Reden ist Silber, Schweigen ist Gold – Was (nicht) tun, wenn der Betriebsprüfer kommt

Sie haben das vielleicht schon mal erlebt: Sie kommen morgens gut gelaunt ins Büro, und sehen einen Finanzamtsbrief… Vielleicht machen Sie diesen noch gut gelaunt auf. Spätestens, wenn Sie sehen, es ist eine Prüfungsanordnung ändert sich Ihre Laune schlagartig. Sie fragen sich: WARUM ICH?

Die Anlässe einer Betriebsprüfung können unterschiedlicher Art sein: Weiterlesen

Willkommen im Team

Silke Friedemann verstärkt uns seit 1.Februar 2019. Sie bringt viel Erfahrung und Kompetenz im Bereich Buchführung und Lohn mit.

Und Ihr herzliches Grüß Gott zur Begrüßung – sie kommt aus Fürth – hören wir alle gern.

Drum prüfe wer sich ewig bindet…

– was in einem Ehevertrag geregelt sein sollte

Wer denkt vor der Hochzeit schon an die Scheidung? Das ist nicht gerade romantisch. Trotzdem ist es für Paare mitunter sinnvoll, sich mit einem Ehevertrag abzusichern. Einige Punkte dürfen darin auf keinen Fall fehlen.

Lange Zeit galt ein Ehevertrag als unromantisch. Heute kommt er wieder in Mode – und kann im Fall einer Scheidung einen Teil der Streitigkeiten verhindern. Der Ehevertrag enthält Regelungen, die insbesondere bei Geldfragen den Ehepartner absichern. Wenn sich das Vermögen der Ehepartner erheblich unterscheidet, ist ohnehin zu einem Ehevertrag zu raten. Auch nachträglich kann er geschlossen werden. Dabei gelten dieselben Regeln wie vor der Hochzeit. Es ist auch möglich, einen bereits geschlossenen Ehevertrag in gegenseitigem Einvernehmen nachträglich zu ändern.

Daher sollte ein Ehevertrag also nicht allzu schnell aufgesetzt werden. Ein halbes Jahr Zeit bis zur Unterschrift sollten sich die Ehepartner schon geben. Es braucht Zeit, sich zu einigen, denn nicht immer stimmen die Ideen überein. Lassen Sie sich von einem Notar beraten, denn ein Ehevertrag ist nur dann gültig, wenn er auch notariell beurkundet ist.

Unterhalt nach der Scheidung

Einer der wichtigsten Inhalte ist der Unterhalt für den schlechter verdienenden Ehepartner nach der Scheidung. Das ist vor allem dann wichtig, wenn das Paar Kinder hat. Der Grund: Väter und Mütter, die für die Kindererziehung den Beruf aufgeben oder kürzertreten, haben in der Regel nur noch bis zum dritten Lebensjahr des Kindes einen gesetzlichen Anspruch auf Betreuungsunterhalt.

Sie können im Ehevertrag zum Beispiel festlegen: „Wir sind der Meinung, dass Kinder bis zu einem gewissen Alter von einem der Partner betreut werden sollen.“ Dann ist es sinnvoll, diesem Partner im Trennungsfall einen bestimmten Unterhalt zuzusichern, etwa anhand der Düsseldorfer Tabelle. Die bestimmt die Höhe der Unterhaltszahlungen. Solche „unterhaltsverstärkenden Vereinbarungen“ kommen inzwischen häufig vor. Der besserverdienende Partner erkennt damit unter anderem an, „dass der andere dazu beigetragen hat, dass er/sie Karriere machen konnte“.

Trennungsunterhalt

Auch der Unterhalt in der Trennungsphase sollte geregelt werden. Diese Phase ist noch schwieriger als die Zeit nach der Scheidung, denn für diese Zeit gibt es keine gesetzlichen Regelungen. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein bestimmter Betrag so lange gezahlt wird, bis der gesetzliche Unterhalt feststeht.

Altersvorsorge

Wenn einer der Partner über längere Zeit beruflich kürzertritt oder ganz aussetzt, weil gemeinsame Kinder erzogen werden, kann das Nachteile für dessen Altersvorsorge haben. Verdient einer der Partner deutlich mehr, kann er sich dazu verpflichten, demjenigen, der für die Kinder zu Hause bleibt, Geld für eine private Rentenversicherung zu überweisen. Die Möglichkeiten sind hier ausgesprochen vielfältig. So sind Einmalzahlungen genauso denkbar, wie monatliche Beiträge.

Güterstand und Gütertrennung

Normalerweise gründet ein Paar mit der Ehe eine Zugewinngemeinschaft. Bei einer Scheidung wird daher das während der Ehe hinzugewonnene Vermögen zu gleichen Teilen auf die Partner aufgeteilt. Nicht in jedem Fall ist das vorteilhaft. Wenn ein Firmeninhaber einen Betrieb hat, der in der Ehe um 100.000 € wertvoller geworden ist, müsste er nach der Scheidung 50.000 € auszahlen. Das kann bis zu einem Bankrott führen.
Für den Fall einer Scheidung ist es sinnvoller, eine andere Lösung zu finden. Man könnte eine Ratenzahlung vereinbaren, oder der Firmeninhaber könnte für seinen Partner in eine Lebensversicherung einzahlen; das Paar könnte auch auf einen Ausgleich verzichten.

Wer den Zugewinnausgleich nicht möchte, muss die sogenannte Gütertrennung vereinbaren. Diese regelt, dass das jeweilige Vermögen der Ehegatten getrennt bleibt. Bei einer Scheidung findet dann auch kein Ausgleich eines während der Ehe erworbenen Vermögens statt. Im Falle des Todes erbt der andere Ehegatte ein Viertel.

5 Tipps zur Lohnoptimierung für Unternehmer

Viele Unternehmen suchen nach Lösungen, ihre guten Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Eine mögliche Lösung hierfür bietet die sogenannte Nettolohnoptimierung. Nachfolgend wird dieses Angebot anhand von fünf Beispielen erläutert.

Tipp Nr. 1: Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Haben Sie Mitarbeiter, die täglich eine weite Anfahrt in Kauf nehmen? Dann honorieren Sie das mit einer Kostenerstattung. Oftmals ist der Arbeitnehmer gezwungen, eine weite Anfahrt zu seinem Arbeitsplatz in Kauf zu nehmen. Hierbei entstehen dem Mitarbeiter Kosten, die er entweder im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen kann, oder aber Sie als Arbeitgeber nutzen dieses Potenzial zur Nettolohnoptimierung, denn Sie können in Höhe des Werbungskostenabzugs Ihrem Arbeitnehmer diese Kosten erstatten. Als Arbeitgeber versteuern Sie die Fahrtkosten des Arbeitnehmers pauschal mit 15 % Lohnsteuer und lösen damit zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit aus. Die Berechnung der maximalen Erstattungshöhe stellt sich wie folgt dar: 15 Arbeitstage mal Entfernungskilometer mal 0,30 € ergibt den höchstmöglichen Erstattungsbetrag. Zu beachten ist aber, dass die Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden muss. Sie bietet sich also bei anstehenden Lohnerhöhungen an.

Tipp Nr. 2: Mitarbeiter-Cards

Unternehmen können ihren Mitarbeitern Sachbezüge gewähren, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn diese die Sachbezugsgrenze von 44 € monatlich nicht übersteigen. In diesem Rahmen bieten viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern sogenannte Tankgutscheine an. Diese Gutscheine gelten am Tag des Überreichens an den Mitarbeiter als zugeflossen. Seit einiger Zeit machen sogenannte Mitarbeiter-Cards von sich reden. Es handelt sich hier um eine Form der Prepaid-Kreditkarte. Als Arbeitgeber buchen Sie monatlich oder auch nur sporadisch einen Betrag von maximal 44 € auf die Karte, und Ihr Arbeitnehmer kann mit dieser dann Waren nach seinem Wunsch beziehen. Wichtig bei derartigen Karten ist, dass die Barauszahlung des Guthabens unmöglich sein muss. Das Ansparen von mehreren Monatsbeträgen hingegen ist hier möglich. Ein Bonbon: Feiert Ihr Mitarbeiter ein besonderes Ereignis (z.B. Geburtstag), können Sie Beträge von bis zu 60 € pro Anlass und Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich auf die Karte buchen.

Tipp Nr. 3: Erholungsbeihilfe

Zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit können Sie Ihren Arbeitnehmern einen Urlaubs- und Erholungszuschuss gewähren. Dieser darf mit 25 % pauschal versteuert werden, was zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit auslöst, wenn er folgende Grenzen nicht übersteigt und in zeitlichem Zusammenhang mit dem vom Arbeitnehmer genommenen Urlaub, d.h. drei Monate vor oder nach dem genommenen Urlaub, steht: 156 € pro Jahr für den Arbeitnehmer, 104 € pro Jahr für den Ehepartner,  52 € pro Jahr pro Kind

Tipp Nr. 4: Betriebliche Gesundheitsförderung

Eine weitere Möglichkeit für Sie als Arbeitgeber, die Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer zu unterstützen, ist es, Gesundheitskurse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands bzw. Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung anzubieten. In diesem Rahmen können den Mitarbeitern Maßnahmen bis zu einem Wert von 500 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Allgemeine Beiträge zu Fitnessstudios werden nicht gefördert, wohl aber zertifizierte Kursangebote (z.B. Rückenschulungen) in den Studios.

Tipp Nr. 5: Fortbildungskosten

Für interessierte Mitarbeiter, die sich gerne weiterbilden wollen, können Sie als Arbeitgeber tätig werden und Fortbildungen, die das betriebliche Interesse betreffen, steuer- und sozialversicherungsfrei anbieten. In dieser Situation profitieren Sie als Arbeitgeber, genauso wie der Arbeitnehmer.

Experten-Tipp
Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Abstimmung mit Finanzamt ist sinnvoll
Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Dabei unterstützen wir Sie natürlich gerne. Sprechen Sie uns an.

E-Mail Kommunikation – 7 Tipps, damit Ihre Botschaften ankommen

Privat schicken sich die meisten Menschen heutzutage lieber SMS oder chatten per Messenger. Doch aus dem Berufsleben ist die E-Mailnicht wegzudenken. 121 Nachrichten sendet und empfängt ein Büroarbeiter im Schnitt jeden Tag, laut Londoner MarktforschungsunternehmenRadicati Group. Und jedes Jahr werden es mehr.

Grund genug die eigene Mail-Korrespondenz so effizient wie möglich zu verfassen.

1. Das A und O – die sprechende Betreffzeile.
Die Relevanz einer Mail und die Lesemotivation wird anhand der Betreffzeile entschieden. Doch oft antworten wir auf Mails hin und her und der Inhalt hat sich komplett vom Betreff gelöst – und hinterlässt im Betreff nur noch „AW: AW: AW: AW: Besprechung von morgen“. Die erste Antwort können Sie noch mit einem automatischen Antwort-Kürzel („AW“ oder „Re“) zurückschicken. Dann weiß der Empfänger, dass es sich um die Antwort auf seine Mail handelt. Danach sollten Sie die Betreffzeile löschen und mit neuen Stichworten versehen. Dabei gilt, sich möglichst knapp zu fassen und das wichtigste Stichwort an den Anfang zu stellen. Statt: „Unsere geplante Besprechung von Dienstag wird auf Donnerstag in zwei Wochen verschoben“, besser: „Terminänderung: Besprechung jetzt Donnerstag, 26. April“.

2. Gut gegliedert ist schneller gelesen.
Die Lesegeschwindigkeit am Bildschirm ist bis zu dreimal höher als bei Texten auf Papier – und viele E-Mails werden unterwegs auf dem Smartphone gelesen. Überlegen Sie deshalb vorher, was Sie sagen wollen, und stellen Sie das dann Punkt für Punkt übersichtlich dar. Verwenden Sie bei längeren E-Mails ausreichend Absätze. Faustregel: nach zwei bis drei Sätzen. Das Gehirn nutzt Absätze, um da Gelesene zusammenzufassen und es auf seinen Sinngehalt zu reduzieren. So wird das Arbeitsgedächtnis entlastet, das Lesen fällt leichter. Ebenso kann es helfen, wichtige Infos durch Fettung, Unterstreichung oder mit Aufzählungspunkten hervorzuheben. Aber: Wer die Hälfte des Textes fettet, weil er alles für wichtig hält, macht ihn unübersichtlicher.

Erfahren Sie mehr in unser Kundenzeitschrift: Lotse 2018

Her mit der Kasse- Sagen nicht nur Diebe

Unangekündigte Kassennachschau ab 1.1.2018

Mögen Sie unangekündigte Besuche? Ok, kommt darauf an wer vor der Tür steht…Was wäre, wenn… ein Amtsträger der Finanzverwaltung vor der Tür Ihres Unternehmens steht, um die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit
der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben durchzuführen und zwar JETZT, SOFORT, unangekündigt,n während des normalen Geschäftsbetriebes!

Wie stehen Sie nun zu dem Besuch?! Genau dies ist seit 01.01.2018 möglich! Die neue Vorschrift in der Abgabenordnung zur Kassen-Nachschau ist am 1.1.2018 in Kraft getreten. Das heißt, dass jeder Unternehmer, der eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse führt, mit der
Kassen-Nachschau konfrontiert werden kann. Der Clou: Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Eine Prüfungsanordnung wie bei einer Betriebsprüfung gibt es nicht. Die Kassenprüfer dürfen „ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten“, wie es in der Vorschrift heißt. So kann beispielsweise ein Prüfer am 25.04.2018 in Ihren Geschäftsräumen erscheinen und einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand
laut Kassenbuch mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen.

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Wenn der Postmann nicht mehr klingelt – Eingangsrechnungen digitalisieren

Ausgangsrechnungen, Girokontobewegungen und Kassendaten werden heute oft schon digital und elektronisch über Schnittstellen elektronisch in die Finanzbuchhaltung „auf Knopfdruck“ importiert. Wie sieht es aber mit den Eingangsrechnungen in der Praxis aus? Oft noch eine Papierflut ohne Ende. Muss aber nicht sein! Automatisieren, automatisieren und nochmals automatisieren heißt die Devise. Wie gestalten Sie diesen Prozess hin zu einer digitalen Verarbeitung der Rechnungen in Ihrem Unternehmen?

Hier einige Denkanstöße dazu:

  • Grundsätzlich nehmen Sie Eingangsrechnungen nur noch elektronisch von Ihren Lieferanten & Co an. Papierformate werden nicht mehr bezahlt. Dadurch wächst der Druck auf den Rechnungsersteller sich dieser Vorgehensweise zu beugen.
  • Richten Sie eine eigene Mail-Adresse für den Empfang der Dokumente ein ( z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de)
  • Nutzen Sie moderne Plattformen für das „einsammeln“ der elektronischen Rechnungen. Die Dokumente werden vollautomatisch aus allen Online-Portalen heruntergeladen und vollautomatisch jeden Monat in Ihre Buchhaltung importiert. E-Mail-Rechnungen werden einfach dorthin weitergeleitet. Postrechnungen (sofern es sie noch gibt) über den Scanner oder Smartphone eingepflegt (z.B. getmyinvoices.com

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Enorme Zeitersparnis durch das Wegfallen der manuellen Erfassungder Belege
  • Kostenreduzierung: Die rein manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet mindestens acht Euro, wobei aber die Buchhaltungen größerer Unternehmen sogar von bis zu 120 Euro sprechen.

Denken Sie bitte hier aber auch an das Finanzamt! Stichworte wie  „GoBD, Voraussetzungen der Vernichtung von Papierbelegen, Verfahrensdokumentation usw.“ müssen geprüft werden, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Nicht dass der Betriebsprüfer später dann doch mehrmals an der „Tür“ Ihres Portemonnaies klingelt!

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