E-Mail Kommunikation – 7 Tipps, damit Ihre Botschaften ankommen

Privat schicken sich die meisten Menschen heutzutage lieber SMS oder chatten per Messenger. Doch aus dem Berufsleben ist die E-Mailnicht wegzudenken. 121 Nachrichten sendet und empfängt ein Büroarbeiter im Schnitt jeden Tag, laut Londoner MarktforschungsunternehmenRadicati Group. Und jedes Jahr werden es mehr.

Grund genug die eigene Mail-Korrespondenz so effizient wie möglich zu verfassen.

1. Das A und O – die sprechende Betreffzeile.
Die Relevanz einer Mail und die Lesemotivation wird anhand der Betreffzeile entschieden. Doch oft antworten wir auf Mails hin und her und der Inhalt hat sich komplett vom Betreff gelöst – und hinterlässt im Betreff nur noch „AW: AW: AW: AW: Besprechung von morgen“. Die erste Antwort können Sie noch mit einem automatischen Antwort-Kürzel („AW“ oder „Re“) zurückschicken. Dann weiß der Empfänger, dass es sich um die Antwort auf seine Mail handelt. Danach sollten Sie die Betreffzeile löschen und mit neuen Stichworten versehen. Dabei gilt, sich möglichst knapp zu fassen und das wichtigste Stichwort an den Anfang zu stellen. Statt: „Unsere geplante Besprechung von Dienstag wird auf Donnerstag in zwei Wochen verschoben“, besser: „Terminänderung: Besprechung jetzt Donnerstag, 26. April“.

2. Gut gegliedert ist schneller gelesen.
Die Lesegeschwindigkeit am Bildschirm ist bis zu dreimal höher als bei Texten auf Papier – und viele E-Mails werden unterwegs auf dem Smartphone gelesen. Überlegen Sie deshalb vorher, was Sie sagen wollen, und stellen Sie das dann Punkt für Punkt übersichtlich dar. Verwenden Sie bei längeren E-Mails ausreichend Absätze. Faustregel: nach zwei bis drei Sätzen. Das Gehirn nutzt Absätze, um da Gelesene zusammenzufassen und es auf seinen Sinngehalt zu reduzieren. So wird das Arbeitsgedächtnis entlastet, das Lesen fällt leichter. Ebenso kann es helfen, wichtige Infos durch Fettung, Unterstreichung oder mit Aufzählungspunkten hervorzuheben. Aber: Wer die Hälfte des Textes fettet, weil er alles für wichtig hält, macht ihn unübersichtlicher.

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