Was macht eigentlich ein … Mitarbeiter Jahresabschlusserstellung?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Verena Heiter*

Guten Tag, mein Name ist Verena Heiter und ich bin gelernte Steuerfachangestellte. Ich bin 47 Jahre alt und verdanke meine Berufswahl meiner damaligen Leidenschaft für Tetris. Meine Mathematiklehrerin hat mir empfohlen, einen zahlenorientierten Beruf zu wählen, bei dem logisches Denken erforderlich ist. Und die Mutter einer Schulkameradin war Steuerberaterin, bei der ich ein Ferienpraktikum gemacht habe. Da wusste ich, das ist das Richtige für mich.

Was damals noch gar nicht absehbar war, ist jetzt ein Riesenvorteil: Wir arbeiten digital in der Kanzlei, und ich kann zwei Tage die Woche von zu Hause arbeiten. Mein Vater ist jetzt 79 und lebt, seit meine Mutter vor drei Jahren gestorben ist, bei uns im Haus. So habe ich neben der Arbeit Zeit, mich um ihn zu kümmern.

Heute bin ich zu Hause und habe mir den Tag für den Jahresabschluss von Maler Fleck reserviert. Dazu habe ich mich gestern in der Kanzlei noch einmal mit Nicole Sommer, die seine Buchhaltung macht, abgestimmt und die von ihr vorbereiteten Unterlagen in die Arbeitspapiere zum Jahresabschluss übernommen.

Jetzt gehe ich Punkt für Punkt die Bilanzpositionen vom Anlagevermögen über Umlaufvermögen, Rückstellungen und Kapitalkonten durch. Ich will Sie als Leser hier gar nicht groß langweilen mit Fachchinesisch und Paragrafen, in der Kanzlei verwenden wir bei GmbHs eine besondere Checkliste, die ich Schritt für Schritt abarbeite.

Hier ein kurzer Auszug einiger wichtiger Bewertungs- und Prüfpunkte:

  • Ich schaue mir die Neuanschaffungen im Anlagevermögen an und prüfe, ob mögliche Sonderabschreibungen – wir nennen das bei uns gern auch die Mittelstands-AfA – in Anspruch genommen werden können; eventuell gebildete Investitionsabzugsbeträge bei getätigten Investitionen auflösen.
  • Maler Fleck macht natürlich eine Inventur. Hier schaue ich mir insbesondere die Bewertung der Waren zum Einkaufswert an.
  • Sind die halbfertigen Arbeiten vollständig? Dazu schaue ich mir die Ausgangsrechnungen vom Folgejahr durch, kontrolliere den Leistungszeitraum, vergleiche die halbfertigen Arbeiten mit den erhaltenen Anzahlungen.
  • Ich berechne die Rückstellung für Archivierung – auch ein Maler hat ganz schön viele Ordner: Hierzu werden die Raumkosten ermittelt, wird die Archivgröße geprüft und werden die Daten in das bereits vorliegende Excel-Tool eingearbeitet.
  • Eine Betriebsprüfung steht an, sodass hierfür ebenfalls eine Rückstellung gebildet werden kann.
  • Und natürlich sind auch offene Kundenrechnungen vorhanden, die ich mit Maler Fleck abstimme und nach Rücksprache Einzelwertberichtigungen bilde bzw. die Forderungen ausbuche.
  • Zu den Routineaufgaben gehört es, eine Umsatzsteuerverprobung durchzuführen und die Gewerbesteuerrückstellung zu berechnen.
  • Auch die nicht abzugsfähigen Schuldzinsen wollen ermittelt werden.

Wenn die Checkliste abgearbeitet ist und alle abschlussrelevanten Buchungen erfolgt sind, bereite ich die Unterlagen für die Besprechung mit dem Mandanten vor. Dabei werden anstehende Bewertungsfragen mit Maler Fleck besprochen und Entscheidungen gefällt.

Erst dann erfolgt die endgültige Verarbeitung und Erstellung des Bilanzberichts. Nach Unterschrift durch den Mandanten werden die Daten dann elektronisch an das Finanzamt und die Banken gesendet.

Jeder Jahresabschluss hat seine Besonderheiten, und ich schätze an meiner Arbeit, dass ich mich in die unterschiedlichsten Branchen hineindenken kann und indirekt an deren Erfolgszahlen mitwirke.

Ach, übrigens, Tetris spiele ich zwar nicht mehr. Dafür nutze ich meine logischen Fähigkeiten seit einiger Zeit bei Online-Spielen wie „The Stanley Parable“. Jede Entscheidung führt zu einem anderen Ergebnis – so gesehen ähnelt es also der Erstellung eines Jahresabschlusses.

* Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉

GoBD – Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht

Nein, so heißt das nicht wirklich, aber immer mehr Unternehmer berichten von willkürlichen Zuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung, da formelle Mängel festgestellt wurden. Der formelle Mangel ist das Fehlen der Verfahrensdokumentation. Eine Belegdurchsicht ist dann oftmals gar nicht mehr erforderlich. Das Finanzamt erhöht einfach den Umsatz um bis zu 10 Prozent pro Jahr, und schon ist der Prüfer wieder weg. – Ein Horrorszenario, das aber in weiten Teilen Deutschlands bereits Wirklichkeit ist. Auch der Süden wird nun langsam aus seinem Dornröschenschlaf wach geküsst.

Sie fragen sich, was sind die GoBD, seit wann gibt es sie und wieso der Hype?

Schon im HGB 1985 hat der Gesetzgeber erstmalig bestimmte Prinzipien, die seit Langem als rechtsform- und größenunabhängige Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) anerkannt waren, einzeln niedergeschrieben. Zehn Jahre später wurden diese ergänzt und danach weiter geändert. Welche Dynamik dahintersteckt, wird ersichtlich, wenn wir uns die weitere zeitliche Abfolge der Erlasse hierzu ansehen:

07.11.1995          Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
14.11.2014          Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
29.05.2018          Gesetzliche Neuregelung des § 146b AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016;
Anwendungserlass zu § 146b AO
20.08.2018          Neues BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau
2019                      Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) –
Neufassung. Die Abstimmung über diese Neufassung läuft gerade.

Die Entwicklung ist Ausfluss der zunehmenden Digitalisierung, nicht nur bei der Finanzverwaltung. Die letzte Änderung 2019 ist mit Sicherheit nicht die letzte.

Diese Flut an Erlassen und Gesetzesänderungen zeigt, wie wichtig es der Finanzverwaltung damit ist. Diese Grundsätze müssen daher ernst genommen werden. Werden sie verletzt, dann können Ihre Buchhaltung und der Jahresabschluss verworfen, also nicht anerkannt, werden. Das war auch schon vor 1985 der Fall. Auch damals waren schon Zuschätzungen denkbar, wurden aber sehr selten getätigt. Das hat sich geändert.

Die Besonderheit heute besteht darin, dass Sie Ihre Rechnungslegungsprozesse detailliert beschreiben müssen.

Unternehmen, die eine Barkasse führen (insbesondere Gastronomen). brauchen die Verfahrensdokumentation eher heute als morgen, denn es kann seit 2018 jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau erscheinen. Werden dabei Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Eine fehlende Verfahrensdokumentation ist ein solcher Mangel. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel „Kassennachschau“.

Sie haben sich bereits mit den GoBD auseinandergesetzt und wollen nur die wichtigsten Änderungen der „GoBD 2019“ im Überblick haben? Kein Problem, hier sind sie:

  • Das Fotografieren von Belegen mittels mobiler Endgeräte (mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt.
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig.
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend, und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion.
  • Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.

Übrigens: Als Unternehmer oder Geschäftsführer sind Sie für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich. Diese Verantwortung kann leider nicht delegiert werden. Bitte nehmen Sie die GoBD ernst. Wir wollen nicht, dass es zu einer Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht bei Ihnen kommt.

Brexit – umsatzsteuerliche Konsequenzen, wenn es hart auf hart kommt

Mit Boris Johnson als britischer Premier ist ein Hardliner an der Macht, der Großbritannien so schnell wie möglich aus der EU führen möchte, auch wenn es zum harten Brexit kommt, also keine Übergangsregelungen für den Austritt mit der EU vereinbart werden. Wenn es dazu kommt, wären auch die umsatzsteuerlichen Konsequenzen zu beachten, da Großbritannien dann zum Drittlandsgebiet gehören wird. Die wesentlichen Auswirkungen wären:

  • Warenlieferungen von und nach Großbritannien sind keine innergemeinschaftlichen Lieferungen/innergemeinschaftlichen Erwerbe mehr. Auch eine ZM-Meldung ist dann für Lieferungen nach GB nicht mehr zu machen. Einfuhrumsatzsteuer- und -ausfuhrverfahren müssen eingeplant werden. Wenn Sie bisher schon Lieferungen in Drittlandsgebiete getätigt haben, kennen Sie das Prozedere schon. Großbritannien gehört dann eben auch dazu. Wenn nicht, dann fragen Sie uns bitte dazu.
  • Eine kurze Vorher-nachher-Betrachtung aus Buchhaltungssicht für Dienstleistungen:
Brexit Übersicht
  • Wenn die Empfänger der sonstigen Leistung Privatpersonen sind, dann kann sich künftig der Ort der Leistungserbringung am Wohnsitz des Empfängers befinden. Gegebenenfalls müssen Sie sich dann in Großbritannien umsatzsteuerlich registrieren. Das ist übrigens bei Online-Leistungen bereits heute so.

Unser Tipp bei Services an Privatpersonen

Lassen Sie abhängig von der Art der erbrachten Leistung bei Ihrem Steuerberater überprüfen, ob der Service in Großbritannien oder in Deutschland zu versteuern ist.
Spezialfall Online-Services an Privatpersonen: Heute kann bis 10.000 € Umsatz in der EU die deutsche Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden, darüber hinaus ist das MOSS-Verfahren mit dem britischen Steuersatz anzuwenden, die Anmeldung erfolgt über das Bundeszentralamt für Steuern. Ab dem Brexit müssen Sie sich gegebenenfalls in UK registrieren und vom ersten Euro an die Umsatzsteuer dort abführen. Das vereinfachte Verfahren über MOSS geht dann nicht mehr.
In beiden Fällen sollte bereits heute auch ein britischer Steuerberater zurate gezogen werden, um das weitere Vorgehen in UK zu klären. Über unser Steuerberater-Netzwerk delfi-net haben wir Kontakte zu britischen Steuerberatern.

  • GB wäre nicht mehr an die Umsatzsteuerrichtlinie der EU gebunden. Auch die Rechtsprechung des EuGH wäre nicht mehr maßgebend.

Auch die Ertragsteuern sind betroffen

Durch den Brexit kann es auch erhebliche ertragsteuerliche Auswirkungen geben. Aufgrund der Unterschiedlichkeit der Fälle und der Vielzahl der Auswirkungen ist eine individuelle Beratung sinnvoll. Sprechen Sie uns an.

Da heutzutage sehr viel softwaregestützt passiert, werden die ersten Tage/Wochen des Brexit sicherlich eine Herausforderung werden. Bleiben wir gespannt, was sich tut, und hoffen das Beste.

Stechuhr für alle? – Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeit erfassen klingt ein bisschen nach Stempeln aus vergangenen Industrietagen, ist aber zeitgemäß wie nie zuvor.

Nicht zuletzt aufgrund des Mindestlohngesetzes sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Seit Januar 2019 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 €/Stunde. Zur Sicherstellung, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde gezahlt wird, besteht die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren.

Und dann ist da noch die europäische Arbeitszeitrichtlinie

Der Europäische Gerichtshof hat ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Damit verpflichten die Europarichter auch deutsche Firmenchefs mit Blick auf die europäische Arbeitszeitrichtlinie, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Ist das jetzt etwas Neues?

Nein. Zumindest Überstunden sind nach deutschem Recht grundsätzlich zu erfassen.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für geringfügig Beschäftigte und die im Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine große Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen beispielsweise das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, der Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereiniger, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig die Arbeitszeit aufzeichnen.

Die Mindestlohndokumentationspflichtverordnung (wieder so ein Wortungetüm) befreit Arbeitnehmergruppen von Dokumentationspflichten, wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn

  • ein Arbeitnehmer ein regelmäßiges Monatsentgelt über 2.958 € brutto erhält,
  • ein Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über 2.000 € brutto erhält und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt).

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten.

Was muss wie notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

●   den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag),
●   das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag) und
●   die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also beispielsweise die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen muss nicht aufgezeichnet werden.

Merke: Eine Pause ist eine Pause ist eine Pause

Auf gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten darf nicht verzichtet werden, zum Beispiel um früher Feierabend zu machen.

Was ist noch zu berücksichtigen?

Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.

Bitte beachten Sie

Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags dokumentiert sein, also eine Woche später. Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Oben haben wir bereits auf Ruhepausen hingewiesen. Diese Regelung findet sich im Arbeitszeitgesetz. Hierin wurden Regelungen hinsichtlich Arbeitszeit und Ruhezeit getroffen. „Die werktägliche Arbeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten“ und „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden … zu unterbrechen“.

Wer kennt und befolgt das?
Und:
Der Zweck des Gesetzes ist es, …

„den Sonntag und die staatlich anerkannten Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erholung der Arbeitnehmer zu schützen.“
Hat jetzt nicht unbedingt etwas mit Aufzeichnungspflichten zu tun, ist aber interessant zu lesen. Und seelische Erholung können wir doch alle gut gebrauchen.

KASSENNACHSCHAU – Unverhofft kommt oft und künftig immer öfter

Alle wissen es, doch kaum einer glaubt, dass es wirklich so kommt.

Seit 2018 ist die Kassennachschau durch das Finanzamt möglich – ohne Ankündigung!

Es ist Realität: Die Prüferinnen und Prüfer kommen unangemeldet in die Geschäftsräume und kontrollieren überfallartig die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die dürfen das.

Na gut, sagen Sie sich wahrscheinlich. Meine Kassenführung ist in Ordnung. Was soll da schon passieren?

Und dann passiert es

Der ausgewiesene Amtsträger gibt sich ganz entspannt bei der Betrachtung der Kasse und Belege … und fragt plötzlich nach einem Handbuch für die Kasse(n) und nach einer Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

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Lotse Herbstausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Kassennachschau- und Betriebsprüfung
  • Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz
  • BREXIT und die steuerlichen Konsequenzen
  • GoBD – Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht
  • Homeoffice – Vor- und Nachteile
  • Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Jahresabschluss

Jeder bringt was mit? Was ist dran an BYOD Bring Your Own Device

Statt dem langsamen Diensthandy oder PC würden viele Mitarbeiter gerne ihre privaten Smarthphones oder auch Tablets im Büroalltag nutzen. Hier spricht man von BYOD („Bring your own device“). Hier lauern allerdings einige rechtliche Fallen für den Arbeitnehmer– und geber.

In Schulen und Universitäten hat sich der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in deren Netzwerke bereits zu einem Trend entwickelt. BYOD ist also keine Vision, sondern wird schon heute in vielen Unternehmen, sowie im Bildungswesen ganz groß geschrieben.

Datenschutz hat oberste Priorität

In der Geschäftswelt jedoch ist dieses Prinzip noch umstritten, besonders in Hinsicht auf die in Deutschland strengen Vorschriften und Regelungen rund um den Datenschutz, das Lizenzrecht und Steuern. Desweiteren werden Firmendaten auf nicht oder nur teilweise kontrollierbaren Geräten verarbeitet. Hier ist natürlich die rechtliche Haftung zu klären. Bildungsinstitutionen erlauben sich bereits, Einstellungen auf den Geräten vorzunehmen, um die Sicherheit der Daten und des Netzwerks sicherzustellen. Allerdings kann dies auch als ein Eingriff in die Privatsphäre betrachtet werden.

Private und betriebliche Inhalte klar trennen

Der Arbeitgeber muss stets gewährleisten, dass auf den mobilen Endgeräten der Arbeitnehmer die beruflichen und privaten Sachverhalte klar getrennt bleiben. Denn natürlich wird es auch für den Arbeitnehmer nicht einfacher, Privates und Berufliches zu trennen, wenn berufliche E-Mails stets auf dem Smartphone oder Tablet präsent sind. Während Dienst-E-Mails vom Arbeitgeber gelesen werden dürfen, ist der Zugriff auf private Mails unzulässig. Jedoch müssen die Angestellten dem Arbeitgeber bei Nutzung eines privaten Gerätes eine umfangreiche Kontrolle ermöglichen. Auch muss es dem Arbeitgeber bei Diebstahl oder Verlust eines Gerätes möglich sein, die Daten aus der Ferne löschen zu können, damit kein Schaden durch Dritte entsteht.

Alles auf freiwilliger Basis

Rechtlich gesehen ist BYOD ein freiwilliges Prinzip. Kein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer vorschreiben, private Endgeräte am Arbeitsplatz zu nutzen. Es ist allerdings grundsätzlich möglich, entsprechende Regelungen und Vereinbarungen in eine zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schreiben.

Für junge Mitarbeiter ist BYOD ein Arbeitgeber-Plus

Aber klar ist: Besonders junge Mitarbeiter sind mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes oft unzufrieden und legen großen Wert darauf, zukunftsorientiert und mit moderner und schneller Hardware zu arbeiten.

Allerdings ist das Phänomen BYOD weiter zu beobachten. Verschiedene Probleme und Sicherheitsrisiken sind bekannt und werden bereits diskutiert. Seitens des Arbeitgebers müssen die Risiken beherrscht werden können, die durch die Nutzung von privaten Endgeräten im beruflichen Umfeld entstehen. Daher wird BYOD voraussichtlich wohl erst einmal eher eine Ausnahme bleiben.

Unser Tipp: Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Smartphone stellen. Sofern Sie ihrem Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung stellen, das nur dienstlich genutzt werden darf, haben sie weitreichende Befugnisse. Hier dürfen Sie Einsicht in das Gerät verlangen. Wenn Sie jedoch auch die private Nutzung erlauben, gilt das Fernmeldegeheimnis und Sie dürfen nicht kontrollieren, was mit dem Telefon gemacht wird. Die Anschaffung können Sie als Betriebsausgabe absetzen und dem Mitarbeiter als steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung zukommen lassen.

GoBD – die 3 grundsätzlichen Anforderungen

In der letzten Zeit gab es ein wenig Hin- und Her beim BMF Bundesministerium der Finanzen. Ende Juli wurde eine Neufassung der GoBd (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) veröffentlicht. Diese wurde jetzt aber wieder zurückgezogen, weil noch Abstimmungsbedarf besteht.

Zu beachten sind Sie auf jeden Fall , deshalb hier die drei grundsätzlichen Anforderungen:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Hierunter fällt z. B. die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalles – zum Beispiel jedes einzelnen Kassenumsatzes. Aber auch die gut erkennbare Verbindung zwischen dem Beleg und der Verbuchung. Der Prüfer will ein durchschaubares und prüfbares System vorfinden.

Zu diesem Grundsatz der Ordnung gehört eine schriftlich dokumentierte Verfahrensanweisung.

2. Wahrheit und Klarheit

Jeder Geschäftsvorfall muss vollständig und lückenlos verbucht und dokumentiert werden. Beispiel: Ein Irrläufer in der Bank wird kurze Zeit später wieder glatt gestellt. Auch diese beiden Bankbuchungen müssen in der Buchführung einzeln erkennbar verbucht werden – auch wenn es keine Auswirkung unterm Strich gibt.

Für die Überprüfbarkeit der Richtigkeit wird der Beleg heran gezogen – das kann z. B. auch ein Vertrag sein.

Weiterhin wird eine zeitnahe Aufzeichnung gefordert. Zwischen Bankbewegung und der Dokumentation in Ihrer Buchhaltung dürfen max. 10 Tage vergehen. Für Bargeschäfte gelten erhöhte Anforderungen – hier muss täglich „Kasse“ gemacht werden.

Eine zentrale Forderung ist die nach der Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen. Ob der Beleg oder die Information auf Papier oder als digitale Datei vorliegt ist dabei egal. Wichtig ist, dass jede nachträgliche Änderung dokumentiert ist.

Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung an einen Kunden. Später ändern Sie seine Stammdaten, weil er z. B. umfirmiert hat oder die Adresse hat sich geändert. Ihr Programm muss diese Änderung dokumentieren – man nennt das auch Versionierung.

Dieser Grundsatz ist nicht neu. Mit dem Einzug von Mail, Pdf und Co bekommt er aber einen zusätzlichen „Drive“.

Sie haben bestimmt auch auf den Papierbelegen hin und wieder Notizen angebracht? Wenn Sie das heute nach dem Scannen des Beleges noch tun, stimmt der „Ur-Beleg“ aus Papier nicht mehr mit dem Scan überein…

3. Sichere Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit

Papier aufbewahren ist lästig und braucht viel Platz  (in der Regel muss ja alles 10  Jahre aufgehoben werden). Außerdem ist es sehr aufwändig, wenn Sie mal wirklich einmal etwas suchen. Die digitale Ablage auf der Festplatte (natürlich mit einer guten Datensicherung) oder einer Cloud ist da viel einfacher zu handhaben.

Sie bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich: Da muss der geschäftliche E-Mail Verkehr gesichert werden. Ihre Programme müssen auch 10 Jahre lang für den Zugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Was wenn sie das Programm wechseln?

Tipp: Regelmäßige Updates Ihres Betriebssystems und der Programmversionen sind die unverzichtbare Basis.

Noch Fragen dazu? Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern

Der 10-Punkte-Plan: Unterlagen aufbewahren – Akten digital archivieren

Sie wollen mit der Zeit gehen und Ihre Akten digital und papierlos archivieren?

Das können Sie gerne tun. Allerdings müssen Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)„,  beachten.

Die wichtigsten Aspekte hieraus haben wir nachfolgend für Sie gerafft zusammengetragen:

1. Technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Sie sind damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Zeitnah

Belege (in papier- oder in elektronischer Form ) sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Das bedeutet, sie müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.  

3. Unveränderbar

Hier müssen Sie gewährleisten, dass die Hardware sowie die durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Eine bloße Ablage im Dateisystem funktioniert nicht.

4. Index

Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zuge­teilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.

Bei einer elektronischen Weiterverarbeitung müssen alle Versionen archiviert und als solche zu erkennen sein.

5. Lesbar und auswertbar

Sie haben die freie Wahl unter den technischen Formaten , solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind.  Während des Archivierungsvorgangs darf allerdings keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hätte.

6. Aufbewahrung steuerrelevanter Daten

Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Einsicht der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Ebenso kann sie, im Rahmen einer Volltextsuche, elektronische Dokumente recherchieren und diese maschinell auswerten. Auch im Fall digitalisierter Rechnungen müssen Sie dem Betriebs­prüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen gestatten.

8. Nutzung durch Betriebsprüfer

Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Das gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

9. Archivierung im Ausland auf Antrag

Hierzu müssen Sie beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.

Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sonder­vorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein. Sie haben dabei dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.

10. Dokumentation

Den gesamten Prozess der Archivierung und digitalen Speicherung müssen Sie in einer Verfahrens­dokumentation nierderschreiben. Aus dieser muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.

Sie muss  zudem verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Änder­ungen müssen nachvollzogen  sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden . Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.

Wenn Sie das alles beachten, steht einer digitalen Archivierung nichts mehr im Weg. Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg dahin. Bitte sprechen Sie uns an!

Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Rechnungswesen Lohn und Gehalt

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Vanessa Grünberg*
Guten Tag, mein Name ist Vanessa Grünberg. Ich bin gelernte Steuerfachangestellte, 29 Jahre alt, und wenn ich nicht arbeite, bin ich am liebsten mit meinem Hund im Wald unterwegs. Ich habe in der Kanzlei meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und gemerkt, dass mir der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchführung am meisten liegt, und betreue seit drei Jahren überwiegend Lohnmandanten.

Welche Eigenschaften sind für diesen Bereich aus meiner Sicht besonders wichtig? Ich glaube, es ist das Bewusstsein für die hohe Verantwortung, die ich trage. Denn mit meiner Arbeit sorge ich dafür, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt bekommen, dass die Abrechnung stimmt und wir dem Arbeitgeber den Rücken freihalten bei all dem Bescheinigungswesen, den Dokumentationspflichten und Prüfungen.
Ich bin eine bekennende Frühaufsteherin und starte deshalb zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr als eine der Ersten in der Kanzlei.

Die Lohnabrechnungen von Maler Fleck stehen heute als Erstes auf dem Plan. Das Geschäft von Herrn Fleck läuft gut, deshalb stellt er zu seinen neun Mitarbeitern gerade zwei neue Mitarbeiter ein: einen Maler als Vollzeitkraft und einen Minijobber. Das bedeutet für mich, diese beiden Mitarbeiter im Programm anzulegen und beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es dabei unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. In diesem Fall ist es einmal die Meldung ans Finanzamt und die Krankenkasse und für den Minijobber die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft.

Anja Mauer, die Mitarbeiterin von Maler Fleck, die sich um die Bürotätigkeiten kümmert, wird als Festangestellte wie jeden Monat mit dem gleichen Gehalt abgerechnet. Für die anderen acht überprüfe und berücksichtige ich die Überstunden und die Reisekosten. Letzteres ist manchmal gar nicht so ohne, da wird gern mal ein Beleg vergessen oder der Kundenname, sodass ich nachfragen muss, um die Mehraufwendungen für Verpflegung abzurechnen. Jonas Teiler, einer der Maler, hat sich während der Arbeit verletzt. Neben der Krankmeldung kümmere ich mich auch um die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und kläre mit der Krankenkasse die Lohnfortzahlung.
Wenn dann alles fertig ist, werden die Meldungen für Lohnsteuer, Krankenkasse mit den entsprechenden Zahlungsträgern erstellt.

Für das Dentallabor Weingarten stelle ich noch A1-Bescheinigungen für zwei der Mitarbeiterinnen aus. In Wien findet die WID Internationale Dentalausstellung statt, die sie mit ihrer Chefin besuchen werden. Einigen unserer Mandanten war anfangs nicht klar, dass bei jedem Auslandsaufenthalt eines Mitarbeiters – und wenn er auch noch so kurz ist – innerhalb der EU, EWR und Schweiz die A1-Bescheinigung zu beantragen und vom Arbeitnehmer mitzuführen ist. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Jetzt werden die Kontrollen gerade in Frankreich und Österreich immer schärfer. Da habe ich persönliche Aufklärungsarbeit geleistet und alle Mandanten nach und nach abtelefoniert, um sie vor möglichen Bußgeldern zu bewahren.

Am Nachmittag findet für die Firma 4Max Maschinenbau eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüferin kommt dafür zu uns in die Kanzlei, und ich kümmere mich darum, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, beantworte Fragen und bespreche das Ergebnis. Nach drei Stunden ist die Prüferin fertig, alles ist in Ordnung, und ich kann unserem Mandanten die gute Nachricht überbringen.

Sie sehen, meine Tage sind immer sehr abwechslungsreich. Und weil ich dieses Thema noch weiter vertiefen will, mache ich ab Herbst die Weiterbildung zur Fachassistentin Lohn und Gehalt.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉