Grafik Mehrwertsteueränderung

Die Umsatzsteuersenkung – Lotse Spezialausgabe

Der Countdown läuft, am 1. Juli ist es soweit und die Umsatzsteuersenkung ist gültig. Dabei tauchen noch einige Fragen bei der praktischen Anwendung auf.
Im aktuellen Sonderlotse haben wir Ihnen alles Wissenswerte übersichtlich und verständlich zusammengefasst.

  • Die Grundsätze
  • Leistungszeitpunkt und Empfänger
  • Konsequenzen des falschen Umstatzsteuerausweises
  • Rechtlicher Anspruch auf Ausgleichszahlungen
  • FAQs – die 16 häufigsten Fragen und Antworten

Videolust statt Reisefrust – warum Videokonferenzen auch künftig sinnvoll sind

In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.

Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:

  • Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
  • Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
  • Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
  • Die Umwelt dankt es uns – weniger Verkehrsaufkommen, Staus vermeiden und keine Parkprobleme. Wir können alle unseren Beitrag zur Klimastabilisierung leisten.

Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht.

Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:

  1. Sie sehen Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers. Auch wenn es manchmal aus technischen Gründen ruckelt, wird eine engere Bindung erzeugt als nur über die Stimme.
  2. Sie können Ihren Bildschirm teilen: die Besprechungspunkte in einer Teamsitzung, in der Sie für alle sichtbar die Ergebnisse festhalten. Das Angebot für den Kunden, das Sie live kommentieren. Oder Sie entwickeln gemeinsam eine Idee mithilfe von Mindmap-Lösungen. (Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen.)

Diese zwei Punkte sorgen dafür, dass die Teilnehmer den Inhalten besser folgen können und konzentrierter an der Sache arbeiten.

Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:

  • Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
  • Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
  • Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
  • Ein aufgeräumter Schreibtisch minimiert weitere Ablenkungen und hilft bei der Fokussierung auf das Thema.
  • Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
  • Wir sind 10 Minuten vorher bereits im Meeting-Raum. Sie können gern dazukommen, wenn Sie die Technik noch mal kurz justieren möchten. Oder Sie versorgen sich in aller Ruhe mit Getränken und öffnen die Dateien, mit denen wir dann arbeiten werden.
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit Ihnen, sodass wir gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Bei Bedarf können wir die Rollen auch tauschen, sodass Ihr Bildschirm übertragen wird.
  • Je nach Bedarf legen wir Pausen ein, hier stimmen wir uns kurzfristig während der Besprechung ab.

Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.

Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen. Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.

Kleiner Aufwand – große Wirkung. 5 pfiffige Marketingideen für wenig Geld

„50% bei der Werbung sind rausgeschmissenes Geld. Leider weiß man nicht, welche Hälfte das ist.“ Dieses Zitat, das von Henry Ford stammen soll, zeigt das Dilemma vieler Marketingaktionen. Gerade die klassischen Werbemedien wie Anzeigen, Prospekte, Mailings oder Telefonaktionen sind aufwendig ohne Erfolgsgarantie.

Steuerberater sind keine Marketingexperten. Doch durch die Vielfalt der Branchen unserer Mandanten und den Erfahrungsaustausch im delfi-net Netzwerk lernen wir immer wieder gelungene Beispiele kennen, mit denen Unternehmen mit wenig Einsatz großen Erfolg erzielt haben.

Die Beispiele sind wahrscheinlich nicht 1 zu 1 auf Ihr Unternehmen übertragbar. Lassen Sie sich einfach inspirieren und fragen Sie sich: „Wie könnte es bei mir funktionieren“

1. Empfehlungsmarketing – worüber reden Ihre Kunden?

Weiterempfehlung ist wohl für jedes Unternehmen die beste Form der Werbung. Elektroinstallateur M. sorgt mit drei einfachen Maßnahmen dafür, dass seine Kunden über ihn reden:
Handwerker kämpfen allgemein gegen das Vorurteil, sie seien unpünktlich, hinterlassen Schmutz und sind eher unfreundlich. Bei Installateur Martin passiert genau das nicht: der vereinbarte Termin wird eingehalten (und falls doch etwas Dazwischen kommt, rufen die Mitarbeiter rechtzeitig den Kunden an), die Mitarbeiter haben eigene Hausschuhe dabei und stellen sich mit Visitenkarte dem Kunden vor. Am Vormittag gibt es als kleine Aufmerksamkeit Semmeln für das Frühstück bzw. am Nachmittag ein Stück Kuchen für den Kunden. Das sorgt – vor allem bei den Kundinnen –für einen positiven Überraschungseffekt, über den gern bei Freunden und im Bekanntenkreis berichtet wird.

Und womit überraschen Sie Ihre Kunden?

2. Zusatzprodukte verkaufen – darf es ein bisschen mehr sein?

Zusatzprodukte und Nebenleistungen sind einfacher zu verkaufen – der Kunde ist ja schon da – und haben meist eine höhere Gewinnspanne als das Hauptprodukt. Der Gürtel zum Kleid, ein Kaffee nach dem Essen, das Pflegeprodukt für die Schuhe. Entscheidend ist, dass Sie aktiv danach fragen und sicherstellen, dass es alle Mitarbeiter machen. Sie erhöhen damit nachgewiesenermaßen den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde. 

Friseur Peter hat das perfektioniert. Er selbst hat die Haarpflegeprodukte zwar angeboten, aber seine Mitarbeiterinnen hatten Hemmungen vor dem „Verkaufsgespräch“.  Jetzt steht auf dem Spiegel – in den sowohl Friseur als auch Kunde schauen – die Ankündigung „Während der Haarwäsche wird Ihnen Ihr Friseur unsere Haarpflegeprodukte empfehlen“. Der Verkauf von Haarpflegeprodukten ist um 40% gestiegen.

Wie stellen Sie sicher, dass Kunden von Ihren Zusatzprodukten erfahren?

3.  25/29 Marketing – kennen Sie Ihr Nachbarschaftspotenzial?

Postwurfsendungen und Werbebriefe landen oft im Papierkorb, weil Ihr Angebot in der Werbeflut untergeht und der Bezug zu Ihrem Unternehmen fehlt. Dabei haben Sie häufig einen nahe liegenden Anknüpfungspunkt: Sie sind für einen Kunden in der Nachbarschaft tätig.

Schreiner Robert nutzt jeden seiner Aufträge, um dezent in der Nachbarschaft auf sich aufmerksam zu machen. Wenn er beispielsweise eine neue Küche in Haus Nr. 27 einbaut, schreibt er – natürlich mit Einverständnis des Kunden –  einen Brief an die Nachbarn von Haus Nr. 25 und 29 (deshalb die Bezeichnung 25/29-Marketing) mit dem Tenor „Wir wollten Sie vorwarnen und uns im Vorfeld schon einmal entschuldigen: am 17.7. bauen wir bei Ihrer Nachbarin Müller eine neue Küche ein. Da kann es ein bisschen lauter werden und der LKW steht in der Straße. Als kleine Entschädigung bieten wir Ihnen an, dass unsere Monteure quietschende Scharniere kurz ölen oder Küchentüren richten, die nicht mehr perfekt schließen. Klingeln Sie einfach kurz bei Ihrer Nachbarin, wir kommen dann nach getaner Arbeit zu Ihnen.“

Wie gewinnen Sie die Aufmerksamkeit der Nachbarn?   

4. Huckepack-Marketing – wer hat die gleiche Kundengruppe?

Sie können viel Geld für den Kauf von Adressen ausgeben, und je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto teurer wird es. Denken Sie zu erst darüber nach, ob es andere Unternehmen gibt, die die gleiche Kundengruppe ansprechen wie Sie. Denn mit diesen können Sie gemeinsame Aktionen starten, bei denen Sie sich gegenseitig empfehlen.

Buchhändlerin Beate hat sich mit dem Teeladen von Doris zusammengetan. Alle zwei Monate gibt es den Genießerabend abwechselnd im Teegeschäft und im Buchladen. Es werden aktuelle Bücher vorgestellt und es gibt drei bis fünf Teesorten zum Probieren. Jeder schreibt dazu seine eigenen Kunden an und empfiehlt somit nicht nur sich sondern auch das andere Geschäft. So hat jeder seine Kundenbasis auf einen Schlag verdoppelt. Die beiden überlegen jetzt, das zu erweitern. Im Herbst wollen sie einen Kaminabend veranstalten beim Kachelofenbauer.

Mit wem können Sie kooperieren?  

5. Die Gretchen-Frage –  was kostet bei Ihnen…?

Die Frage nach dem Preis ist für viele unangenehm. Sei es aus Angst, den Kunden sofort zu vergraulen, weil der Preis zu hoch ist oder einen zu niedrigen Preis zu nennen und ein schlechtes Geschäft abzuschließen. Gerade bei Dienstleistungen lässt sich im Vorfeld oft kein eindeutiger Preis nennen. Aber die Frage des Kunden ist berechtigt.

Maler Stefan hat früher bei dieser Frage immer herumgedruckst: „Das kommt darauf an, da muss ich erst mal schauen, das geht von bis“. Und viele Kunden haben dann gemeint, sie würden sich erst noch Mal umschauen und sich dann wieder melden. Jetzt hat er sich einen Gesprächsleitfaden erstellt. Konkret mit dem Ziel, einen Besuch beim Kunden zu vereinbaren: „Danke für Ihren Anruf. Gern mache ich Ihnen ein Angebot für die Renovierung Ihrer Wohnung. Vorab eine kurze Frage: Wie sind Sie denn auf uns gekommen? (dadurch schafft er ein positives Gesprächsklima und stellt eine Beziehung her) – Prima. Ein paar Rahmendaten vorweg (hier zeigt er Kompetenz, indem er nach Raumhöhe, Untergrund, Kundenvorlieben fragt) Mein Vorschlag: ich schaue mir Ihre Wohnung an, wir besprechen Ihre individuellen Wünsche und dann reden wir natürlich auch über den Preis.“ In 80% der Fälle bekommt er den Termin und wiederum in 80% der Fälle den Auftrag.  

Wie lautet Ihre Antwort auf die Frage nach dem Preis?

Eilmeldung

Handlungsbedarf für Unternehmer – Die Mehrwertsteuersenkung und ihre Auswirkungen

Das Herzstück des Konjunkturpakets: die Koalitionsspitze in Berlin hat sich gestern Abend auf eine zeitlich befristete Senkung der Umsatzsteuer von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5% für den Zeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 geeinigt.

Daher besteht jetzt dringender Handlungsbedarf, um Ihre internen Strukturen innerhalb von 27 Tagen an die neuen Umsatzsteuersätze anzupassen. Wir empfehlen Ihnen folgende Maßnahmen zu prüfen:

  1. Kassensysteme

Bitte setzen Sie sich schnellstmöglich mit Ihrem Kassenaufsteller in Verbindung, damit die neuen Steuersätze auch am 1. Juli zu Verfügung stehen. Wir gehen davon aus, dass die Servicetelefone hier heiß laufen – first come first served

  • Fakturierungsprogramme

Auch hier ist eine Umstellung Ihres Rechnungsprogramms durch Ihren Softwareanbieter vorzunehmen. Werden in den Rechnungen für Lieferungen nach dem 1. Juli weiterhin 19% Mehrwertsteuer bzw. 7 % ausgewiesen, muss der höhere Betrag an das Finanzamt gezahlt werden!

  • Dauerrechnungen

Miet- und Leasingverträge mit Umsatzsteuer sind bei den meisten Mandanten zu finden. Ihr Vertragspartner wäre verpflichtet, eine neue zeitlich befristete Dauerrechnung mit 16% für den Zeitraum Juli-Dezember auszustellen. In den meisten Fällen haben Sie mit den Vertragspartnern eine sogenannte „Nettopreisvereinbarung“, so dass sich die Zahlung ab Juli reduziert.

  • Retouren

Erstattungen für Retouren unterliegen ab dem 1. Juli nicht automatisch dem abgesenkten Steuersatz. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der ursprünglichen Lieferung (siehe Punkt 6.)!

  • Abschlags- und Schlussrechnungen

Sollten Sie (insbesondere im Handwerk) mit Abschlags- und Schlussrechnungen arbeiten, sind besondere Maßnahmen zu ergreifen. Hierzu gibt es in Kürze weitere Informationen.

  • Vorschüsse

Zahlt der Kunde vorab (vor dem 01.07.) und die Lieferung erfolgt beispielsweise erst im August 2020, dann ist bereits der reduzierte Steuersatz auf der Rechnung aufzuführen.

  • Abgrenzungsprobleme Juni / Juli 2020

ACHTUNG: Die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich mit Ausführung der Leistung. Dabei ist der Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung (z.B. im August 2020) irrelevant!! Es ist davon auszugehen, dass die Finanzämter im Nachgang auf eine saubere Abgrenzung der befristeten Steuersenkung achten werden!

Wir werden Sie über die aktuelle Entwicklung zeitnah informieren.

Neben der Senkung der Umsatzsteuer wurden auch andere Maßnahmen (z.B. degressive Abschreibung bis 25%; Verlustrücktrag) beschlossen. Zur Sicherung der Existenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen wird für Corona-bedingten Umsatzausfall ein Programm für Überbrückungshilfen aufgelegt. Dazu informieren wir Sie in Kürze.

Homeoffice – Wie Sie die Kosten absetzen bei der Steuererklärung 2020

  • Wenn ein(e) Mitarbeiter(in) ein eigenes Zimmer zu Hause hat, das die Voraussetzungen eines „häuslichen Arbeitszimmers“ im Sinne des Steuerrechts erfüllt, kann das bei der Steuererklärung 2020 Steuern sparen. Als Arbeitgeber stellen Sie Ihrem Mitarbeiter dafür eine Bescheinigung aus. Darin muss die Notwendigkeit und der Zeitraum der Homeoffice-Tätigkeit bescheinigt werden. So kann das Arbeitszimmer dann steuermindernd in der Einkommensteuererklärung 2020 geltend gemacht werden (hierbei unterstützen wir gern).
  • Wenn Sie als Arbeitgeber die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes (hier ist kein abgetrenntes Zimmer notwendig) übernehmen, fallen für diese „Sachleistung“ weder Steuern noch Sozialversicherung an. Achtung: Die Rechnungen müssen auf Ihr Unternehmen lauten!! Mögliche Ausstattungen sind zum Beispiel Schreibtisch, Beleuchtung, Stuhl, EDV oder das Handy.
  • Eine weitere Möglichkeit ist, das Arbeitszimmer vom Mitarbeiter anzumieten. Da braucht es einen rechtlich gültigen Mietvertrag. Ihr(e) Mitarbeiter(in) kann dann im Rahmen der Steuererklärungen die Mieteinnahmen minus aller (anteiligen) Kosten als Vermietungseinkünfte versteuern. Vorteil – weniger Steuern und gar keine Sozialversicherung. Diese Möglichkeit lohnt sich in der Regel nur bei längerfristigen Verträgen. Sprechen Sie uns vorher auf jeden Fall an.

Was macht eigentlich eine… Kommunikations- und Beziehungsmanagerin?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.
Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.
Dieser Bericht ist bereits im März entstanden als wir alle noch normal im Büro gearbeitet haben, Kindergärten und Schulen geöffnet waren und die Großeltern sich um die Kinder kümmern konnten. Wir freuen uns schon, wenn wir diese Normalität wieder annähernd erreichen.

Ein Tag im Leben von Lisa Fix*

Guten Tag, ich bin Lisa, 32 Jahre jung und gelernte Bürofachkraft. Diese Bezeichnung – genauso wie Sekretärin – finden wir in der Kanzlei allerdings nicht wirklich passend. Deshalb haben wir überlegt, was der Kern meiner Aufgaben ist, und Kommunikationsmanagement und Beziehungspflege haben das Rennen gemacht.
In einem englischen Journal habe ich einmal von einer Sekretärin gelesen, die auf ihrer Visitenkarte den Titel „Director of First Impression“ stehen hat. Das finde ich klasse, im Deutschen klingt es nur leider nicht so gut. Doch es drückt sehr gut aus, was meine Verantwortung ist und wie ich meine Aufgabe verstehe.

Als Visitenkarte der Kanzlei sorge ich also für einen gelungenen ersten und natürlich auch zweiten Eindruck – am Telefon mit meiner Stimme und in der Kanzlei, indem ich mich um Ordnung und gutes Aussehen der Räume und Unterlagen kümmere. Große Freude macht es mir, wenn ich Mandanten überraschen kann. Wenn möglich merke ich mir zum Beispiel, was der Mandant bei einer Besprechung getrunken hat. Und beim nächsten Besuch frage ich dann: „Darf ich den Kaffee so servieren wie beim letzten Mal: ohne Milch und mit zwei Stück Zucker?“ Das verblüffte Gesicht ist Gold wert.

Ich starte in der Kanzlei um 8 Uhr, nachdem ich meinen Sohn Max in den Kindergarten gebracht habe. Unser Cocker Spaniel Chili wird meistens von meinem Vater betreut, doch wenn er mal keine Zeit hat, kann ich ihn auch in die Kanzlei mitbringen wie heute. Er verbreitet bei allen gute Laune, und meine Kollegin Nicole hat ihn jetzt zum Feelgood-Manager ernannt.

Bis 9 Uhr kümmere ich mich um den Post- und Informationseingang. In digitalen Zeiten und mit den vielen Kanälen jongliere ich hier mit den unterschiedlichsten Medien:

  • Anrufbeantworter abhören und Infos weitergeben
  • Schauen, was im Fax liegt (ja einige Mandanten nutzen das noch)
  • Briefpost wird eingescannt, verschlagwortet, Mitarbeitern zugeordnet und bei Bedarf mit Fristen versehen
  • Mails checken und weiterleiten
  • die Facebook-Seite der Kanzlei aufrufen, auch hier bekommen wir ab und zu mal Infos und Anfragen
  • und in meiner eigenen Inbox schauen, welche Aufträge von Chefs und Kollegen eingegangen sind

Den Vormittag dreht sich dann alles rund ums Kanzleicontrolling. Das bedeutet Zeitaufschreibung verproben, Auswertungen erstellen und auch Rechnungen schreiben. Am Nachmittag darf ich dann ein Rundschreiben für die Mandanten vorbereiten. Auch oder gerade weil ich nicht vom Fach bin, lese ich das immer mit Mandantenaugen und versuche einen frischen und modernen Schreibstil zu finden. Es wäre doch schade, wenn wichtige Themen und Tipps von den Mandanten nicht gelesen werden, weil sie sich nicht angesprochen fühlen.

Den Tagesabschluss bilden dann die Ausgangspost und das digital geführte Fristenkontrollbuch.

Meine Arbeit ist abwechslungsreich und macht mir wirklich Freude. Denn alle wissen, dass ich ihnen mit meiner Unterstützung den Rücken frei halte, damit jeder das macht, was er am besten kann. Für Chef und Kollegen ist das die fachliche Arbeit und bei mir: Menschen ein Lächeln ins Gesicht zaubern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Mitarbeiterwechsel – Wissen strukturiert weitergeben

Demografische Werte, die nachdenklich machen: Knapp zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland sind über 55 Jahre alt. Das Durchschnittsalter der Arbeitnehmer liegt dabei bei etwa 45 Jahren – Tendenz steigend. Und der Großteil der Fachkräfte geht in den nächsten Jahren und Jahrzehnten in Rente.

Die erste große Zäsur gibt es bereits 2020. Dann gehen die ältesten Vertreter der geburtenstarken Babyboomer in den Ruhestand. Machen Sie als Erstes Ihren eigenen Firmen-Stresstest: Wie viele Mitarbeiter sind über 55? Und welches Fach- und Erfahrungswissen geht Ihnen verloren, wenn diese früher oder später in Rente gehen? Und was ist, wenn diese Mitarbeiter mehr oder weniger gleichzeitig gehen?

Vorbereitung ist die halbe Miete

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, Mitarbeiterweggang und -wechsel ist wie Weihnachten: Jeder weiß, dass es passiert, und doch kommt es jedes Mal völlig überraschend.
Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: Hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen, sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10 % Ihrer Mitarbeiter gehen, und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen.

Okay, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird?

Erstens, wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch. Zweitens, wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet.
Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Machen Sie Wechselmanagement zum Standardprozess

In den meisten Betrieben gibt es dokumentierte Abläufe, Prozesse und Checklisten. Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind oft schon Pläne vorhanden, zu Neudeutsch „Onboarding“. Doch wie sieht es mit der Ausarbeitung aus? Wie wird das Wissen gesichert, das der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt?


Strukturierte Wissenslandkarte erstellen

Manchmal ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, welches individuelle Wissen sie haben. Und wenn sie sechs Monate vor Ausscheiden ihren Wissensschatz dokumentieren sollen, wissen sie nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kommt die strukturierte Wissenslandkarte ins Spiel. Kategorisieren Sie dazu die verschiedenen Wissensgebiete Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Fachwissen, Kundenwissen, Organisationswissen, Netzwerkwissen, Digitalwissen. In Form einer Mindmap können Sie diese Kategorien um Unterpunkte erweitern und vertiefen. Diese Mindmap nutzen Sie dann, um mit Ihren bestehenden Mitarbeitern ein Wissensgespräch zu führen und bei den einzelnen Punkten zu hinterfragen, welche Wissensbausteine und Besonderheiten es gibt, die nur der Mitarbeiter oder einige wenige beherrschen. Und so können Sie diese Punkte nach und nach dokumentieren.

Wissenslandkarte

Übrigens, solch eine Wissenslandkarte ist nicht nur bei bevorstehendem Mitarbeiterwechsel ein hilfreiches Tool, um Einzelwissen für die ganze Firma verfügbar zu machen. Je früher Sie damit anfangen, desto leichter lässt sich der Wissenstransfers gestalten. Sehen Sie also nicht untätig zu, wie sich das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet. Investieren Sie besser jetzt Zeit und Geld, um diese immateriellen Werte zu erhalten, statt später mit erheblichem Mehraufwand neu aufzubauen.

Team Schreibtisch

Warum Ausbilden wichtig ist und welche Spielregeln dabei gelten

Unternehmensführung, Personalmanagement, Personalführung, Kapazitätsplanung sind nur ein paar Beispiele für das, was von Ihnen als Unternehmer zusätzlich zum Fachwissen abgefordert wird. Kein Geheimnis ist, dass es im Personalbereich zunehmend schwieriger wird. Nicht nur beim Recruiting, sondern auch im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern sind Fehler manchmal schnell existenzbedrohend.

In allen Kreisen, selbst an Stammtischen, wird der akute Fachkräftemangel beklagt. Manche Unternehmer haben aus diesem Grund schon den Betrieb aufgegeben. Das ist eine traurige Tendenz, die sicherlich noch zunehmen wird.
Aber was tun? Ein Baustein hierzu kann die Ausbildung sein, gefolgt von guter Personalführung. Leichter gesagt als getan, denn nicht immer ist das Ausbilden aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen möglich.

Rechtlich dürfen Sie nämlich nur dann ausbilden, wenn Sie die fachliche Eignung dazu haben, sprich die Ausbildereignungsprüfung abgelegt haben. Das können auch Mitarbeiter sein, die die Azubis betreuen. Zu dieser fachlichen Eignung gehören im Wesentlichen die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse oder berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse.

Im Handwerk ist darüber hinaus im Einzelfall nur fachlich geeignet,wer die entsprechende Meisterprüfung bestanden hat oder dessen fachliche Eignung von der Handwerkskammer widerruflich anerkannt wurde.

Diese rechtliche Voraussetzung wird übrigens durch die nach Landesrecht zuständigen Behörden überwacht. Dabei können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Das soll Sie aber bitte jetzt nicht abschrecken, denn wenn Sie weiterlesen, zeigen wir Ihnen auf, dass es sich wirklich lohnt auszubilden.

Tatsächlich werden Sie trotz erfüllter rechtlicher Voraussetzungen nur dann ausbilden, wenn die Ressourcen, insbesondere die zeitlichen und personellen Kapazitäten dafür vorhanden sind.

Das erinnert dann aber sehr an die Geschichte von dem Autor Stephen Covey:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zersägt. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit. Der Spaziergänger tritt etwas näher heran und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre
Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“ Der Holzfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“


Ähnlich geht es doch vielen bei der Ausbildung auch: Haben Sie nicht selber schon Unternehmer sagen hören: „Für Ausbildung haben wir keine Zeit!“

Dabei gibt es so viele Vorteile auszubilden:
• Sie ziehen sich Ihren Nachwuchs selbst heran. Auf Fachkräfte von außen sind Sie dann nicht mehr so sehr angewiesen.
• Sie formen die jungen Leute, wie es Ihr Betrieb erfordert, und geben ihnen gleich Ihre Unternehmensphilosophie mit.
• Wenn die Azubis dann ausgelernt haben, brauchen Sie keine lange Zeit der Einarbeitung mehr.
• Sie kennen bereits die Stärken und Schwächen der Einzelnen, sodass Sie die jungen Leute nach der Ausbildung gezielt einsetzen können. Frust-Kündigungen, weil jemand am falschen Platz ist, bleiben Ihnen erspart.
• Fachkräfte zu finden ist teuer. Headhunter verlangen oft ein Viertel des Jahresgehalts an Provision. Umgerechnet ist das circa das erste Jahresgehalt eines Azubis. Ab dem zweiten Lehrjahr trägt er sich dann oftmals schon alleine.
• Junge Leute haben andere Ideen und Fähigkeiten. Sie werden zum Beispiel mit der Digitalisierung anders umgehen als langjährige Mitarbeiter.
• usw.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie jetzt sagen, okay, ich will ausbilden, dann informieren Sie sich bitte bei Ihren Kammern oder Verbänden über die für Ihren Betrieb geltenden Voraussetzungen. Wichtig: Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern, die nachher die jungen Leute ausbilden sollen. Holen Sie diese schon frühzeitig mit ins Boot und binden Sie diese auch schon in das Vorstellungsgespräch ein. Denn, derjenige, der nachher die Hauptlast bei der Ausbildung trägt, sollte auch ein Veto-Recht bei der Einstellung haben. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil für die Ausbildung: Ihre Mitarbeiter suchen sich aus, mit wem sie arbeiten wollen. Das ist gelebte Wertschätzung.

Steuerfreie Zahlungen an Mitarbeiter bis € 1.500

Bis zum 31.12.2020 besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern steuer – und sozialversicherungsfrei bis zu 1.500 € pro Mitarbeiter zu bezahlen. Dabei kann der Betrag in Geld oder auch in Sachleistungen bestehen.

Entscheidend ist aber, dass dieser Betrag zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt gezahlt wird. Eine Aufstockung des Kurzarbeitergeldes fällt somit nicht unter die Regelung. Auch wenn bei vielen von Ihnen im Moment eher kein Geld für zusätzliche Zahlungen da ist. Es ist aus unserer Sicht einen Gedanken wert, dass in so vielen Fällen besondere Engagement – und in einigen Fällen sicher auch das zusätzliche Risiko – Ihrer Mitarbeiter in dieser Zeit auch finanziell zu honorieren.

Jetzt oder später, wenn die Situation wieder besser ist als heute – Sie haben ja bis zum 31.12.2020 Zeit.

Und wenn es dann der extravaganteste Betriebsausflug oder die fabulöseste Weihnachtsfeier aller Zeiten wird – dann freuen sich auch besonders gebeutelte Branchen wie Reiseveranstalter und die Gastronomie.

Titel Lotse April

Lotse Frühjahr 2020

Es scheint wie vor langer Zeit – wir haben eine Lotse-Ausgabe erstellt, bevor die Krise zugeschlagen hat.

Die Inhalte haben ebenso Ihre Gültigkeit und Berechtigung und als Ablenkung vom alles beherrschenden Thema durchaus geeignet.

Lotse Titelblatt