaben einer Rechnung über € 250,00 brutto:

  1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers
  2. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende Rechnungsnummer
  5. (handelsübliche) Leistungsbeschreibung
  6. Leistungszeitpunkt
  7. Entgelt
  8. Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnungen unter € 250,00 brutto benötigen nur 5 Angaben:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der sonstigen Leistung
  4. Bruttobetrag (Netto-Entgelt inklusive Umsatzsteuer)
  5. anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Mit diesen „Styling“-Regeln bekommen Sie vom Finanzamt bestimmt ein Foto…😉

GoBD – Kochrezept für die Verfahrensanweisung

Was für ein sperriger Begriff: GoBD – Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Vereinfacht gesagt: Damit werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Mit Hilfe einer Verfahrensanwesiung können Sie die Vorgaben der GoBD erfüllen. Dabei geht es darum den „Weg der Dokumente“ vom Eingang bis zum Ausgang an den Kunden, den Mitarbeiter oder den Steuerberater zu beschreiben und dadurch auch verbindlich zu machen. Ihre Buchhaltung wird dann ab jetzt immer genau so vorbereitet und erstellt. Das hat auch für Sie den Nutzen, Ihre Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Grundanforderungen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung

 

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – Was (nicht) tun, wenn der Betriebsprüfer kommt

Sie haben das vielleicht schon mal erlebt: Sie kommen morgens gut gelaunt ins Büro, und sehen einen Finanzamtsbrief… Vielleicht machen Sie diesen noch gut gelaunt auf. Spätestens, wenn Sie sehen, es ist eine Prüfungsanordnung ändert sich Ihre Laune schlagartig. Sie fragen sich: WARUM ICH?

Die Anlässe einer Betriebsprüfung können unterschiedlicher Art sein: Weiterlesen