Sechs gute Gründe für ein digitales Ablagesystem

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten.
Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.
Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

  1. Sie schonen die Umwelt
    Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .
  2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
    Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.
  3. Höhere Konzentration
    Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.
  4. Höhere Produktivität
    Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.
  5. Optimierte Arbeitsabläufe
    Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.
  6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
    Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen – mit Minimalismus die Effizienz steigern

Wann haben Sie das letzte Mal bewusst über die Effektivität und Effizienz der Abläufe in Ihrem Unternehmen nachgedacht? In der Hektik des Alltags neigen wir dazu, an gewohnten Abläufen festzuhalten und vergessen manchmal zu hinterfragen, ob das was und wie wir es tun nach wie vor sinnvoll ist.

Wir möchten Ihnen hier einige Denkanstöße aus der Praxis für die Praxis an die Hand geben und damit ermuntern, über Ihre Arbeitsweise, die Ihrer Mitarbeiter bzw. die des ganzen Unternehmens nachzudenken.
Die Grundlage dieser Ideen ist der Gedanke des Minimalismus – also die Beschränkung auf das Nötigste bzw. Wesentliche. (Möglicherweise haben Sie in diesem Zusammenhang schon von Marie Kondo gehört oder gelesen, die mit ihrem Ordnungsprinzip weltweit einen Aufräum-Trend ausgelöst hat. Ihr Buch „Magic Cleaning“ ist inzwischen ein Bestseller.)

Vom Grundprinzip her sollten Dinge, die nicht benötigt werden, erst gar nicht entstehen. Ganze Branchen leben davon, Unnützes mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten zu verwalten, bis schließlich eine Entsorgung erfolgt, welche wieder enorme Kosten verursacht.

Hier vier praktische Anregungen:

  1. Drucken Sie keine E-Mails aus
    Das Phänomen des Ausdruckens von Mails soll es heute ja tatsächlich noch geben. Alleine der Druck und die Verteilung mit abschließender Ablage und Archivierung verschlingt bei dem momentanen Mailaufkommen Unsummen an Geldern. Die reine elektronische Aufbewahrung und elektronische Weiterleitung ist ja auch vom Ablauf her einfacher und schneller.
  2. Der Weg zum papierarmen Büro
    Papierlose Unternehmen – ständig liest und hört man davon. Doch gibt es das tatsächlich? Es muss ja nicht gleich das komplett papierlose Büro sein. Praxisbeispiele im delfi-net Netzwerk der zukunftsorientierten Steuerberater zeigen jedenfalls, dass eine Reduktion der Papiermenge um bis zu 80% möglich ist.
    Wer seine Dokumentenverwaltung von Papier auf Datei umstellt, spart gefühlt Kilometer an Regalen voller Akten. So können Flächen und Raumkosten eingespart werden. Auch Utensilien wie Regale und Ablagesysteme entfallen komplett. In der Folge gibt es weniger Drucker mit Papier- und Tonerverbrauch, das bedeutet, Sie tun auch etwas Gutes für die Umwelt.
  3. Legen Sie die Dauer einer Besprechung vorher fest
    Kennen Sie dies: Eine Besprechung wird für eine gewisse Zeit oder gar ohne Zeitbeschränkung angesetzt. Und dauert und dauert viel länger als vorgesehen. Rückblickend ist ein großer Teil der Besprechungsdauer ineffizient, da sie mit ständigen Wiederholungen, ausufernden Ausführungen und irrelevanten Themen gefüllt wird.
    Die Lösung: Das Ende einer Tagung sollte fix vorgegeben werden! Wenn der Zeitpunkt dann gekommen ist – einfach aufstehen und gehen! Der Lerneffekt für die Teilnehmerrunde ist garantiert! Abgesehen davon, dass jeder der Besprechungsteilnehmer pünktlich zu solchen Terminen zu erscheinen hat. Denn die Unpünktlichkeit eines Einzelnen verursacht ja die komplette Verschiebung des Zeitplans aller Teilnehmer.
  4. Kommunikationsstil mit Ihren Kunden
    Wie sehen Ihre Kundeninformationen aus? Mehrseitige Schreiben oder Mails, womöglich in einer für Laien schwer verständlichen Sprache? Was nützt Ihre fachliche Kompetenz, wenn derjenige, den es betrifft und der die Leistung bezahlt, nichts davon begreift. Formulieren Sie kurz, prägnant und verständlich. Wenn Sie den Gesamtumfang von Informationen und Hinweisen reduzieren werden es Ihnen Ihre Kunden danken. Und manchmal ist das gute alte Telefon immer noch das beste Kommunikationsmittel.

Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung

Als Arbeitgeber haben Sie immer wieder die Aufgabe, für einen scheidenden Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu verfassen. Dabei stellt einen diese Aufgabe vor besondere Herausforderungen, schließlich stellt das Arbeitszeugnis für Ihren Arbeitnehmer einen wesentlichen Nachweis seiner Qualifikation dar – es ist ein Teil seiner „Visitenkarte“. Andererseits möchten Sie hier aber auch ein richtiges Bild von Ihrem scheidenden Arbeitnehmer wiedergeben. Wobei Ihnen die Rechtsprechung durch die Verpflichtung zur wohlwollenden Formulierung Grenzen setzt.

Aktuelle Rechts- und Gesetzeslage

Der Gesetzgeber hat sich bei den Vorgaben für das Arbeitszeugnis zurückhaltend gezeigt. Er hat dem Arbeitnehmer den Anspruch auf ein einfaches oder qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis zugesprochen. Die Schriftform erfordert, dass der Aussteller die Urkunde eigenhändig unterzeichnet. Somit ist ein Zeugnis in elektronischer Form derzeit nicht möglich. Darüber hinaus müssen Sie das Zeugnis klar und verständlich formulieren und dürfen keine „versteckten Botschaften“ an einen potenziellen neuen Arbeitgeber einbauen.

Bis auf das Erfordernis der Schriftlichkeit werden somit keine ausdrücklichen Anforderungen in formeller Hinsicht gestellt.

Dem Arbeitszeugnis kommt eine entscheidende Rolle bei der beruflichen Fortentwicklung zu. Daher ist es nicht verwunderlich, dass durch die Rechtsprechung engere Regeln der Zeugnisgestaltung getroffen wurden. Ausschlaggebend ist die Verkehrsauffassung, also welche Anforderungen von einem Leser als selbstverständlich erwartet werden.

Als formelle Mindestanforderungen können angesehen werden:

  • Briefpapier
  • Briefkopf
  • Datum der Erstellung
  • keine optischen Mängel (z.B. Flecken, Eselsohren, Risse)
  • Zwei ordentliche Knicke sind zulässig.
  • Das Abdrucken der Adresse des Arbeitnehmers im Adressfeld ist unzulässig.

Auch der Text muss das Kriterium der Üblichkeit erfüllen. Hier sollten Sie auf Folgendes achten:

  • übliche Schriftgröße und der herkömmlichen Lesegewohnheit angepasste Form
  • keine offensichtlichen Korrekturen
  • ordnungsgemäße Unterschrift mit dokumentenechtem Stift durch den Ersteller selbst
  • keine persönliche Anrede

Zu erwartende Entwicklung

Es ist kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung keinen Einfluss auf die Zeugniserteilung haben wird. Hierarchieneutrale Arbeit und vernetztes Arbeiten stehen bei diesem Wertewandel im Mittelpunkt. Die bestehenden Prozesse sollen optimiert werden, schnelle Kommunikation, Effizienz und Zeitersparnis sind das Ziel.

Dies spiegelt sich im Trend des „Multiple Choice“-Zeugnisses wider. Dabei wird lediglich der Ausdruck eines internen Bewertungsbogens verwendet. In Spaltenform wird vom Vorgesetzten angekreuzt, ob der Arbeitnehmer bezüglich Arbeiten im Team, Selbsteinschätzung und anderen Bereichen die Anforderungen erfüllt (hier gibt es verschiedene Abstufungen). Der Name, die Position und das Aufgabenfeld werden maschinell gedruckt. Unter dem Zeugnis ist Platz für etwaige Anmerkungen und die gesetzlich geforderte handschriftliche Signatur.

Ein klarer Vorteil liegt in der Zeitersparnis und Übersichtlichkeit. Auch kann ein differenzierter Beurteilungsbogen tatsächlich ein aussagekräftigeres Bild des Bewerbers aufzeigen. Als zukünftiger Arbeitgeber können Sie die Bewerber besser vergleichen, und auch für den Arbeitnehmer wird das Zeugnis verständlicher. Das Zeugnis wird durch die Umstrukturierung transparenter, zudem bietet sich eine Vereinfachung durch digitale Bewerbungsverfahren.

Ob die tabellarische Abfassung von Arbeitszeugnissen zulässig ist, ist aber fraglich. Die knapp 25 Jahre alte Rechtsprechung ist hier nicht hilfreich. Man muss davon ausgehen, dass die Ersetzung eines klassischen Arbeitszeugnisses durch einen Beurteilungsbogen im Rechtsverkehr derzeit unüblich ist. 

Unser Tipp

Da die Vorteile eines tabellarisch verfassten Arbeitszeugnisses auf der Hand liegen, ist es nur eine Frage der Zeit, wann sich dieses durchsetzen wird. Im Moment wird ein Arbeitszeugnis im Fließtext als ein Ausdruck der Wertschätzung gegenüber dem scheidenden Arbeitnehmer gesehen. Daher sollten Sie sich die Arbeit für ein ausformuliertes Arbeitszeugnis noch nehmen.

Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch

Die Motivation, den Einsatz eines Fahrrads auf dem Weg zur täglichen Arbeit zu fördern, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt:

  • Der Gesetzgeber möchte eine Entlastung auf den Straßen erreichenund natürlich den CO2-Ausstoß verringern.
  • Sie als Arbeitgeber möchten, dass Ihre Mitarbeiter gesund und dadurch auch leistungsfähig bleiben.
  • Dem Arbeitnehmer ist vielleicht die tägliche Parkplatzsuche lästig, und auch er will sich fit halten.

So ist es für alle Beteiligten gut, dass es hier eine steuerliche Förderung gibt. Doch auch hier lohnt es sich, genauer hinsehen:

Der Fall:

Sie als Arbeitgeber kaufen oder leasen ein Fahrrad und überlassen dies dem Mitarbeiter. Bei der steuerlichen Würdigung sind jedoch folgende Fälle zu unterscheiden:

Sie überlassen dem Arbeitnehmer das Job-Rad mittels einer Gehaltsumwandlung? – Sorry, aber das funktioniert leider nicht. Hier ist der geldwerte Vorteil vom Mitarbeiter zu versteuern. Aber: Für alle Job-Räder, die ab dem 01.01.2019 übernommen wurden, hat der Gesetzgeber die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des zu versteuernden Vorteils halbiert – die sogenannte 0,5%-Regelung.

Diese 0,5%-Regel gilt für Fahrräder, Pedelecs und S-Pedelecs (bis 45 km/h).

Die Fahrten von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte sind bei S-Pedelecs zusätzlich mit 0,03 % pro Entfernungskilometer zu besteuern, allerdings auch wieder von der halbierten Bemessungsgrundlage, wenn ab dem 01.01.2019 erworben oder geleast wurde.

Die Umsatzsteuer auf den geldwerten Vorteil ist jedoch immer vom vollen Bruttolistenpreis zu rechnen. Im Umsatzsteuergesetz findet sich hierzu (noch) keine Änderung für Job-Räder ab dem 01.01.2019.

Anders sieht das aus beim vom Arbeitgeber finanzierten Job-Rad (das Job-Rad wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gestellt). Dann entfällt für den Mitarbeiter ab dem 01.01.2019 die Versteuerung des geldwerten Vorteils komplett. Hier fährt der Arbeitnehmer sein Job-Rad steuerfrei. Diese Regelung gilt vorerst bis zum 31.12.2021, soll aber nach Aussagen des Bundesfinanzministers bis Ende 2030 verlängert werden.

Was heißt das konkret? „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“? – Der Arbeitnehmer darf keinen Anspruch auf die Zahlung des Arbeitslohns haben.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat 200 Überstunden.

Variante 1:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass der Mitarbeiter die Überstunden bezahlt bekommt oder er einen Freizeitausgleich erhält. – Bekommt der Mitarbeiter nun das Job-Rad gestellt, und dafür entfallen die Überstunden, dann geschieht das nicht als zusätzlicher Arbeitslohn.

Variante 2:

Im Anstellungsvertrag ist vereinbart, dass maximal zehn Überstunden möglich sind. Übersteigende Überstunden werden nicht bezahlt oder ausgeglichen. Hier hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf 190 Überstunden. Werden diese trotzdem vom Arbeitgeber ausgeglichen, ist in aller Regel ein zusätzlicher Gehaltsbestandteil gegeben (Ausnahmen sind denkbar).

Fazit:

In Zeiten des Facharbeitermangels ist es nützlich, die guten Mitarbeiter zu halten, und als attraktiver Arbeitgeber leichter, neue Mitarbeiter zu finden . Die Höhe des Gehalts steht da nicht immer an erster Stelle. Hier kann es auch angebracht sein, dem Mitarbeiter für die Dauer seiner Anstellung ein Job-Rad zur Verfügung zu stellen. Denn eines ist gewiss: Es macht wahnsinnig Spaß, damit zu fahren. Wer es erst einmal hat, will es nicht mehr hergeben. Auch das kann ein Baustein zur Mitarbeiterbindung sein, hält fit, ist ökologisch und zudem praktisch.

Drohende Sozialversicherungspflicht für Mini-Jobs

Achtung Stolperfalle Teilzeit- und Befristungsgesetz Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte
Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel:
Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten.

Die rechtlichen Folgen können sein:
• Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
• Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.

Lotse Sommerausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Drohende Sozialversicherungspflicht ab 1.1.2019 für Mini-Jobs
  • Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung
  • Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen
  • Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Was macht eigentlich… ein/e Mitarbeiter/in im Bereich Lohn

Entspannt den Urlaub geniessen – 3 Tipps für Unternehmer

Freuen Sie sich schon auf die anstehenden Urlaubstage? Auf eine entspannte Zeit abseits von der Alltagshektik? Damit die Erholung tatsächlich gelingt, sollten Sie im Vorfeld die Weichen stellen. Wenn Sie den Fehler vermeiden zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu beginnen, ersparen Sie sich  unnötigen Stress.

1. Bennen Sie eine Urlaubsvertretung

Ihre Weitsicht ist gefragt: Verzichten Sie darauf, Ihren Terminkalender in den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub voll zu packen. Planen Sie Luft für Unvorhergesehenes ein und bearbeiten Sie vorrangig Sachverhalte, die Sie nicht delegieren können oder möchten. Klären Sie rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitern, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt und wer für die unterschiedlichen Bereiche zuständig ist. Vermeiden Sie den Fehler, einseitig einen Stellvertreter zu bestimmen. Halten Sie mit Ihrem „Auserwählten“ zuvor Rücksprache, ob er bereit ist, die Vertretung zu übernehmen. Besprechen Sie die zu übernehmenden Aufgaben zeitig. Gibt es vereinbarte Sonderkonditionen oder Terminabsprachen, die Sie getroffen haben? Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Zeit für offene Fragen bleibt.

2. Klare Absprachen erhöhen Ihren Erholungsfaktor

Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist wichtige Geschäftspartner vorab über Ihren Urlaub zu informieren – das kann die Arbeit Ihrer Vertreter erleichtern. Vergewissern Sie sich, dass Telefonanrufe, Mails und die Post zielgerichtet weitergeleitet werden. Beim Mailverkehr ist eine automatische Abwesenheitsnotiz hilfreich. Darin informieren Sie über Ihre Abwesenheitsdauer und Vertreter. Klären Sie mit Ihrem Sekretariat, in welchen Ausnahmefällen Sie im Urlaub erreichbar sind. Das sorgt für ein gutes Gefühl und Sie brauchen sich tatsächlich keine Sorgen zu machen – andernfalls würden Sie ja kontaktiert. Wie wäre es, wenn Sie dabei Ihren „offiziellen Urlaub“ um ein, zwei Tage verlängern? Dann können Sie Ihre Arbeitsbelastung nach Ihrer Rückkehr selbst ein wenig steuern und zunächst dringliche Dinge mit etwas mehr Ruhe angehen.

3. Im Falle der Fälle – der Notfallplan

Nicht fehlen sollte ein übersichtlicher Notfallplan. Erstellen Sie hierzu eine Checkliste nach dem Motto „Was ist zu tun, wenn…“. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis schon häufig bewährt – zu Urlaubszeiten, aber auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen. Wenn sich dadurch störende Telefonanrufe in Ihrem Urlaub erübrigen, hat sich Ihre „To-do-Liste“ schon gelohnt.

Sie werden schnell merken, dass Ihre rechtzeitige Vorsorge Ihre Urlaubsvorfreude und die Urlaubslaune steigert – schließlich wissen Sie Ihr Unternehmen jetzt auch im Krisenfall gut aufgestellt. Wenn es Ihre Zeit zulässt, sollten Sie das gute Gefühl auch nach Ihrer Rückkehr weiterleben. Wie wäre es, zwischen Urlaubsende und Arbeitsbeginn einen kleinen Zeitpuffer einzubauen? Ein Arbeitsbeginn am Dienstag oder Mittwoch ermöglicht Ihnen einen sanften Übergang nach dem Urlaub und Sie finden Schritt für Schritt wieder in Ihren Arbeitsrhythmus. Und jetzt – schönen Urlaub!



Partner und Kinder als Angestellte – Die Spielregeln

Bei der Anstellung von Familienmitgliedern im Unternehmen geht es um eine Menge Vorteile für beide Seiten – klar, dass das Finanzamt deshalb ganz besonders genau hinschaut, ob auch alles mit rechten Dingen zugeht. Im Grundsatz gilt: Der Vertrag muss immer einem Fremdvergleich standhalten. Das bedeutet: Er muss so gestaltet sein, als wenn Sie ihn mit einem beliebigen familienfremden Mitarbeiter abgeschlossen hätten. Diese Punkte sind dabei wichtig:

1. Das Arbeitsverhältnis muss konkretisiert sein

Im Arbeitsvertrag muss klar sein, wer Vertragspartner ist, wann das Arbeitsverhältnis beginnt und wann es ggf. wieder beendet wird, wenn eine Befristung vorgesehen ist. Außerdem müssen Eckpunkte wie Urlaub oder Gehaltsbestandteile genauso geregelt werden wie in anderen Verträgen im Unternehmen.

2. Der Tätigkeitsbereich muss genau beschrieben werden

Die genaue Beschreibung des Tätigkeitsbereiches ist Standard in Arbeitsverträgen und sollte deshalb auch im Vertrag mit dem Partner zu finden sein. Allgemeinplätze wie „Einsatz nach Bedarf“ halten dem Fremdvergleich nicht stand. Und auch die Arbeitszeit sollte exakt geregelt sein!

3. Zulässige Gehaltsvereinbarungentreffen

Das Gehalt für den mitarbeitenden Partner muss in Euro und Cent im Vertrag festgeschrieben sein – das gilt auch für die Fälligkeit des Gehaltes, in der Regel zum Monatsende. Zusätzlich darf das Gehalt natürlich leistungsabhängige Komponenten haben, die im Vertrag geregelt sind. Streit um die Anerkennung wird es immer geben, wenn das Finanzamt das vereinbarte Gehalt als nicht mehr „angemessen“ einstuft. Ein sehr niedriges Gehalt führt nicht dazu, dass das Finanzamt die Anerkennung ablehnen darf – denn ein geringes Gehalt wird sich immer aus der betriebswirtschaftlichen Lage des Unternehmens erklären lassen. Bei einem übermäßig hohen Gehalt werden die Finanzämter jedoch hellhörig.

4. Probezeit vereinbaren

Arbeitsverträge ohne Probezeit sind heutzutage fast undenkbar – sagt auch die Finanzverwaltung und will deshalb Arbeitsverträge mit dem Partner nicht anerkennen, wenn in ihnen eine entsprechende Probezeitklausel fehlt. Vorsehen sollte der Vertrag eine Probezeit von drei bis sechs Monaten.

5. Der Vertrag muss durchgeführt werden

Damit der Arbeitsvertrag steuerlich anerkannt wird, muss er wie vereinbart im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter muss die vereinbarten Leistungen zu den vereinbarten Zeiten erbringen, der Unternehmer als Arbeitgeber das Gehalt auszahlen. Ärger wird es geben, wenn nachweisbar ist, dass keine Arbeit geleistet und „nur“ Gehalt bezogen wurde: Dann wird das Finanzamt dem Steuersparmodell einen Strich durch die Rechnung machen.

Die Vorteile für das Unternehmen

Der größte Vorteil ist natürlich, dass alle Lohnkosten, die Sie als Unternehmer zahlen, als Betriebsausgaben den Gewinn mindern – daran ändert sich grundsätzlich auch nichts, wenn ein Verwandtschaftsverhältnis zum Mitarbeiter besteht. Alle Lohnkosten senken damit unmittelbar den Gewinn des Unternehmers.

Die Vorteile für das Familienmitglied

Werden Unternehmer und Partner als Ehegatten zusammen veranlagt, ist der Lohn mit den Nebenkosten beim Unternehmer absetzbar – im gleichen Atemzug muss der Partner ihn aber versteuern. Deshalb stellt sich oft die Frage: Was soll das dann bringen? Eine ganze Menge, lautet die Antwort, denn der Arbeitnehmer muss nur das Einkommen versteuern, das verbleibt, nachdem er seine Werbungskosten, Sozialabgaben und außergewöhnlichen Belastungen wie jeder andere Steuerzahler abgesetzt hat.

Noch besser sieht es aus, wenn der mitarbeitende Familienangehörige als Minijobber angestellt werden kann. Denn dann bleibt das Gehalt für den Angehörigen bis zu 450 Euro komplett abgabenfrei, weil Sie als Unternehmer alle Abgaben tragen.

Natürlich müssen Sie in die Rechnung aber auch eikalkulieren, dass Sozialabgaben zu zahlen sind, die zum Beispiel beim sozialversicherungspflichtig Angestellten den Steuervorteil weit übersteigen. Allerdings profitiert das Familienmitglied dann ja auch im hohen Maße von der sozialen Absicherung:

1. Krankenversicherungsschutz

Gerade wenn keine Familienversicherung möglich ist, sorgt eine Anstellung im Betrieb mit einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis für raschen und günstigen Schutz. Sie müssen lediglich ein Gehalt von mindestens 451 Euro im Monat vereinbaren und begründen damit ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. So entsteht für einen Beitrag – Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil– von deutlich unter 100 Euro voller Versicherungsschutz.

2. Finanzielle Unterstützung bei Arbeitslosigkeit

Eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung lässt zudem auch Ansprüche auf Arbeitslosengeld beim mitarbeitenden Partner oder Familienmitglied entstehen.

3. Aufbau zusätzlicher Rentenansprüche

Die Anstellung eines Familienmitgliedes hilft auch dabei, dessen Altersvorsorge aufzustocken. Bei voll sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen werden ganz regulär Anwartschaften für die gesetzliche Rente aufgebaut – Minijobber stocken die pauschalierte Abgabe des Arbeitgebers heute standardmäßig auf und bauen so vollwertige Rentenansprüche auf. Zudem ist es möglich, eine betriebliche Altersvorsorge zu vereinbaren – so wird über die Familienbande die Vorsorgeaufgestockt.

Mit dem Angebot punkten – so erhöhen Sie Ihre Verkaufschancen

Wie viele Angebote schreiben Sie im Jahr? 10, 20, 100? Und wie viele davon werden zu Aufträgen?

Wenn nahezu jedes Angebot zum Auftrag führt, Gratulation. In vielen Unternehmen liegt die Erfolgsquote allerdings bei rund 50%. Es lohnt sich also, einmal das Angebot selbst genauer unter die Lupe zu nehmen, wie verkaufsfördernd es geschrieben ist.

Sprachlich haben Sie im Beitrag „5 goldene Regeln für ansprechende Kommunikation“ bereits Anregungen erhalten, die Sie natürlich auch beim Angebot nutzen sollten: Moderner Schreibstil, kurze Sätze, zum Handeln auffordern.

Welche Besonderheiten gibt es darüber hinaus bei Angeboten?

  1. Zeitnah zur Anfrage

Auch wenn Sie viel zu tun haben und das Tagesgeschäft dringend erscheint: Wenn Sie den Interessenten eine oder gar zwei Wochen warten lassen, bis Sie das Angebot verschicken, ist der Auftrag schnell verloren. Denn in der Regel ist Ihr Unternehmen nicht das Einzige das angefragt wurde. Spätestens am Tag nach dem Kundengespräch, bei dem Sie die Anforderungen und Wünsche ermittelt haben, geht das Angebot raus. So zeigen Sie Wertschätzung und Interesse.

  1. Adresse und Ansprechpartner

Auch wenn es banal klingt: prüfen Sie Firmenname und Name des Ansprechpartners auf korrekte Schreibweise doppelt. Ein Tippfehler fällt hier sofort auf und hinterlässt das Gefühl von schlampiger Arbeitsweise.

Nicht mehr üblich ist der Zusatz „z. Hd.“ oder nur „z. H.“. Schreiben Sie einen bestimmten Empfänger an, dann genügt der Name. Bei zwei Empfängern ist es richtig, beide Namen zu erwähnen. Die Anreden „Herr“ beziehungsweise „Frau“ werden im Adressfeld nicht mit „Hr.“ oder „Fr.“ abgekürzt. Hat der Briefempfänger einen Titel? Der gehört dann ins Adressfeld, z. B. Dipl. Ing., Dr. med. Geschäftsführer ist zwar eine Position und kein Titel, sollte im Adressfeld aber erwähnt sein. Der Begriff „Eheleute“ ist Behördendeutsch. Stattdessen erwähnen Sie Vor- und Zuname von beiden.

  1. Problem und Nutzen benennen

Fassen Sie zu Beginn das Anliegen des Kunden zusammen. Das Angebot ist ein schriftliches Verkaufsgespräch und weniger ein juristisches Dokument. Statt „Wir bieten Ihnen zu unseren umseitig erwähnten Konditionen nachfolgend an…“ ist dieser Satz besser: „Über Ihre Anfrage haben wir uns gefreut. Zur Lösung Ihres XY-Problems haben wir einen Vorschlag für Sie ausgearbeitet, den wir Ihnen nun präsentieren.“ Und in der Folge präsentieren Sie die Nutzenargumente, die sich konkret auf das Anliegen beziehen.

So zeigen Sie, dass Sie das Problem des Kunden verstanden haben und der richtige Partner sind.

  1. Der Gesamtpreis zuerst

Wie lesen Kunden Angebote? Überlegen Sie es einmal für sich selbst, was passiert, wenn Sie ein mehrseitiges Angebot erhalten. In der Regel ist die wichtigste Information, die Kunden interessiert, der Preis. Deshalb nehmen sie das Angebot in die Hand, blättern, blättern, blättern bis sie auf der letzten Seite auf die Gesamtsumme stoßen. Sie sehen den Preis und dann ist der Brief zu Ende. Was bleibt hängen: der Preis. Und wenn Sie zufälligerweise nicht der billigste waren, konkurrieren Sie mit allen Angeboten über den Preis.

Drehen Sie das um. Schreiben Sie auf Seite 1 „Ihre Gesamtinvestition beträgt 12.300 €. Darin sind folgende Bestandteile enthalten, die Ihre Anforderungen erfüllen. Bitte lesen Sie weiter, um Ihnen das im Einzelnen zu erläutern…“

Durch die Aufforderung Weiterzulesen, führen Sie den Kunden vom Preis weg. Jetzt sind es die Inhalte und deren Nutzen, die hängen bleiben, wenn er das Angebot weglegt, nicht mehr der Preis.

Übrigens: Vermeiden Sie das Wort Kosten, sprechen Sie immer von Investition. Denn Kosten wollen Menschen vermeiden, eine Investition ist hingegen positiv besetzt, weil sie in die Zukunft wirkt.

  1. Der letzte Satz

Da heißt es oft: „Für Rückfragen steht Ihnen unser Herr … gerne zur Verfügung.“, oder: „Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und freuen uns … “ Das sind Sätze der Vergangenheit, die nicht zu einem modernen Unternehmen passen. Texten Sie besser so: „Haben Sie Fragen? – rufen Sie bitte an.“ Oder Sie künden im Angebot Ihren Anruf so an: „In der 19. KW rufe ich Sie an, um mit Ihnen das Angebot zu besprechen.“ Damit machen Sie klar, dass es zu einem Nachfassgespräch kommt.

Und wie schon im Beitrag „5 goldene Regeln“ erwähnt: Mit dem P.S. können Sie noch einmal einen besonderen Nutzen oder Vergünstigung hervorheben, um den Anreiz für Ihr Angebot zu erhöhen.

Mitarbeiterführung – Generation Y und Z und ihre Geheimnisse

Eine Kernaufgabe für Sie als Unternehmer ist der Aufbau einer  attraktiven Arbeitgebermarke. Denn hierdurch können Sie potentielle Mitarbeiter dauerhaft binden. Was man unter einer „attraktiven Arbeitgebermarke“ versteht, ist je nach Arbeitnehmer individuell. Sicher ist, dass je nach Generation die Ansprüche an den Arbeitgeber wechseln. Und schon haben wir die nächste Herausforderung: Um ein attraktiver Arbeitgeber zu werden bzw. zu bleiben, sollten wir uns auf die nachfolgenden Generationen Y und auch schon Z einstellen. Als Generation Y werden die zwischen 1976 und 1998 geborenen bezeichnet. Die nächst Jüngeren sind dann die Generation Z. Eine klare Einteilung gibt es hier übrigens nicht. Der  Übergang ist fließend.

Generation Y: Ihre Stärken und Schwächen

Diese Generation ist ständig auf der Suche nach dem Sinn. Dies gilt in allem und überall. Sie reflektieren und hinterfragen, verlieren aber schon mal den „roten Faden“. Dabei spielt das „große“ Geld keine Rolle. Vielmehr ist ihnen ihre Eigenständigkeit und Individualität wichtig.

Ihre unentwegte Suche nach dem Sinn führt aber dazu, dass sie sich nur sehr schwer festlegen können. Sie haben große Träume, an deren Umsetzung sie aber oftmals scheitern.

Das die coolen Jobs per Netzwerk und Beziehungen vergeben werden, ist ihnen bewusst. Dennoch arbeiten sie ständig an einem perfekten Lebenslauf. Also, sie haben das Gefühl, anders zu sein, verfolgen aber dennoch alte Wege statt neue zu kreieren.

Sie haben eine genaue Vorstellung von dem, was sie wollen. Auf der anderen Seite aber auch unglaublich Angst zu scheitern, weil die Gesellschaft sie für Fehler abstempelt.

Herausforderungen an den Arbeitgeber

Als attraktiver Arbeitgeber werden Sie von der Generation Y wahrgenommen, wenn

  • Sie Entwicklungs- und Selbstverwirklichungsmöglichkeiten bieten.
  • Sie Spaß und Freude an der Arbeit bieten.
  • Sie ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit und Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf ermöglichen.
  • Sie die neuste Technologie
  • Sie weitest gehende Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Wochenarbeitszeit gewährleisten.
  • Sie eine angemessene und faire Vergütung
  • Sie einen Ruf als attraktiver Arbeitgeber

Generation Z – Digital Natives

Gerade haben wir uns auf die Generation Y eingestellt, da steht auch schon die nächste vor der Tür. Unsere neuen Auszubildenden gehören bereits der nächsten Generation an. Geprägt werden diese dadurch, dass sie mit Medien groß werden, die sowohl in der Arbeitswelt selbstverständlich sind wie auch im Privatleben. Ihre Informationen beziehen sie nur noch aus dem Internet. Gemessen wird ihr tun und Leben allein am Glück.

Die neue Generation ist sehr neugierig und interessiert. Finden sie ein Projekt interessant, werden sie dies mit Leidenschaft begleiten. Dabei ist es sehr wichtig, dass sie sich frei entfalten können. Wie ihre Vorgänger ist ihnen Eigenständigkeit sehr wichtig. Anders als diese hat die Generation Z den Mut, sich vom Althergebrachten los zu sagen. D.h. ist ein Projekt abgeschlossen, machen sie sich auf die Suche nach einer neuen interessanten Aufgabe. Und dies ist nicht an einen Arbeitgeber gebunden.

 

Herausforderung an den Arbeitgeber:

Da keine lebenslange Bindung an einer einzigen Firma gewünscht ist, sollten Sie auf Ihr Image achten. Sie sollten als kooperativer und attraktiver Partner auftreten. Hier hilft auch die Präsenz in Netzwerken, um für die jungen Menschen erreichbar zu sein.

Das Idealbild ist die Projektarbeit, in der jeder Beteiligte sich wie ein funktionierendes Zahnrad im Getriebe versteht. Verantwortung äußert sich in der Wahrnehmung der Aufgaben innerhalb eines Netzwerks, das einen konkreten Auftrag umsetzt.

Tipp: Strukturieren Sie die Arbeit in flachen Hierarchien quer zum Abteilungsdenken! So berücksichtigen Sie den Fakt, dass die Generation Z ein anderes Verständnis von Führung und Verantwortung hat.