Stechuhr für alle? – Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeit erfassen klingt ein bisschen nach Stempeln aus vergangenen Industrietagen, ist aber zeitgemäß wie nie zuvor.

Nicht zuletzt aufgrund des Mindestlohngesetzes sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Seit Januar 2019 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 €/Stunde. Zur Sicherstellung, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde gezahlt wird, besteht die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren.

Und dann ist da noch die europäische Arbeitszeitrichtlinie

Der Europäische Gerichtshof hat ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Damit verpflichten die Europarichter auch deutsche Firmenchefs mit Blick auf die europäische Arbeitszeitrichtlinie, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Ist das jetzt etwas Neues?

Nein. Zumindest Überstunden sind nach deutschem Recht grundsätzlich zu erfassen.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für geringfügig Beschäftigte und die im Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine große Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen beispielsweise das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, der Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereiniger, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig die Arbeitszeit aufzeichnen.

Die Mindestlohndokumentationspflichtverordnung (wieder so ein Wortungetüm) befreit Arbeitnehmergruppen von Dokumentationspflichten, wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn

  • ein Arbeitnehmer ein regelmäßiges Monatsentgelt über 2.958 € brutto erhält,
  • ein Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über 2.000 € brutto erhält und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt).

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten.

Was muss wie notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

●   den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag),
●   das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag) und
●   die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also beispielsweise die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen muss nicht aufgezeichnet werden.

Merke: Eine Pause ist eine Pause ist eine Pause

Auf gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten darf nicht verzichtet werden, zum Beispiel um früher Feierabend zu machen.

Was ist noch zu berücksichtigen?

Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.

Bitte beachten Sie

Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags dokumentiert sein, also eine Woche später. Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Oben haben wir bereits auf Ruhepausen hingewiesen. Diese Regelung findet sich im Arbeitszeitgesetz. Hierin wurden Regelungen hinsichtlich Arbeitszeit und Ruhezeit getroffen. „Die werktägliche Arbeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten“ und „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden … zu unterbrechen“.

Wer kennt und befolgt das?
Und:
Der Zweck des Gesetzes ist es, …

„den Sonntag und die staatlich anerkannten Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erholung der Arbeitnehmer zu schützen.“
Hat jetzt nicht unbedingt etwas mit Aufzeichnungspflichten zu tun, ist aber interessant zu lesen. Und seelische Erholung können wir doch alle gut gebrauchen.

KASSENNACHSCHAU – Unverhofft kommt oft und künftig immer öfter

Alle wissen es, doch kaum einer glaubt, dass es wirklich so kommt.

Seit 2018 ist die Kassennachschau durch das Finanzamt möglich – ohne Ankündigung!

Es ist Realität: Die Prüferinnen und Prüfer kommen unangemeldet in die Geschäftsräume und kontrollieren überfallartig die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die dürfen das.

Na gut, sagen Sie sich wahrscheinlich. Meine Kassenführung ist in Ordnung. Was soll da schon passieren?

Und dann passiert es

Der ausgewiesene Amtsträger gibt sich ganz entspannt bei der Betrachtung der Kasse und Belege … und fragt plötzlich nach einem Handbuch für die Kasse(n) und nach einer Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

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Lotse Herbstausgabe 2019

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Wenn Sie gern ein Druckexemplar möchten, einfach per Mail bei uns anfordern mit dem Betreff: Lotse

In dieser Ausgabe lesen Sie:

  • Kassennachschau- und Betriebsprüfung
  • Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz
  • BREXIT und die steuerlichen Konsequenzen
  • GoBD – Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht
  • Homeoffice – Vor- und Nachteile
  • Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Jahresabschluss

Jeder bringt was mit? Was ist dran an BYOD Bring Your Own Device

Statt dem langsamen Diensthandy oder PC würden viele Mitarbeiter gerne ihre privaten Smarthphones oder auch Tablets im Büroalltag nutzen. Hier spricht man von BYOD („Bring your own device“). Hier lauern allerdings einige rechtliche Fallen für den Arbeitnehmer– und geber.

In Schulen und Universitäten hat sich der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in deren Netzwerke bereits zu einem Trend entwickelt. BYOD ist also keine Vision, sondern wird schon heute in vielen Unternehmen, sowie im Bildungswesen ganz groß geschrieben.

Datenschutz hat oberste Priorität

In der Geschäftswelt jedoch ist dieses Prinzip noch umstritten, besonders in Hinsicht auf die in Deutschland strengen Vorschriften und Regelungen rund um den Datenschutz, das Lizenzrecht und Steuern. Desweiteren werden Firmendaten auf nicht oder nur teilweise kontrollierbaren Geräten verarbeitet. Hier ist natürlich die rechtliche Haftung zu klären. Bildungsinstitutionen erlauben sich bereits, Einstellungen auf den Geräten vorzunehmen, um die Sicherheit der Daten und des Netzwerks sicherzustellen. Allerdings kann dies auch als ein Eingriff in die Privatsphäre betrachtet werden.

Private und betriebliche Inhalte klar trennen

Der Arbeitgeber muss stets gewährleisten, dass auf den mobilen Endgeräten der Arbeitnehmer die beruflichen und privaten Sachverhalte klar getrennt bleiben. Denn natürlich wird es auch für den Arbeitnehmer nicht einfacher, Privates und Berufliches zu trennen, wenn berufliche E-Mails stets auf dem Smartphone oder Tablet präsent sind. Während Dienst-E-Mails vom Arbeitgeber gelesen werden dürfen, ist der Zugriff auf private Mails unzulässig. Jedoch müssen die Angestellten dem Arbeitgeber bei Nutzung eines privaten Gerätes eine umfangreiche Kontrolle ermöglichen. Auch muss es dem Arbeitgeber bei Diebstahl oder Verlust eines Gerätes möglich sein, die Daten aus der Ferne löschen zu können, damit kein Schaden durch Dritte entsteht.

Alles auf freiwilliger Basis

Rechtlich gesehen ist BYOD ein freiwilliges Prinzip. Kein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer vorschreiben, private Endgeräte am Arbeitsplatz zu nutzen. Es ist allerdings grundsätzlich möglich, entsprechende Regelungen und Vereinbarungen in eine zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schreiben.

Für junge Mitarbeiter ist BYOD ein Arbeitgeber-Plus

Aber klar ist: Besonders junge Mitarbeiter sind mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes oft unzufrieden und legen großen Wert darauf, zukunftsorientiert und mit moderner und schneller Hardware zu arbeiten.

Allerdings ist das Phänomen BYOD weiter zu beobachten. Verschiedene Probleme und Sicherheitsrisiken sind bekannt und werden bereits diskutiert. Seitens des Arbeitgebers müssen die Risiken beherrscht werden können, die durch die Nutzung von privaten Endgeräten im beruflichen Umfeld entstehen. Daher wird BYOD voraussichtlich wohl erst einmal eher eine Ausnahme bleiben.

Unser Tipp: Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Smartphone stellen. Sofern Sie ihrem Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung stellen, das nur dienstlich genutzt werden darf, haben sie weitreichende Befugnisse. Hier dürfen Sie Einsicht in das Gerät verlangen. Wenn Sie jedoch auch die private Nutzung erlauben, gilt das Fernmeldegeheimnis und Sie dürfen nicht kontrollieren, was mit dem Telefon gemacht wird. Die Anschaffung können Sie als Betriebsausgabe absetzen und dem Mitarbeiter als steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung zukommen lassen.

GoBD – die 3 grundsätzlichen Anforderungen

In der letzten Zeit gab es ein wenig Hin- und Her beim BMF Bundesministerium der Finanzen. Ende Juli wurde eine Neufassung der GoBd (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) veröffentlicht. Diese wurde jetzt aber wieder zurückgezogen, weil noch Abstimmungsbedarf besteht.

Zu beachten sind Sie auf jeden Fall , deshalb hier die drei grundsätzlichen Anforderungen:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Hierunter fällt z. B. die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalles – zum Beispiel jedes einzelnen Kassenumsatzes. Aber auch die gut erkennbare Verbindung zwischen dem Beleg und der Verbuchung. Der Prüfer will ein durchschaubares und prüfbares System vorfinden.

Zu diesem Grundsatz der Ordnung gehört eine schriftlich dokumentierte Verfahrensanweisung.

2. Wahrheit und Klarheit

Jeder Geschäftsvorfall muss vollständig und lückenlos verbucht und dokumentiert werden. Beispiel: Ein Irrläufer in der Bank wird kurze Zeit später wieder glatt gestellt. Auch diese beiden Bankbuchungen müssen in der Buchführung einzeln erkennbar verbucht werden – auch wenn es keine Auswirkung unterm Strich gibt.

Für die Überprüfbarkeit der Richtigkeit wird der Beleg heran gezogen – das kann z. B. auch ein Vertrag sein.

Weiterhin wird eine zeitnahe Aufzeichnung gefordert. Zwischen Bankbewegung und der Dokumentation in Ihrer Buchhaltung dürfen max. 10 Tage vergehen. Für Bargeschäfte gelten erhöhte Anforderungen – hier muss täglich „Kasse“ gemacht werden.

Eine zentrale Forderung ist die nach der Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen. Ob der Beleg oder die Information auf Papier oder als digitale Datei vorliegt ist dabei egal. Wichtig ist, dass jede nachträgliche Änderung dokumentiert ist.

Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung an einen Kunden. Später ändern Sie seine Stammdaten, weil er z. B. umfirmiert hat oder die Adresse hat sich geändert. Ihr Programm muss diese Änderung dokumentieren – man nennt das auch Versionierung.

Dieser Grundsatz ist nicht neu. Mit dem Einzug von Mail, Pdf und Co bekommt er aber einen zusätzlichen „Drive“.

Sie haben bestimmt auch auf den Papierbelegen hin und wieder Notizen angebracht? Wenn Sie das heute nach dem Scannen des Beleges noch tun, stimmt der „Ur-Beleg“ aus Papier nicht mehr mit dem Scan überein…

3. Sichere Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit

Papier aufbewahren ist lästig und braucht viel Platz  (in der Regel muss ja alles 10  Jahre aufgehoben werden). Außerdem ist es sehr aufwändig, wenn Sie mal wirklich einmal etwas suchen. Die digitale Ablage auf der Festplatte (natürlich mit einer guten Datensicherung) oder einer Cloud ist da viel einfacher zu handhaben.

Sie bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich: Da muss der geschäftliche E-Mail Verkehr gesichert werden. Ihre Programme müssen auch 10 Jahre lang für den Zugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Was wenn sie das Programm wechseln?

Tipp: Regelmäßige Updates Ihres Betriebssystems und der Programmversionen sind die unverzichtbare Basis.

Noch Fragen dazu? Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern

Der 10-Punkte-Plan: Unterlagen aufbewahren – Akten digital archivieren

Sie wollen mit der Zeit gehen und Ihre Akten digital und papierlos archivieren?

Das können Sie gerne tun. Allerdings müssen Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)„,  beachten.

Die wichtigsten Aspekte hieraus haben wir nachfolgend für Sie gerafft zusammengetragen:

1. Technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Sie sind damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Zeitnah

Belege (in papier- oder in elektronischer Form ) sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Das bedeutet, sie müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.  

3. Unveränderbar

Hier müssen Sie gewährleisten, dass die Hardware sowie die durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Eine bloße Ablage im Dateisystem funktioniert nicht.

4. Index

Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zuge­teilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.

Bei einer elektronischen Weiterverarbeitung müssen alle Versionen archiviert und als solche zu erkennen sein.

5. Lesbar und auswertbar

Sie haben die freie Wahl unter den technischen Formaten , solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind.  Während des Archivierungsvorgangs darf allerdings keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hätte.

6. Aufbewahrung steuerrelevanter Daten

Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Einsicht der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Ebenso kann sie, im Rahmen einer Volltextsuche, elektronische Dokumente recherchieren und diese maschinell auswerten. Auch im Fall digitalisierter Rechnungen müssen Sie dem Betriebs­prüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen gestatten.

8. Nutzung durch Betriebsprüfer

Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Das gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.

9. Archivierung im Ausland auf Antrag

Hierzu müssen Sie beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.

Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sonder­vorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein. Sie haben dabei dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.

10. Dokumentation

Den gesamten Prozess der Archivierung und digitalen Speicherung müssen Sie in einer Verfahrens­dokumentation nierderschreiben. Aus dieser muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.

Sie muss  zudem verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Änder­ungen müssen nachvollzogen  sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden . Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.

Wenn Sie das alles beachten, steht einer digitalen Archivierung nichts mehr im Weg. Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg dahin. Bitte sprechen Sie uns an!

Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Rechnungswesen Lohn und Gehalt

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Vanessa Grünberg*
Guten Tag, mein Name ist Vanessa Grünberg. Ich bin gelernte Steuerfachangestellte, 29 Jahre alt, und wenn ich nicht arbeite, bin ich am liebsten mit meinem Hund im Wald unterwegs. Ich habe in der Kanzlei meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und gemerkt, dass mir der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchführung am meisten liegt, und betreue seit drei Jahren überwiegend Lohnmandanten.

Welche Eigenschaften sind für diesen Bereich aus meiner Sicht besonders wichtig? Ich glaube, es ist das Bewusstsein für die hohe Verantwortung, die ich trage. Denn mit meiner Arbeit sorge ich dafür, dass Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt bekommen, dass die Abrechnung stimmt und wir dem Arbeitgeber den Rücken freihalten bei all dem Bescheinigungswesen, den Dokumentationspflichten und Prüfungen.
Ich bin eine bekennende Frühaufsteherin und starte deshalb zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr als eine der Ersten in der Kanzlei.

Die Lohnabrechnungen von Maler Fleck stehen heute als Erstes auf dem Plan. Das Geschäft von Herrn Fleck läuft gut, deshalb stellt er zu seinen neun Mitarbeitern gerade zwei neue Mitarbeiter ein: einen Maler als Vollzeitkraft und einen Minijobber. Das bedeutet für mich, diese beiden Mitarbeiter im Programm anzulegen und beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es dabei unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. In diesem Fall ist es einmal die Meldung ans Finanzamt und die Krankenkasse und für den Minijobber die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft.

Anja Mauer, die Mitarbeiterin von Maler Fleck, die sich um die Bürotätigkeiten kümmert, wird als Festangestellte wie jeden Monat mit dem gleichen Gehalt abgerechnet. Für die anderen acht überprüfe und berücksichtige ich die Überstunden und die Reisekosten. Letzteres ist manchmal gar nicht so ohne, da wird gern mal ein Beleg vergessen oder der Kundenname, sodass ich nachfragen muss, um die Mehraufwendungen für Verpflegung abzurechnen. Jonas Teiler, einer der Maler, hat sich während der Arbeit verletzt. Neben der Krankmeldung kümmere ich mich auch um die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und kläre mit der Krankenkasse die Lohnfortzahlung.
Wenn dann alles fertig ist, werden die Meldungen für Lohnsteuer, Krankenkasse mit den entsprechenden Zahlungsträgern erstellt.

Für das Dentallabor Weingarten stelle ich noch A1-Bescheinigungen für zwei der Mitarbeiterinnen aus. In Wien findet die WID Internationale Dentalausstellung statt, die sie mit ihrer Chefin besuchen werden. Einigen unserer Mandanten war anfangs nicht klar, dass bei jedem Auslandsaufenthalt eines Mitarbeiters – und wenn er auch noch so kurz ist – innerhalb der EU, EWR und Schweiz die A1-Bescheinigung zu beantragen und vom Arbeitnehmer mitzuführen ist. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Jetzt werden die Kontrollen gerade in Frankreich und Österreich immer schärfer. Da habe ich persönliche Aufklärungsarbeit geleistet und alle Mandanten nach und nach abtelefoniert, um sie vor möglichen Bußgeldern zu bewahren.

Am Nachmittag findet für die Firma 4Max Maschinenbau eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüferin kommt dafür zu uns in die Kanzlei, und ich kümmere mich darum, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, beantworte Fragen und bespreche das Ergebnis. Nach drei Stunden ist die Prüferin fertig, alles ist in Ordnung, und ich kann unserem Mandanten die gute Nachricht überbringen.

Sie sehen, meine Tage sind immer sehr abwechslungsreich. Und weil ich dieses Thema noch weiter vertiefen will, mache ich ab Herbst die Weiterbildung zur Fachassistentin Lohn und Gehalt.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Sechs gute Gründe für ein digitales Ablagesystem

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten.
Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.
Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

  1. Sie schonen die Umwelt
    Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .
  2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
    Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.
  3. Höhere Konzentration
    Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.
  4. Höhere Produktivität
    Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.
  5. Optimierte Arbeitsabläufe
    Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.
  6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
    Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen – mit Minimalismus die Effizienz steigern

Wann haben Sie das letzte Mal bewusst über die Effektivität und Effizienz der Abläufe in Ihrem Unternehmen nachgedacht? In der Hektik des Alltags neigen wir dazu, an gewohnten Abläufen festzuhalten und vergessen manchmal zu hinterfragen, ob das was und wie wir es tun nach wie vor sinnvoll ist.

Wir möchten Ihnen hier einige Denkanstöße aus der Praxis für die Praxis an die Hand geben und damit ermuntern, über Ihre Arbeitsweise, die Ihrer Mitarbeiter bzw. die des ganzen Unternehmens nachzudenken.
Die Grundlage dieser Ideen ist der Gedanke des Minimalismus – also die Beschränkung auf das Nötigste bzw. Wesentliche. (Möglicherweise haben Sie in diesem Zusammenhang schon von Marie Kondo gehört oder gelesen, die mit ihrem Ordnungsprinzip weltweit einen Aufräum-Trend ausgelöst hat. Ihr Buch „Magic Cleaning“ ist inzwischen ein Bestseller.)

Vom Grundprinzip her sollten Dinge, die nicht benötigt werden, erst gar nicht entstehen. Ganze Branchen leben davon, Unnützes mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten zu verwalten, bis schließlich eine Entsorgung erfolgt, welche wieder enorme Kosten verursacht.

Hier vier praktische Anregungen:

  1. Drucken Sie keine E-Mails aus
    Das Phänomen des Ausdruckens von Mails soll es heute ja tatsächlich noch geben. Alleine der Druck und die Verteilung mit abschließender Ablage und Archivierung verschlingt bei dem momentanen Mailaufkommen Unsummen an Geldern. Die reine elektronische Aufbewahrung und elektronische Weiterleitung ist ja auch vom Ablauf her einfacher und schneller.
  2. Der Weg zum papierarmen Büro
    Papierlose Unternehmen – ständig liest und hört man davon. Doch gibt es das tatsächlich? Es muss ja nicht gleich das komplett papierlose Büro sein. Praxisbeispiele im delfi-net Netzwerk der zukunftsorientierten Steuerberater zeigen jedenfalls, dass eine Reduktion der Papiermenge um bis zu 80% möglich ist.
    Wer seine Dokumentenverwaltung von Papier auf Datei umstellt, spart gefühlt Kilometer an Regalen voller Akten. So können Flächen und Raumkosten eingespart werden. Auch Utensilien wie Regale und Ablagesysteme entfallen komplett. In der Folge gibt es weniger Drucker mit Papier- und Tonerverbrauch, das bedeutet, Sie tun auch etwas Gutes für die Umwelt.
  3. Legen Sie die Dauer einer Besprechung vorher fest
    Kennen Sie dies: Eine Besprechung wird für eine gewisse Zeit oder gar ohne Zeitbeschränkung angesetzt. Und dauert und dauert viel länger als vorgesehen. Rückblickend ist ein großer Teil der Besprechungsdauer ineffizient, da sie mit ständigen Wiederholungen, ausufernden Ausführungen und irrelevanten Themen gefüllt wird.
    Die Lösung: Das Ende einer Tagung sollte fix vorgegeben werden! Wenn der Zeitpunkt dann gekommen ist – einfach aufstehen und gehen! Der Lerneffekt für die Teilnehmerrunde ist garantiert! Abgesehen davon, dass jeder der Besprechungsteilnehmer pünktlich zu solchen Terminen zu erscheinen hat. Denn die Unpünktlichkeit eines Einzelnen verursacht ja die komplette Verschiebung des Zeitplans aller Teilnehmer.
  4. Kommunikationsstil mit Ihren Kunden
    Wie sehen Ihre Kundeninformationen aus? Mehrseitige Schreiben oder Mails, womöglich in einer für Laien schwer verständlichen Sprache? Was nützt Ihre fachliche Kompetenz, wenn derjenige, den es betrifft und der die Leistung bezahlt, nichts davon begreift. Formulieren Sie kurz, prägnant und verständlich. Wenn Sie den Gesamtumfang von Informationen und Hinweisen reduzieren werden es Ihnen Ihre Kunden danken. Und manchmal ist das gute alte Telefon immer noch das beste Kommunikationsmittel.

Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung

Als Arbeitgeber haben Sie immer wieder die Aufgabe, für einen scheidenden Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu verfassen. Dabei stellt einen diese Aufgabe vor besondere Herausforderungen, schließlich stellt das Arbeitszeugnis für Ihren Arbeitnehmer einen wesentlichen Nachweis seiner Qualifikation dar – es ist ein Teil seiner „Visitenkarte“. Andererseits möchten Sie hier aber auch ein richtiges Bild von Ihrem scheidenden Arbeitnehmer wiedergeben. Wobei Ihnen die Rechtsprechung durch die Verpflichtung zur wohlwollenden Formulierung Grenzen setzt.

Aktuelle Rechts- und Gesetzeslage

Der Gesetzgeber hat sich bei den Vorgaben für das Arbeitszeugnis zurückhaltend gezeigt. Er hat dem Arbeitnehmer den Anspruch auf ein einfaches oder qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis zugesprochen. Die Schriftform erfordert, dass der Aussteller die Urkunde eigenhändig unterzeichnet. Somit ist ein Zeugnis in elektronischer Form derzeit nicht möglich. Darüber hinaus müssen Sie das Zeugnis klar und verständlich formulieren und dürfen keine „versteckten Botschaften“ an einen potenziellen neuen Arbeitgeber einbauen.

Bis auf das Erfordernis der Schriftlichkeit werden somit keine ausdrücklichen Anforderungen in formeller Hinsicht gestellt.

Dem Arbeitszeugnis kommt eine entscheidende Rolle bei der beruflichen Fortentwicklung zu. Daher ist es nicht verwunderlich, dass durch die Rechtsprechung engere Regeln der Zeugnisgestaltung getroffen wurden. Ausschlaggebend ist die Verkehrsauffassung, also welche Anforderungen von einem Leser als selbstverständlich erwartet werden.

Als formelle Mindestanforderungen können angesehen werden:

  • Briefpapier
  • Briefkopf
  • Datum der Erstellung
  • keine optischen Mängel (z.B. Flecken, Eselsohren, Risse)
  • Zwei ordentliche Knicke sind zulässig.
  • Das Abdrucken der Adresse des Arbeitnehmers im Adressfeld ist unzulässig.

Auch der Text muss das Kriterium der Üblichkeit erfüllen. Hier sollten Sie auf Folgendes achten:

  • übliche Schriftgröße und der herkömmlichen Lesegewohnheit angepasste Form
  • keine offensichtlichen Korrekturen
  • ordnungsgemäße Unterschrift mit dokumentenechtem Stift durch den Ersteller selbst
  • keine persönliche Anrede

Zu erwartende Entwicklung

Es ist kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung keinen Einfluss auf die Zeugniserteilung haben wird. Hierarchieneutrale Arbeit und vernetztes Arbeiten stehen bei diesem Wertewandel im Mittelpunkt. Die bestehenden Prozesse sollen optimiert werden, schnelle Kommunikation, Effizienz und Zeitersparnis sind das Ziel.

Dies spiegelt sich im Trend des „Multiple Choice“-Zeugnisses wider. Dabei wird lediglich der Ausdruck eines internen Bewertungsbogens verwendet. In Spaltenform wird vom Vorgesetzten angekreuzt, ob der Arbeitnehmer bezüglich Arbeiten im Team, Selbsteinschätzung und anderen Bereichen die Anforderungen erfüllt (hier gibt es verschiedene Abstufungen). Der Name, die Position und das Aufgabenfeld werden maschinell gedruckt. Unter dem Zeugnis ist Platz für etwaige Anmerkungen und die gesetzlich geforderte handschriftliche Signatur.

Ein klarer Vorteil liegt in der Zeitersparnis und Übersichtlichkeit. Auch kann ein differenzierter Beurteilungsbogen tatsächlich ein aussagekräftigeres Bild des Bewerbers aufzeigen. Als zukünftiger Arbeitgeber können Sie die Bewerber besser vergleichen, und auch für den Arbeitnehmer wird das Zeugnis verständlicher. Das Zeugnis wird durch die Umstrukturierung transparenter, zudem bietet sich eine Vereinfachung durch digitale Bewerbungsverfahren.

Ob die tabellarische Abfassung von Arbeitszeugnissen zulässig ist, ist aber fraglich. Die knapp 25 Jahre alte Rechtsprechung ist hier nicht hilfreich. Man muss davon ausgehen, dass die Ersetzung eines klassischen Arbeitszeugnisses durch einen Beurteilungsbogen im Rechtsverkehr derzeit unüblich ist. 

Unser Tipp

Da die Vorteile eines tabellarisch verfassten Arbeitszeugnisses auf der Hand liegen, ist es nur eine Frage der Zeit, wann sich dieses durchsetzen wird. Im Moment wird ein Arbeitszeugnis im Fließtext als ein Ausdruck der Wertschätzung gegenüber dem scheidenden Arbeitnehmer gesehen. Daher sollten Sie sich die Arbeit für ein ausformuliertes Arbeitszeugnis noch nehmen.