E-Mail Kommunikation – 7 Tipps, damit Ihre Botschaften ankommen

Privat schicken sich die meisten Menschen heutzutage lieber SMS oder chatten per Messenger. Doch aus dem Berufsleben ist die E-Mailnicht wegzudenken. 121 Nachrichten sendet und empfängt ein Büroarbeiter im Schnitt jeden Tag, laut Londoner MarktforschungsunternehmenRadicati Group. Und jedes Jahr werden es mehr.

Grund genug die eigene Mail-Korrespondenz so effizient wie möglich zu verfassen.

1. Das A und O – die sprechende Betreffzeile.
Die Relevanz einer Mail und die Lesemotivation wird anhand der Betreffzeile entschieden. Doch oft antworten wir auf Mails hin und her und der Inhalt hat sich komplett vom Betreff gelöst – und hinterlässt im Betreff nur noch „AW: AW: AW: AW: Besprechung von morgen“. Die erste Antwort können Sie noch mit einem automatischen Antwort-Kürzel („AW“ oder „Re“) zurückschicken. Dann weiß der Empfänger, dass es sich um die Antwort auf seine Mail handelt. Danach sollten Sie die Betreffzeile löschen und mit neuen Stichworten versehen. Dabei gilt, sich möglichst knapp zu fassen und das wichtigste Stichwort an den Anfang zu stellen. Statt: „Unsere geplante Besprechung von Dienstag wird auf Donnerstag in zwei Wochen verschoben“, besser: „Terminänderung: Besprechung jetzt Donnerstag, 26. April“.

2. Gut gegliedert ist schneller gelesen.
Die Lesegeschwindigkeit am Bildschirm ist bis zu dreimal höher als bei Texten auf Papier – und viele E-Mails werden unterwegs auf dem Smartphone gelesen. Überlegen Sie deshalb vorher, was Sie sagen wollen, und stellen Sie das dann Punkt für Punkt übersichtlich dar. Verwenden Sie bei längeren E-Mails ausreichend Absätze. Faustregel: nach zwei bis drei Sätzen. Das Gehirn nutzt Absätze, um da Gelesene zusammenzufassen und es auf seinen Sinngehalt zu reduzieren. So wird das Arbeitsgedächtnis entlastet, das Lesen fällt leichter. Ebenso kann es helfen, wichtige Infos durch Fettung, Unterstreichung oder mit Aufzählungspunkten hervorzuheben. Aber: Wer die Hälfte des Textes fettet, weil er alles für wichtig hält, macht ihn unübersichtlicher.

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Her mit der Kasse- Sagen nicht nur Diebe

Unangekündigte Kassennachschau ab 1.1.2018

Mögen Sie unangekündigte Besuche? Ok, kommt darauf an wer vor der Tür steht…Was wäre, wenn… ein Amtsträger der Finanzverwaltung vor der Tür Ihres Unternehmens steht, um die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit
der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben durchzuführen und zwar JETZT, SOFORT, unangekündigt,n während des normalen Geschäftsbetriebes!

Wie stehen Sie nun zu dem Besuch?! Genau dies ist seit 01.01.2018 möglich! Die neue Vorschrift in der Abgabenordnung zur Kassen-Nachschau ist am 1.1.2018 in Kraft getreten. Das heißt, dass jeder Unternehmer, der eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse führt, mit der
Kassen-Nachschau konfrontiert werden kann. Der Clou: Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Eine Prüfungsanordnung wie bei einer Betriebsprüfung gibt es nicht. Die Kassenprüfer dürfen „ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten“, wie es in der Vorschrift heißt. So kann beispielsweise ein Prüfer am 25.04.2018 in Ihren Geschäftsräumen erscheinen und einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand
laut Kassenbuch mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen.

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Wenn der Postmann nicht mehr klingelt – Eingangsrechnungen digitalisieren

Ausgangsrechnungen, Girokontobewegungen und Kassendaten werden heute oft schon digital und elektronisch über Schnittstellen elektronisch in die Finanzbuchhaltung „auf Knopfdruck“ importiert. Wie sieht es aber mit den Eingangsrechnungen in der Praxis aus? Oft noch eine Papierflut ohne Ende. Muss aber nicht sein! Automatisieren, automatisieren und nochmals automatisieren heißt die Devise. Wie gestalten Sie diesen Prozess hin zu einer digitalen Verarbeitung der Rechnungen in Ihrem Unternehmen?

Hier einige Denkanstöße dazu:

  • Grundsätzlich nehmen Sie Eingangsrechnungen nur noch elektronisch von Ihren Lieferanten & Co an. Papierformate werden nicht mehr bezahlt. Dadurch wächst der Druck auf den Rechnungsersteller sich dieser Vorgehensweise zu beugen.
  • Richten Sie eine eigene Mail-Adresse für den Empfang der Dokumente ein ( z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de)
  • Nutzen Sie moderne Plattformen für das „einsammeln“ der elektronischen Rechnungen. Die Dokumente werden vollautomatisch aus allen Online-Portalen heruntergeladen und vollautomatisch jeden Monat in Ihre Buchhaltung importiert. E-Mail-Rechnungen werden einfach dorthin weitergeleitet. Postrechnungen (sofern es sie noch gibt) über den Scanner oder Smartphone eingepflegt (z.B. getmyinvoices.com

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Enorme Zeitersparnis durch das Wegfallen der manuellen Erfassungder Belege
  • Kostenreduzierung: Die rein manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet mindestens acht Euro, wobei aber die Buchhaltungen größerer Unternehmen sogar von bis zu 120 Euro sprechen.

Denken Sie bitte hier aber auch an das Finanzamt! Stichworte wie  „GoBD, Voraussetzungen der Vernichtung von Papierbelegen, Verfahrensdokumentation usw.“ müssen geprüft werden, um alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Nicht dass der Betriebsprüfer später dann doch mehrmals an der „Tür“ Ihres Portemonnaies klingelt!

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