Partner und Kinder als Angestellte – Die Spielregeln

Bei der Anstellung von Familienmitgliedern im Unternehmen geht es um eine Menge Vorteile für beide Seiten – klar, dass das Finanzamt deshalb ganz besonders genau hinschaut, ob auch alles mit rechten Dingen zugeht. Im Grundsatz gilt: Der Vertrag muss immer einem Fremdvergleich standhalten. Das bedeutet: Er muss so gestaltet sein, als wenn Sie ihn mit einem beliebigen familienfremden Mitarbeiter abgeschlossen hätten. Diese Punkte sind dabei wichtig:

1. Das Arbeitsverhältnis muss konkretisiert sein

Im Arbeitsvertrag muss klar sein, wer Vertragspartner ist, wann das Arbeitsverhältnis beginnt und wann es ggf. wieder beendet wird, wenn eine Befristung vorgesehen ist. Außerdem müssen Eckpunkte wie Urlaub oder Gehaltsbestandteile genauso geregelt werden wie in anderen Verträgen im Unternehmen.

2. Der Tätigkeitsbereich muss genau beschrieben werden

Die genaue Beschreibung des Tätigkeitsbereiches ist Standard in Arbeitsverträgen und sollte deshalb auch im Vertrag mit dem Partner zu finden sein. Allgemeinplätze wie „Einsatz nach Bedarf“ halten dem Fremdvergleich nicht stand. Und auch die Arbeitszeit sollte exakt geregelt sein!

3. Zulässige Gehaltsvereinbarungentreffen

Das Gehalt für den mitarbeitenden Partner muss in Euro und Cent im Vertrag festgeschrieben sein – das gilt auch für die Fälligkeit des Gehaltes, in der Regel zum Monatsende. Zusätzlich darf das Gehalt natürlich leistungsabhängige Komponenten haben, die im Vertrag geregelt sind. Streit um die Anerkennung wird es immer geben, wenn das Finanzamt das vereinbarte Gehalt als nicht mehr „angemessen“ einstuft. Ein sehr niedriges Gehalt führt nicht dazu, dass das Finanzamt die Anerkennung ablehnen darf – denn ein geringes Gehalt wird sich immer aus der betriebswirtschaftlichen Lage des Unternehmens erklären lassen. Bei einem übermäßig hohen Gehalt werden die Finanzämter jedoch hellhörig.

4. Probezeit vereinbaren

Arbeitsverträge ohne Probezeit sind heutzutage fast undenkbar – sagt auch die Finanzverwaltung und will deshalb Arbeitsverträge mit dem Partner nicht anerkennen, wenn in ihnen eine entsprechende Probezeitklausel fehlt. Vorsehen sollte der Vertrag eine Probezeit von drei bis sechs Monaten.

5. Der Vertrag muss durchgeführt werden

Damit der Arbeitsvertrag steuerlich anerkannt wird, muss er wie vereinbart im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter muss die vereinbarten Leistungen zu den vereinbarten Zeiten erbringen, der Unternehmer als Arbeitgeber das Gehalt auszahlen. Ärger wird es geben, wenn nachweisbar ist, dass keine Arbeit geleistet und „nur“ Gehalt bezogen wurde: Dann wird das Finanzamt dem Steuersparmodell einen Strich durch die Rechnung machen.

Die Vorteile für das Unternehmen

Der größte Vorteil ist natürlich, dass alle Lohnkosten, die Sie als Unternehmer zahlen, als Betriebsausgaben den Gewinn mindern – daran ändert sich grundsätzlich auch nichts, wenn ein Verwandtschaftsverhältnis zum Mitarbeiter besteht. Alle Lohnkosten senken damit unmittelbar den Gewinn des Unternehmers.

Die Vorteile für das Familienmitglied

Werden Unternehmer und Partner als Ehegatten zusammen veranlagt, ist der Lohn mit den Nebenkosten beim Unternehmer absetzbar – im gleichen Atemzug muss der Partner ihn aber versteuern. Deshalb stellt sich oft die Frage: Was soll das dann bringen? Eine ganze Menge, lautet die Antwort, denn der Arbeitnehmer muss nur das Einkommen versteuern, das verbleibt, nachdem er seine Werbungskosten, Sozialabgaben und außergewöhnlichen Belastungen wie jeder andere Steuerzahler abgesetzt hat.

Noch besser sieht es aus, wenn der mitarbeitende Familienangehörige als Minijobber angestellt werden kann. Denn dann bleibt das Gehalt für den Angehörigen bis zu 450 Euro komplett abgabenfrei, weil Sie als Unternehmer alle Abgaben tragen.

Natürlich müssen Sie in die Rechnung aber auch eikalkulieren, dass Sozialabgaben zu zahlen sind, die zum Beispiel beim sozialversicherungspflichtig Angestellten den Steuervorteil weit übersteigen. Allerdings profitiert das Familienmitglied dann ja auch im hohen Maße von der sozialen Absicherung:

1. Krankenversicherungsschutz

Gerade wenn keine Familienversicherung möglich ist, sorgt eine Anstellung im Betrieb mit einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis für raschen und günstigen Schutz. Sie müssen lediglich ein Gehalt von mindestens 451 Euro im Monat vereinbaren und begründen damit ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. So entsteht für einen Beitrag – Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil– von deutlich unter 100 Euro voller Versicherungsschutz.

2. Finanzielle Unterstützung bei Arbeitslosigkeit

Eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung lässt zudem auch Ansprüche auf Arbeitslosengeld beim mitarbeitenden Partner oder Familienmitglied entstehen.

3. Aufbau zusätzlicher Rentenansprüche

Die Anstellung eines Familienmitgliedes hilft auch dabei, dessen Altersvorsorge aufzustocken. Bei voll sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen werden ganz regulär Anwartschaften für die gesetzliche Rente aufgebaut – Minijobber stocken die pauschalierte Abgabe des Arbeitgebers heute standardmäßig auf und bauen so vollwertige Rentenansprüche auf. Zudem ist es möglich, eine betriebliche Altersvorsorge zu vereinbaren – so wird über die Familienbande die Vorsorgeaufgestockt.

Mit dem Angebot punkten – so erhöhen Sie Ihre Verkaufschancen

Wie viele Angebote schreiben Sie im Jahr? 10, 20, 100? Und wie viele davon werden zu Aufträgen?

Wenn nahezu jedes Angebot zum Auftrag führt, Gratulation. In vielen Unternehmen liegt die Erfolgsquote allerdings bei rund 50%. Es lohnt sich also, einmal das Angebot selbst genauer unter die Lupe zu nehmen, wie verkaufsfördernd es geschrieben ist.

Sprachlich haben Sie im Beitrag „5 goldene Regeln für ansprechende Kommunikation“ bereits Anregungen erhalten, die Sie natürlich auch beim Angebot nutzen sollten: Moderner Schreibstil, kurze Sätze, zum Handeln auffordern.

Welche Besonderheiten gibt es darüber hinaus bei Angeboten?

  1. Zeitnah zur Anfrage

Auch wenn Sie viel zu tun haben und das Tagesgeschäft dringend erscheint: Wenn Sie den Interessenten eine oder gar zwei Wochen warten lassen, bis Sie das Angebot verschicken, ist der Auftrag schnell verloren. Denn in der Regel ist Ihr Unternehmen nicht das Einzige das angefragt wurde. Spätestens am Tag nach dem Kundengespräch, bei dem Sie die Anforderungen und Wünsche ermittelt haben, geht das Angebot raus. So zeigen Sie Wertschätzung und Interesse.

  1. Adresse und Ansprechpartner

Auch wenn es banal klingt: prüfen Sie Firmenname und Name des Ansprechpartners auf korrekte Schreibweise doppelt. Ein Tippfehler fällt hier sofort auf und hinterlässt das Gefühl von schlampiger Arbeitsweise.

Nicht mehr üblich ist der Zusatz „z. Hd.“ oder nur „z. H.“. Schreiben Sie einen bestimmten Empfänger an, dann genügt der Name. Bei zwei Empfängern ist es richtig, beide Namen zu erwähnen. Die Anreden „Herr“ beziehungsweise „Frau“ werden im Adressfeld nicht mit „Hr.“ oder „Fr.“ abgekürzt. Hat der Briefempfänger einen Titel? Der gehört dann ins Adressfeld, z. B. Dipl. Ing., Dr. med. Geschäftsführer ist zwar eine Position und kein Titel, sollte im Adressfeld aber erwähnt sein. Der Begriff „Eheleute“ ist Behördendeutsch. Stattdessen erwähnen Sie Vor- und Zuname von beiden.

  1. Problem und Nutzen benennen

Fassen Sie zu Beginn das Anliegen des Kunden zusammen. Das Angebot ist ein schriftliches Verkaufsgespräch und weniger ein juristisches Dokument. Statt „Wir bieten Ihnen zu unseren umseitig erwähnten Konditionen nachfolgend an…“ ist dieser Satz besser: „Über Ihre Anfrage haben wir uns gefreut. Zur Lösung Ihres XY-Problems haben wir einen Vorschlag für Sie ausgearbeitet, den wir Ihnen nun präsentieren.“ Und in der Folge präsentieren Sie die Nutzenargumente, die sich konkret auf das Anliegen beziehen.

So zeigen Sie, dass Sie das Problem des Kunden verstanden haben und der richtige Partner sind.

  1. Der Gesamtpreis zuerst

Wie lesen Kunden Angebote? Überlegen Sie es einmal für sich selbst, was passiert, wenn Sie ein mehrseitiges Angebot erhalten. In der Regel ist die wichtigste Information, die Kunden interessiert, der Preis. Deshalb nehmen sie das Angebot in die Hand, blättern, blättern, blättern bis sie auf der letzten Seite auf die Gesamtsumme stoßen. Sie sehen den Preis und dann ist der Brief zu Ende. Was bleibt hängen: der Preis. Und wenn Sie zufälligerweise nicht der billigste waren, konkurrieren Sie mit allen Angeboten über den Preis.

Drehen Sie das um. Schreiben Sie auf Seite 1 „Ihre Gesamtinvestition beträgt 12.300 €. Darin sind folgende Bestandteile enthalten, die Ihre Anforderungen erfüllen. Bitte lesen Sie weiter, um Ihnen das im Einzelnen zu erläutern…“

Durch die Aufforderung Weiterzulesen, führen Sie den Kunden vom Preis weg. Jetzt sind es die Inhalte und deren Nutzen, die hängen bleiben, wenn er das Angebot weglegt, nicht mehr der Preis.

Übrigens: Vermeiden Sie das Wort Kosten, sprechen Sie immer von Investition. Denn Kosten wollen Menschen vermeiden, eine Investition ist hingegen positiv besetzt, weil sie in die Zukunft wirkt.

  1. Der letzte Satz

Da heißt es oft: „Für Rückfragen steht Ihnen unser Herr … gerne zur Verfügung.“, oder: „Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und freuen uns … “ Das sind Sätze der Vergangenheit, die nicht zu einem modernen Unternehmen passen. Texten Sie besser so: „Haben Sie Fragen? – rufen Sie bitte an.“ Oder Sie künden im Angebot Ihren Anruf so an: „In der 19. KW rufe ich Sie an, um mit Ihnen das Angebot zu besprechen.“ Damit machen Sie klar, dass es zu einem Nachfassgespräch kommt.

Und wie schon im Beitrag „5 goldene Regeln“ erwähnt: Mit dem P.S. können Sie noch einmal einen besonderen Nutzen oder Vergünstigung hervorheben, um den Anreiz für Ihr Angebot zu erhöhen.

Mitarbeiterführung – Generation Y und Z und ihre Geheimnisse

Eine Kernaufgabe für Sie als Unternehmer ist der Aufbau einer  attraktiven Arbeitgebermarke. Denn hierdurch können Sie potentielle Mitarbeiter dauerhaft binden. Was man unter einer „attraktiven Arbeitgebermarke“ versteht, ist je nach Arbeitnehmer individuell. Sicher ist, dass je nach Generation die Ansprüche an den Arbeitgeber wechseln. Und schon haben wir die nächste Herausforderung: Um ein attraktiver Arbeitgeber zu werden bzw. zu bleiben, sollten wir uns auf die nachfolgenden Generationen Y und auch schon Z einstellen. Als Generation Y werden die zwischen 1976 und 1998 geborenen bezeichnet. Die nächst Jüngeren sind dann die Generation Z. Eine klare Einteilung gibt es hier übrigens nicht. Der  Übergang ist fließend.

Generation Y: Ihre Stärken und Schwächen

Diese Generation ist ständig auf der Suche nach dem Sinn. Dies gilt in allem und überall. Sie reflektieren und hinterfragen, verlieren aber schon mal den „roten Faden“. Dabei spielt das „große“ Geld keine Rolle. Vielmehr ist ihnen ihre Eigenständigkeit und Individualität wichtig.

Ihre unentwegte Suche nach dem Sinn führt aber dazu, dass sie sich nur sehr schwer festlegen können. Sie haben große Träume, an deren Umsetzung sie aber oftmals scheitern.

Das die coolen Jobs per Netzwerk und Beziehungen vergeben werden, ist ihnen bewusst. Dennoch arbeiten sie ständig an einem perfekten Lebenslauf. Also, sie haben das Gefühl, anders zu sein, verfolgen aber dennoch alte Wege statt neue zu kreieren.

Sie haben eine genaue Vorstellung von dem, was sie wollen. Auf der anderen Seite aber auch unglaublich Angst zu scheitern, weil die Gesellschaft sie für Fehler abstempelt.

Herausforderungen an den Arbeitgeber

Als attraktiver Arbeitgeber werden Sie von der Generation Y wahrgenommen, wenn

  • Sie Entwicklungs- und Selbstverwirklichungsmöglichkeiten bieten.
  • Sie Spaß und Freude an der Arbeit bieten.
  • Sie ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit und Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf ermöglichen.
  • Sie die neuste Technologie
  • Sie weitest gehende Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Wochenarbeitszeit gewährleisten.
  • Sie eine angemessene und faire Vergütung
  • Sie einen Ruf als attraktiver Arbeitgeber

Generation Z – Digital Natives

Gerade haben wir uns auf die Generation Y eingestellt, da steht auch schon die nächste vor der Tür. Unsere neuen Auszubildenden gehören bereits der nächsten Generation an. Geprägt werden diese dadurch, dass sie mit Medien groß werden, die sowohl in der Arbeitswelt selbstverständlich sind wie auch im Privatleben. Ihre Informationen beziehen sie nur noch aus dem Internet. Gemessen wird ihr tun und Leben allein am Glück.

Die neue Generation ist sehr neugierig und interessiert. Finden sie ein Projekt interessant, werden sie dies mit Leidenschaft begleiten. Dabei ist es sehr wichtig, dass sie sich frei entfalten können. Wie ihre Vorgänger ist ihnen Eigenständigkeit sehr wichtig. Anders als diese hat die Generation Z den Mut, sich vom Althergebrachten los zu sagen. D.h. ist ein Projekt abgeschlossen, machen sie sich auf die Suche nach einer neuen interessanten Aufgabe. Und dies ist nicht an einen Arbeitgeber gebunden.

 

Herausforderung an den Arbeitgeber:

Da keine lebenslange Bindung an einer einzigen Firma gewünscht ist, sollten Sie auf Ihr Image achten. Sie sollten als kooperativer und attraktiver Partner auftreten. Hier hilft auch die Präsenz in Netzwerken, um für die jungen Menschen erreichbar zu sein.

Das Idealbild ist die Projektarbeit, in der jeder Beteiligte sich wie ein funktionierendes Zahnrad im Getriebe versteht. Verantwortung äußert sich in der Wahrnehmung der Aufgaben innerhalb eines Netzwerks, das einen konkreten Auftrag umsetzt.

Tipp: Strukturieren Sie die Arbeit in flachen Hierarchien quer zum Abteilungsdenken! So berücksichtigen Sie den Fakt, dass die Generation Z ein anderes Verständnis von Führung und Verantwortung hat.

 

5 goldene Regeln für ansprechende Geschäftsbriefe

Werden Ihre Briefe – egal ob Werbung, Informationsschreiben, Angebote oder Mails – von Ihren Kunden gern (und hier liegt die Betonung auf GERN) gelesen? Oder landen Sie wie so viele Schreiben auf dem Stapel bzw. Posteingang „Später lesen“ (also nie) oder noch schlimmer gleich im Papierkorb?

  1. Formulieren Sie so, wie Sie sprechen.

Wir schreiben das Jahr 2019, nicht 1919. Doch viele Briefe lesen sich noch so sperrig, als entstammten Sie dem letzten Jahrhundert. Das beginnt bei der förmlichen Begrüßung „Sehr geehrte Damen und Herrn“ über „erbitten wir Sie höflichst“ bis hin zu „beiliegend erlauben wir uns, Ihnen…zu überreichen“. Kein Mensch redet so. Überprüfen Sie Ihre Formulierungen also, ob Sie das in einem persönlichen Gespräch auch sagen würden.

Nutzen Sie die direkte Ansprache mit der Sie – Wir – Regel. Es gilt: 70% Sie – 30% Wir, beispielsweise statt „Wir schicken Ihnen“ – „Sie erhalten“, „Es gibt uns seit 25 Jahren“ – „“Für Sie seit 25 Jahren im Einsatz“.

  1. Kurze Sätze erhöhen die Verständlichkeit

Je länger ein Satz ist, desto schwieriger ist er nachzuvollziehen. Ihre Sätze sollten 15 bis max. 20 Wörter beinhalten. Schachtelsätze und zu viele Nebensätze erschweren das Verständnis bzw. bringen die meisten Leser dazu, vorzeitig abzubrechen. Jedes Komma bedeutet eine weitere Kurve im Gedankengang. Und spätestens nach der dritten Abbiegung verliert der Leser langsam die Orientierung. Dann muss er den Satz entweder erneut lesen oder steigt entnervt aus dem Text aus. Setzen Sie Ihrem Leser die Informationen Stück für Stück in appetitlichen Portionen vor. Mit jedem Punkt geben Sie ihm eine kleine Verschnaufpause. Gerade bei komplizierten Erläuterungen ist das besonders wichtig. So kann der Leser Ihren Gedanken viel leichter folgen.

  1. Fordern Sie zum Handeln auf

Viele Inhalte „verpuffen“, weil zum Schluss die Handlungsempfehlung fehlt.  Es gibt eine passende Marketingregel dazu: Kunden tun immer das, was Sie ihnen sagen. Sagen Sie nichts…

„Fordern Sie weitere Unterlagen an“, „Besuchen Sie unsere Webseite“, „Klicken Sie hier“, „Rufen Sie an“. Wie auch immer Ihr Appell lautet, es erhöht die Rücklaufquote.

  1. Setzen Sie mit einem Foto positive Akzente

Nehmen Sie direkt Augenkontakt auf und platzieren Sie ein Foto auf dem Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter lächelt, im oberen Bereich. Abbildungen und Grafiken sorgen immer für Aufmerksamkeit. Über die Position des Bildes leiten Sie das Auge. Das Auge springt direkt zum dominantesten Bild auf Ihrem Brief. Diese sollte nach Möglichkeit oben stehen – denn das Auge wandert nicht zurück. Wenn es einmal unten ist – steigt es aus.

  1. Nutzen Sie den Blickverlauf beim (Werbe-) Brief

Wenn sie es geschafft haben, dass der Kunde den Briefumschlag öffnet, dann haben Sie eine große Hürde genommen. Doch interessant ist in diesem Zusammenhang, wie er den Brief wahrnimmt. Untersuchungen haben gezeigt, dass Anschreiben sehr oft nach einem bestimmten Muster gescannt werden – und zwar so:

 

Dieses Scannen findet statt noch BEVOR der Inhalt selbst gelesen wird. Wenn dieser erste Check positiv ausfällt, wird der Brief gelesen. Ansonsten wird er weggelegt.

  1. Zunächst schauen Sie auf den Absender. Wer hat Ihnen den Brief überhaupt geschrieben? Das ist zwar manchmal schon auf dem Briefumschlag zu erkennen, trotzdem schaut man in der Regel auch beim Briefpapier nochmals auf den Absender. Als nächstes wandern die Augen Richtung Betref
    f (Punkt 3), vorher nochmal ein kurzer Blick auf den Empfänger (Punkt 2).

Ist der Betreff nicht fesselnd genug, wird an dieser Stelle bereits Schluss sein. Wählen Sie daher eine Überschrift, die aussagekräftig genug ist, damit der Kunde weiß, worum es geht, aber auch neugierig macht auf den Inhalt des Briefes. Sprechen Sie den Leser direkt an und beantworten für ihn die Frage:  „Was bedeutet das für mich?„  und vermitteln Sie einen Nutzen, z.B. :

  • Wie Sie das Beste aus… machen
  • Für Sie gelesen – Tipps für …

Bei Punkt 4 und 5 sehen Sie, dass der Leser anschließend über den Text schweift. Sind Worte oder Sätze fettgedruckt, werden diese intensiver wahrgenommen. Sie können das Auge hier also gezielt führen. Heben Sie dabei positive Worte hervor.

Anschließend schaut sich der Leser die Unterschrift bei Punkt 6 an.

Und jetzt ein kleines Geheimnis:

Das P.S. … lesen Ihre Kunden zuerst

Interessant ist jedoch, dass, bevor es zum eigentlichen Lesen des Werbebriefes kommt, das so genannte P.S. komplett gelesen wird (Punkt 7). Es ist der kürzeste Abschnitt des Briefes. Auch hier müssen Sie darauf achten, dass dieser Punkt so interessant wie möglich gestaltet wird.

Machen Sie nochmals auf alle Vorteile Ihres Produktes oder Dienstleistung aufmerksam. Sie können auch einen Rabatt erwähnen, wenn sich der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist bei Ihnen meldet oder einkauft. Achten Sie auch darauf, eine klare Handlungsempfehlung auszusprechen.

Erst nachdem alle diese „Hürden“ überwunden sind, fängt Ihr Kunde an, Ihren Brief zu lesen (Punkt 8). Und dann gelten wieder Regel 1 bis 3.

Ein Blick hinter die Kulissen

Was macht eigentlich ein(e) Mitarbeiter(in) Rechnungswesen?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer

Lotse Artikel Mitarbeiter_Tag

 

Welche Fort- und Ausbildungskosten sind absetzbar

Mit diesem Schaubild erhalten Sie einen Überblick, welche Kosten für Schule, Studium, Berufsausbildung und Weiterbildung steuerlich absetzbar sind.

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Hilfe, die Betriebsprüfung kommt… 7 Grundsätze für digitale Buchführung

Die Digitalisierung ist in aller Munde, und es gibt sicher nur wenige Unternehmer, die keine digitalen Daten vorhalten. Auch die Finanzverwaltung rüstet auf, und die Betriebsprüfung wird immer besser im Verwerten von digitalen Informationen.

Damit es für Sie keine bösen Überraschungen gibt, wenn sich die Betriebsprüfung ankündigt, hier ein paar Grundsätze:

1. Keine Buchung ohne Beleg

Ihre Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. In der Vergangenheit musste zu jeder Buchung ein Papierbeleg existieren. Liegen diese Daten nun digital vor, so sind die Daten so zu speichern, dass sie jederzeit verfügbar sind.

2. Revisionssicher

Grundsätzlich dürfen die Einträge nachträglich nicht veränderbar sein. Werden von Ihnen Änderungen vorgenommen, so müssen diese protokolliert werden, und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.

3. Vollständig

Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

4. Richtig

Sie haften persönlich für die Richtigkeit der Angaben. Dies gilt auch, wenn die Buchführung von einem Dritten erstellt wird.

5. Zeitnahe Buchung

Bartransaktionen müssen am selben Tag erfasst werden, bargeldlose innerhalb von zehn Tagen.

6. Aufbewahrungsform

Die ursprüngliche Form muss bei elektronisch empfangenen Dokumenten aufbewahrt werden. Das heißt, erhalten Sie die Daten per E-Mail, so muss die komplette E-Mail archiviert werden.

7. Aufbewahrungsfrist

Diese beträgt zehn Jahre.

Für die Aufbewahrung der digitalen Unterlagen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Vorgaben der Finanzverwaltung zu erfüllen. Dieses System muss revisionssicher sein, per Verfahrensdokumentation erläutert werden und eine digitale Schnittstelle für die Finanzverwaltung beinhalten.

Unser Tipp: Bevor Sie ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir prüfen, ob das System die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt.

Eine abschließende Definition der steuerlich relevanten Daten wird vom Gesetzgeber bewusst vermieden. Vielmehr überträgt dieser die Verantwortung auf Sie. Das heißt, Ihre Aufgabe ist es, selbst eine Einordnung der steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten vorzunehmen.

Als Faustregel gilt: Alle Daten, die Sie im Computer erzeugen und ohne Ausdruck elektronisch weiterverarbeiten, sind steuerlich relevant.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Bargeschäfte gehören immer zu den Schwerpunkten einer jeden Betriebsprüfung. Als Berater müssten wir Ihnen eigentlich sagen, dass Sie möglichst von Bareinnahmen absehen und grundsätzlich nur noch Zahlungen per EC-Karte erlauben sollten. Dass dies ein frommer Wunsch ist, wissen wir. Aber werden wir nicht gerade dazu gedrängt? Denn Fehler in diesem Bereich führen nunmehr fast immer zu Hinzuschätzungen. Aber jetzt erst einmal zu den von der Finanzverwaltung herausgegebenen Spielregeln (ein für Sie gerafftes BMF-Schreiben aus dem Jahr 2010, das nach wie vor Gültigkeit hat):

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufzubewahren. Die Verantwortung, dass dies möglich ist, liegt bei Ihnen.

Was bedeutet das konkret?

  • Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Dabei muss ein Archivsystem die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren, und diese Protokolle sind aufzubewahren. Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.
  • Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z.B. EC-Cash, ELV – elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
  • Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Davon betroffen sind Sie als Taxifahrer und Spediteur. Die Details können Sie gerne bei uns erfragen.

Die Aufbewahrungsfrist für diese digitalen Unterlagen beträgt zehn Jahre.
Sie sehen, nüchtern betrachtet wäre es besser, nur noch unbare Zahlungen zu akzeptieren, denn bei dem Gedanken an all die Probleme, die Bareinnahmen mit sich bringen können, wäre es besser, nicht nüchtern zu sein. Prost!

Ab 1. März droht Geschäftsverbot für Online-Händler

Sie sind auch Verkäufer oder Marktplatzbetreiber im World Wide Web?

Dann ist Folgendes für Sie wichtig, damit Sie weiter Geschäfte tätigen können:

Mit Wirkung ab 01.01.2019 gelten neue Vorschriften im Umsatzsteuergesetz für den Online-Handel. Marktplatzbetreiber werden künftig stärker in die Pflicht genommen, um konsequent gegen den Umsatzsteuerbetrug vorzugehen.

Zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet regelt der Gesetzgeber die Haftung von Marktplatzbetreibern für die nicht gezahlte Umsatzsteuer der Verkäufer neu.

Um das Haftungsrisiko einzudämmen, müssen Marktplatzbetreiber von den auf ihrem Marktplatz tätigen Händlern unter anderem eine Bescheinigung über deren steuerliche Erfassung vorlegen können.

Für Sie als Händler heißt das:

Wenn Sie nicht Gefahr laufen wollen, auf der Plattform gesperrt zu werden, sollten Sie dem Marktplatzbetreiber die Bescheinigung über Ihre steuerliche Erfassung übermitteln. Das Bundesministerium für Finanzen hat hierzu im Dezember 2018 ein entsprechendes Schreiben mit den folgenden Regelungen für den Online-Handel veröffentlicht:

  • Betreiber von elektronischen Marktplätzen müssen sich von den dort agierenden Händlern eine Bescheinigung über deren steuerliche Registrierung vorlegen lassen (egal, wo diese ansässig sind).
  • Nach ergangener Mitteilung des Finanzamts über die Verletzung steuerlicher Pflichten eines Händlers müssen Marktplatzbetreiber sicherstellen, dass der betroffene Händler dort keine Waren mehr anbieten kann, und
  • Marktplatzbetreiber müssen bestimmte Daten zum Händler und dessen Umsätze aufzeichnen und den Finanzbehörden auf Nachfrage zur Verfügung stellen (und zehn Jahre aufbewahren).

Für die Umsatzbesteuerung von ausländischen Händlern sind bestimmte Finanzämter zuständig.

Bei Missachtung dieser Regelungen muss der Marktplatzbetreiber mit einer Inanspruchnahme als Haftender für Umsatzsteuerschulden des Online-Händlers rechnen. Das wird er nicht wollen und schmeißt Sie als Händler raus, um Risiken zu vermeiden.

Für Unternehmen, die ihren Sitz unter anderem in China, Hongkong, Taiwan und Macau haben, ist das Finanzamt Neukölln zuständig. Bereits die Ankündigung der Haftungsregel in diesem Jahr hat Wirkung gezeigt. Im Finanzamt Neukölln wurde ein deutlicher Zuwachs an steuerlichen Registrierungen verzeichnet. Nachdem beispielsweise im Mai 2017 lediglich 432 Online-Händler mit Sitz in China, Hongkong, Macau und Taiwan steuerlich registriert waren, liegt die Zahl jetzt schon bei rund 7.500 Unternehmen.

Das Ministerium hat spezielle Vordrucke zur Antragstellung für die Online-Händler zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen, diese zu nutzen. Diese bekommen Sie auch bei uns. Der Antrag kann sowohl per Post als auch per E-Mail an das zuständige Finanzamt versandt werden.

Die Bescheinigung wird seitens der Finanzverwaltung übergangsweise in Papierform erteilt. Sie gilt längstens bis zum 31.12.2021. Der Unternehmer kann sie in ein elektronisches Format überführen und auf elektronischem Weg weiterleiten. Das Bundesfinanzministerium wird in einem separaten Schreiben mitteilen, wann das Verfahren elektronisch abgewickelt werden wird. Das zuständige Finanzamt stellt dann die notwendigen Informationen den Marktplatzbetreibern zum Datenabruf bereit.

Rasches Handeln ist geboten! 

Die neuen Haftungsregelungen halten zwar Übergangsfristen für die Marktplatzbetreiber bereit:

Für Händler aus dem Drittland greift die potenzielle Haftung ab 01.03.2019. Für Händler aus einem EU-/EWR-Staat greift sie ab 01.10.2019. Es empfiehlt sich dennoch, die Bescheinigung zeitnah zu beantragen. Die Anträge müssen schließlich auch von der Finanzverwaltung bearbeitet werden. Liegt bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist keine entsprechende Bescheinigung vor, ist die Gefahr groß, dass der Marktplatzbetreiber den Händler sperrt, um kein Haftungsrisiko einzugehen.

Die Händler haben einen Rechtsanspruch auf die Erteilung der Bescheinigung.

Wir raten dringend, eine solche Bescheinigung anzufordern. Wenn Sie wollen – wir kümmern uns.

 

Lotse Frühjahrsausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe erwarten Sie folgende Themen:

  • Zehn Jahre Lotse – die Jubiläumsausgabe
  • EU will Dauer von Privatinsolvenzen verkürzen
  • Ab 1. März droht Geschäftsverbot für Online-Händler
  • Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
  • Hilfe, die Betriebsprüfung kommt!
  • Welche Aus- und Fortbildungskosten sind absetzbar?
  • Was macht eigentlich ein … Mitarbeiter Rechnungswesen?